TAdviser: СЭД и ECM Day 2026
25 февраля в Москве состоялась конференция под названием «СЭД и ECM Day 2026». Спикеры поделились опытом использования СЭД и ECM-систем, рассказали о том, как решаются проблемы на этапах внедрения, развития, поддержки СЭД. Неоднократно в ходе конференции поднималась тема использования искусственного интеллекта. Послушать доклады пришли представители таких организаций, как Банк России, «Сбербанк», «Вертолеты России», ФГУП ГлавНИВЦ Управления делами Президента РФ, администрация городского округа города Калуги Калужской области, «Берингер Ингельхайм», «Вкусно — и точка», « Боржоми» и многих других. Вел мероприятие Алексей Воронин.
Содержание |
Производственные компании начинают вкладываться в офисное ПО
О том, как именно развивают внедренную в компании систему электронного документооборота, рассказал Юрий Осадец, директор по ИТ стратегической бизнес-единицы «Минеральная изоляция» корпорации «Технониколь». Корпорация управляет 11 заводами, имеет более 3 тыс. сотрудников. Ее основная продукция — каменная вата, стекловолокно и фиброцементные панели.
Внедрение СЭД в СБЕ «Минеральная изоляция» стартовало еще в 2023 году. Сейчас система внедрена и активно развивается. Начинали тут с организации безбумажного документооборота с контрагентами (довели до 92%), а затем перешли к автоматизации внутреннего документооборота по направлениям: нормативно-техническая документация (ОТД), организационно-распорядительная документация (ОРД), кадровое делопроизводство (КЭДО) и контракты.
 | 60% сотрудников компании — это производственный персонал, который не имеет доступа к электронной почте и корпоративный компьютеру, — выделил особенность бизнеса Юрий Осадец. — Соответственно, инвестиции в производство вносят гораздо больший вклад в увеличение производительности и прибыли, чем инвестиции в офисные системы. Но когда бизнес стал расширяться, то возникло понимание, что нужны офисные системы, объединяющие географически разделенные площадки. |  |
Спикер отметил, что стратегические бизнес-единицы корпорации развиваются самостоятельно, но есть корпоративный центр, контролирующий ряд направлений, одно из которых — кадровое. В 2025 года сверху была спущена инициатива о выведении КЭДО за рамки СБЕ «Минеральная изоляция» в виде отдельного тенанта и распространении КЭДО на всю корпорацию, что и было сделано. При этом обеспечены безопасность персональных данных, разделение финансовой ответственности (разные бюджеты на КЭДО и СЭД), проведена изоляция доступов (администраторы СЭД не имеют доступа к КЭДО). Есть гибкость масштабирования кластеров.Крупнейшие аутсорсеры поддержки решений SAP в России. Рейтинг TAdviser 
Александр Ионин, руководитель проекта СЭД, «ВО Зарубежцветмет», напомнил, что это внешнеэкономическое объединение существует с 1971 года. В советское время было построено огромное количество предприятий по всему миру, а на сегодняшний день из стран осталась только Куба, и еще одно подразделение компании находится в Сочи.
Спикер поделился опытом использования возможностей облачной системы Directum Lite в части ускорения документооборота в рамках ФЗ №44. В компании до последнего времени использовали только стандартные модули Directum Lite: управление делами, договоры, цифровую бухгалтерию — но с недавнего времени стали использовать возможности генеративного искусственного интеллекта. «Возможности генеративного искусственного интеллекта, предоставляемые платформой, мы начали использовать с декабря 2025 года, — делится Александр Ионин. — Внедрение прошло быстро и успешно».
Одной из задач, которые в «ВО Зарубежцветмете» планировали решить при помощи ИИ, было ускорение работы с документами при взаимодействии с госструктурами в соответствии с Федеральным законом №44, что и было успешно реализовано. Докладчик рассказал, что генеративный ИИ помог сделать автоматическую генерацию аннотаций к документам в соответствии с требованиями закона. Также он осуществляет проверку документов на соответствие российскому и зарубежному законодательствам.
Спикер отметил, что в компании пользуются возможностями встроенного модуля ИИ, никаких доработок для этого не потребовалось.
СЭД влечет за собой управленческую трансформацию
Виктор Романенко, заместитель генерального директора по внутренним процессам и проектам торгового дома «Ренна», занимающегося производством молочной продукции на Алексеевском и Кореновском молочно-консервных комбинатах, а также ее реализацией, рассказал о том, как внедрялась СЭД в компании, с какими вызовами столкнулись по ходу внедрения, какие ошибки были сделаны, к каким результатам пришли.
| | В 2023 году мы решили уходить от привычного процесса согласования документов по электронной почте и в мессенджерах. Пришла пора внедрять систему электронного документооборота, — делится подробностями Виктор Романенко. — В результате внедрения заодно произошла управленческая трансформация: появились роли и владельцы процессов, были зафиксированы правила взаимодействия. | |
На предварительном этапе тут сделали реинжиниринг процессов, описав их текущее состояние и желаемое, зафиксировали роли и ответственность участников. После анализа рынка СЭД из рассматривавшихся 13 продуктов отобрали четыре. В конечном же результате выбор сделали в пользу платформы ELMA365.
Основными критериями при выборе была функциональность, лоукод-подход, масштабируемость и стоимость. При внедрении руководствовались следующими подходами. Во-первых, обязательное подключение к внедрению главного заказчика, внедрение итерациями и, по возможности, быстро. Во-вторых, получение обратной связи от бизнеса. В-третьих, — это использование лучших практик, гибкость изменений. Такие подходы обеспечили снижение рисков, сопутствующих внедрению новой системы, и высокую скорость получения результата, отметил докладчик.
Владимир Поляков, руководитель проектов направления ЭДО, «ДМ-Тех», на примере компании «Детский мир» представил участникам конференции свое видение трендов в развитии систем электронного документооборота в крупном ритейле.
Для компании актуально, в первую очередь, электронное взаимодействие с ГИСами (каковых более трех десятков). Кроме того, особое внимание уделяется организации трансграничного электронного документооборота, обработке заказов с их подтверждением, соответствию требованиям ФЗ №152 при обработке персональных данных, искусственному интеллекту, а также экономии при поддержке и развитии систем, их простоте в использовании.
О каждом из этих направлений работы Владимир Поляков рассказал подробнее. Так, например, взаимодействие с ГИСами реализуется либо через личные кабинеты сотрудников, либо посредством интеграции внутренних систем с ГИСами при помощью API. В плане трансграничного ЭДО наиболее актуален обмен универсальными передаточными документами (УПД) и «первичкой» с Белоруссией, объем документооборота с которой ежегодно находится на уровне 300 тыс. документов. Данный проект «на старте», пояснил докладчик. Касательно соблюдения экономии он рекомендовал консолидировать затраты на ЭДО в едином центре, а также провести аудит затрат на используемые сервисы — все ли они необходимы и реально ли используются.
В числе прочих трудностей спикер особо отметил сложность в организации полностью безбумажного документооборота с контрагентами. Последние часто вовсе не хотят прозрачности, опасаются любых изменений процессов, не имеют достаточно квалифицированного персонала, а кроме того, не имеют желания платить за электронный документооборот, электронную подпись и МЧД.
| | На сегодня у нас в наличии семь СЭД: традиционная СЭД на Lotus, КЭДО, СЭД на ELMA и еще ряд систем, — говорит Владимир Поляков. — Мой личный интерес на перспективу — это создание единой системы управления контентом, но — важная оговорка — только в тех случаях, когда в наличии сквозные кроссфункциональные процессы. Если нужна СЭД для определенного, узкого процесса, и нет необходимости встраивать этот процесс в общую среду, то и не нужно этого делать. | |
К полной автоматизации документооборота стремиться не стоит
Совместно выступили Татьяна Базанкова, начальник отдела методологии и контроля, розничная сеть МТС, и Константин Архипов, ведущий скрам-мастер стрима «Среда ЭДО», МТС. Спикеры на примерах из практики МТС наглядно продемонстрировали, что достичь уровня автоматизации ЭДО в 100% практически невозможно, а зачастую экономически нецелесообразно.
Константин Архипов напомнил, что в любой экосистеме есть ключевая услуга, которая кормит эту экосистему, поддерживает развивающиеся продукты. Обычно эта «золотая услуга» обслуживается какой-то устаревшей монолитной информационной системой. Так, в МТС работает «достаточно древняя», по оценке спикера, биллинговая система, видоизменять и дорабатывать которую чрезвычайно сложно и трудоемко. Соответственно, довести автоматизацию ЭДО до 100% не получится, констатирует он.
| | Мы предоставляем сервисы по организации ЭДО внутри экосистемы МТС. Из года в год наблюдаем существенный рост объема электронных документов, уходящих в архив, неуклонное снижение доли бумажных, но к нулевой отметке их доля, наверное, никогда не приблизится, — считает Константин Архипов. — А от цели полностью автоматизировать документооборот следует отказаться, поскольку при достижении определенного уровня, каждый новый процент будет стоить все дороже и дороже. | |
Докладчик перечислил пять сервисов, предоставляемые его подразделением внутри МТС: генерация документов, интеллектуальная обработка, подписание документов, маршрутизация и архивное хранение документов. Константин Архипов подчеркнул, что его подразделение обладает абсолютной монополией на предоставление этих сервисов внутри компании. Любой бизнес-процесс или продукт в рамках экосистемы МТС, если возникла соответствующая потребность, обязан использовать один из перечисленных сервисов, а не создавать его собственными силами.
Татьяна Базанкова перечислила, на что следует обращать внимание при автоматизации обработки документов: кто, как и чем именно (ПЭП, УКЭП) подписывает документ, какие требуются ресурсы на поддержание системы автоматизации, что происходит с форматами документов, как часто они меняются, а также на необходимость автоматической сверки и отчетности.
Затем докладчица представила несколько кейсов автоматизации документооборота с указанием достигнутого уровня автоматизации. Так, в случае документов на перемещение и отражение операции с товарно-материальными ценностями внутри компании (накладная на внутреннее перемещение, приходный ордер, акты на списание), подписываемых простой электронной подписью, достигнут уровень в 98%. А вот процессы документооборота при отгрузке со склада ответственного хранения подрядчиками при самовывозе удалось автоматизировать лишь на 20%.
В заключение выступления спикеры посоветовали рассчитывать стоимость автоматизации документооборота прежде, чем выполнять задание бизнес-заказчиков. В случае нерентабельности, от такой автоматизации имеет смысл отказаться.
| | Как заказчик, на своей стороне мы тоже считаем рентабельность проекта автоматизации документов, — дополнила Татьяна Базанкова. — И я вынуждена признать, что, как бы нам ни хотелось достичь 100% ЭДО, часть документов неизбежно остается на бумаге. | |
Александр Виниковецкий, директор по развитию ЭДО, «Вымпелком», поделился опытом использовании искусственного интеллекта в компании при работе с документами. Здесь работа с документами базируется на гибридной архитектуре, у которой две составляющие. Первая — это классическое распознавание символов текста (Optical Character Recognition, OCR) в сочетании c технологией распознавания именованных сущностей (Named Entity Recognition, NER) естественного языка. Ее преимущества: высокая скорость при массовой обработке, низкая стоимость. Есть и недостаток — непонимание контекста. Используется эта составляющая при обработке финансовых документов, паспортов.
Вторая компонента архитектуры — это большие языковые модели (LLM). Они компенсирует недостатки первой, поскольку способны понимать смысл, обладают большой гибкостью, но при этом значительно дороже. LLM используется для обработки входящей корреспонденции и больших договоров, дополнил спикер.
Далее Александр Виниковецкий представил участникам конференции слои технологического ландшафта компании: базовый (решения — Content AI, Smart Engines, Tesseract), интеллектуальный (Qwen, LLaMa) и слой разработки (Qwen, LLaMa, VLMs), а также рассказал о нескольких кейсах. Один из кейсов — ответы на запросы правоохранительных органов, в рамках которого из поступающих документов разного формата (в большинстве своем — бумажных) извлекаются данные. LLM понимает смысл неструктурированного текста, поэтому точность обеспечена на уровне 60-70%.
| | Большие языковые модели отлично понимают смысл и контекст документа, их легче конфигурировать, изменять, — поясняет Александр Виниковецкий. — В случае необходимости достаточно уточнить запрос, то есть «промпт», и LLM начнет выдавать гораздо лучшие результаты. | |
Ошибки будут всегда
Максим Бычков, руководитель проектов цифровизации документооборота, «Бургер Кинг», выделил пять типовых ошибок при внедрении СЭД: недооценка подготовки, неверный выбор системы, сопротивление персонала изменениям, попытка внедрить все и сразу, изолированная работа СЭД.
О том, как минимизировать допущение каждой из этих ошибок, спикер рассказал подробнее. Так, на начальном этапе главное — определиться с целью внедрения СЭД. При выборе продукта стоит проверить соответствие функционала коробочного решения целям компании, определить критерии для составления шорт-листа выбранных продуктов, посчитать количество задач, которые закрываются с помощью бескодового программирования, оценить быстродействие и производительность будущей СЭД на 10–15 лет вперед, а также протестировать демо-версию вместе с ключевыми пользователями и провести референс-встречи.
| | На этапе подготовки к внедрению СЭД важно определиться с целью внедрения системы, провести аудит текущих процессов, составить GAP-анализ, найти всех стейкхолдеров, — рекомендовал Максим Бычков. — Это снизит риск неуспеха внедрения СЭД. | |
Начинать внедрение системы лучше с небольшого процесса, но такого, что охватывает значительную часть пользователей. При этом важно рачительно управлять бэклогом, поскольку «многим задачкам полезно отлежаться», и обязательно собирать обратную связь, отметил докладчик. Для преодоления сопротивления изменениям он посоветовал «подкупить» основных критиков, включив их в работу и показав им преимущества СЭД, а также напомнил о пользе видеоуроков, обучающих работе в новой системе. Ошибки будут всегда, важно уметь минимизировать их последствия.
Елизавета Раздорожная, владелец продуктов СЭД, «Мэлон Фэшн Груп», рассказала про аналитику на базе Yandex DataLens, используемую для оценки ряда процессов в СЭД компании.
СЭД «1С: Документооборот» внедряется в «Мэлон Фэшн Груп» уже два года. Практически весь документооборот по договорам переведен в электронный вид. Однако в определенный момент в компании осознали, что не способны полностью контролировать эти процессы, даже переведенные в электронный вид, что не могут оценить их объем, не всегда понимают, где именно задерживается подписание договоров и так далее. Чтобы разрешить эту проблему, была внедрена аналитика на базе Yandex DataLens.
Елизавета Раздорожная представила архитектуру решения, осветила различные технические и организационные аспекты внедрения, в частности — создание визуальных дашбордов.
| | СЭД для нас очень важна, потому что именно с этой системы начинается любое взаимодействие с нашим контрагентом, — подчеркнула докладчица. — Проверка контрагента, согласование и заключение договоров, выполнение смежных процессов — все это выполняется в СЭД. | |
В результате внедрения была достигнута прозрачность всех этапов для руководства, теперь есть четкое понимание пиковых периодов нагрузки в компании. Кроме того, тут получили экономию времени юристов, бухгалтерии и менеджеров, которое они тратили на рутинные запросы и отчеты. Созданы инструменты для будущего анализа других процессов (доверенности, приказы, заявки). В планах компании масштабировать аналитику на основе Yandex DataLens на другие документы.
Сергей Гаряев, директор по ВЭД и транспортной сети поставок, Lamoda, посвятил свой доклад созданной в компании автоматизированной системе прослеживания закупаемых товаров, а также поделился результатами ее внедрения.
Обеспечить прослеживаемость движения закупаемого товара «поартикульно»: от поставщика до полки в разрезе количества, сроков и стоимости при взаимодействии с большим количеством транспортных компаний — непростая задача, пояснил спикер. В случае традиционного прослеживания сотрудники ритейлера вручную формируют таблицы в Excel. Это дает возможность, пусть и с опозданием на месяц или даже два, ретроспективно оценить, как осуществляются поставки. Но в современных условиях этого недостаточно — требуется автоматизация прослеживания процесса поставки.
| | Несмотря на сложность задачи прослеживания потоков закупаемых товаров, в определенный момент в компании поняли, что ручного управления процессами поставок недостаточно, — отметил спикер. — Сегодня клиент должен знать точные сроки поставки товара, а в случае опоздания, ритейлер должен предупредить об этом, должен иметь такую возможность, располагая соответствующей актуальной информацией. | |
Сергей Гаряев перечислил этапы доставки товара от производителя до прилавка. Идет формирование плана закупки товара, оценка готовности товара к отгрузке, доставка на транзитный склад, маркировка, сертификация, доставка в Россию и так далее, вплоть до введения товара в оборот. На каждом из этапов возникают специфические ограничения, создающие сложности в оперативном получении актуальной информации. Так, на этапе определения готовности товара к отгрузке, возможно изменение характеристик товара на производстве, а при доставке на транзитный склад могут возникнуть проблемы с получением статуса от международных перевозчиков и так далее.
После анализа рынка, в Lamoda пришли к необходимости создания системы собственной разработки, что и было сделано на базе платформы Axapta. Достигнутые эффекты: сокращение трудозатрат на 25%, срока запуска акций — с 30 дней до одной недели. Наблюдается снижение времени доставки на 7 дней, а повышение точности планирования поставок — на 17%.
«Мы строили не хранилище документов, а инструмент для снятия ограничений»
Антон Декстер, председатель совета директоров ГК РАУМ и ответственный за цифровую трансформацию, для начала отметил специфику группы компаний. Это вертикально-интегрированный холдинг в области девелопмента и управления собственной коммерческой недвижимостью (заводы, склады, бизнес-центры и др.). В холдинг входят 30 юридических лиц.
Уже более 10 лет в компании используется система управления корпоративным контентом Pyrus. Это был базис для цифровой трансформации, которая прошла здесь три стадии. На первой стадии (2015–2020 гг.) основной задачей было получение и создание всех документов в одной системе. На второй — создание платформы управления контентом (CSP) с целью обработки и обогащения контента любого вида. На третьей стадии (с 2024 года по настоящее время) реализуется создание операционной системы бизнеса, основной задачей платформы управления корпоративным контентом при этом становится проактивное управление всеми процессами компании.
Антон Декстер рассказал об особенностях реализации управления процессами, в частности о так называемых «гравитационных воронках» данных, обеспечивающих в Pyrus сбор необходимых данных изо всех систем и доставку непосредственно сотруднику. В числе прочего докладчик отметил, что у сотрудников компании давно уже нет персональных почтовых ящиков. Есть только почтовые ящики по процессам, данные из которых попадают напрямую в Pyrus со встроенными обработками и фильтром от спама, работающим на основании правил корпоративного контента.
В ходе цифровой трансформации РАУМ развивалась вместе с поставщиком решения.
| | Мы строили не хранилище документов, а инструмент для снятия ограничений в бизнесе, — пояснил Антон Декстер. — Основной задачей было использовать корпоративную систему управления контентом как операционную систему бизнеса, то есть перейти от реактивного реагирования к проактивному оповещению системой сотрудников о событиях и их дальнейших действиях. В итоге фокус сместился с документов и набора метаданных к компетенциям сотрудников и тому, какие действия они предпринимают. | |
Евгений Костюков, руководитель отдела развития систем документооборота, Т2, поделился опытом внедрения системы документооборота на базе ТЕЗИС, заменившей предшествующую платформу IBM Filenet.
Спикер обрисовал ситуацию перед стартом проекта: четыре процесса (кадры, проверка контрагентов, СЭД и бухгалтерские документы) обслуживают четыре отдельных системы на базе монолитной платформы IBM Filenet. Устаревший стек технологий (Java 6), монолитная архитектура, высокий порог входа, отсутствие поддержки и обновлений со стороны иностранного разработчика, огромный технический долг, необходимость остановки всех четырех систем в случае потребности доработки одной — все это делало системы сложными в обслуживании и масштабировании.
Евгений Костюков обозначил критерии выбора новой системы: технологический стек от Open Source, возможность развития собственными силами, знакомый для внутренней команды стек на базе Java и Spring, а также зрелость решения.
| | На этапе выбора новой системы нам хотелось, чтобы будущая СЭД была основана на открытых компонентах, потому что это гарантировало бы нам импортонезависимость, — говорит спикер. — Важным моментом была и зрелость продукта в плане сонаправленности процессам компании Т2. Оптимальным вариантом для нас стала система ТЕЗИС на базе платформы Jmix. | |
Проект стартовал летом 2023 года и был завершен осенью 2025 года. Спикер подробно рассказал о вызовах проекта. Основным вызовом стал тот факт, что на базе СЭД ТЕЗИС создавались пять отдельных систем (кадры, СЭД, сервис проверки контрагентов, бухгалтерские документы и архив), у которых были разные бизнес-владельцы. Это привело к доработкам после запуска систем, а также к выходу за рамки изначальных спецификаций. Чтобы успешно справиться с этими вызовами, приходилось договариваться с заказчиками от бизнеса, управлять их ожиданиями.
Однако несмотря на трудности, проект был реализован успешно. В сравнении со старой системой значительно возросло удобство пользования, выросла функциональность. Стала возможна работа не только с документами, но и с процессами, и с профилями сотрудников. Появилась возможность добавления в карточку нескольких вложений, подписания документов несколькими ЭП.
В своем выступлении Николай Горбунов, эксперт по «1С: Документообороту», 1C, всесторонне осветил характеристики и возможности системы «1С: Документооборот», а также место решения во всей экосистеме продуктов 1C. «Наше флагманское решение «1С: Документооборот» уже 15 лет на рынке, — говорит он. — За это время продано почти 20 тыс. «коробок», автоматизировано более двух с половиной миллионов рабочих мест».
Спикер перечислил предметы учета в системе: это мероприятия, проекты, задачи, форум, почта, календарь, файлы, документы, дела, процессы, заметки, трудозатраты, отсутствия, брони помещений. Он подчеркнул, что «1С: Документооборот» с помощью специальной библиотеки бесшовно интегрируется с типовыми конфигурациями «1С: ERP», «1С: ERP. Управление холдингом», «1С: Управление холдингом» и других решений вендора, а также с сервисами «1С: Плюс», «1С:Кабинет сотрудника», «1С:Share» и рядом других.
По ходу доклада Николай Горбунов подробнее рассказал о сервисах, о работе с машиночитаемыми доверенностями, об организации эффективной совместной работы, об учете обращений граждан и организаций и о многих других возможностях продуктов экосистемы 1C.
В завершение докладчик отметил, что уже разработан новый современный интерфейс «1С: Документооборот» 8.5, который активно обкатывается внутри компании, а осенью будет предложен заказчикам. Он также напомнил, что существует 270 центров компетенций по документообороту. Специалисты там располагают особым опытом и компетенциями по внедрению «1С: Документооборота».
В перерыве и по завершении конференции участники общались в неформальной обстановке, а также имели возможность ознакомиться с решениями и услугами ИТ-поставщиков на стендах, развернутых в холле мероприятия.
