ЦУП - Документооборот

Система автоматизации документооборота «ЦУП - Документооборот» (Центр Управления Предприятием) обеспечивает:

• Повышение производительности труда служащих при работе с документами.
• Структурированное и надежное хранение документов. Существенное уменьшение канцелярских расходов. *Быстрое движение документов.
• Инструменты контроля - возможность просматривать всю историю документа – кто и когда с ним работал, какие изменения внес.

• Разграничение уровней доступа для различных сотрудников обеспечит информационную безопасность.
• Возможность коллективной работы с документами различных сотрудников.
• Существенную экономию средств, расходуемых на документооборот.

Оргструктура предприятия

Все сотрудники предприятия и структура с филиалами и дочерними подразделениями вносятся в систему. Структуру предприятия и информацию о сотрудниках можно гибко менять.

Наглядное представление перечня всех рабочих и архивных документов

Каждый сотрудник может настроить главную страницу таким образом, чтобы ему была видна вся та информация, которая наиболее часто его интересует. Например, перечень входящих документов, исходящих документов и документов, которые были недавно изменены.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.5 т

Перенос действующей схемы документооборота в систему и ее оптимизация

Система сама напоминает сотрудникам о том, согласование каких документов наиболее актуально на данный момент, и руководителям - о состоянии дел по работе с документами.

Система позволяет создавать электронные пути движения и согласования различных документов, что ускорит и упорядочит документооборот, улучшит делопроизводство.

В примере (слева) показан путь электронного следования документа с заданием времени согласования.

Документ оперативно согласовывается в установленные сроки без бумажной волокиты и беготни по отделам. Экономия времени, бумаги и труда секретарей. Договорам, письмам, приказам, распоряжениям можно задавать стандартные и индивидуальные пути следования по инстанциям, правила регистрации и хранения.

Отправка документа по пути, согласование, наложение резолюций, контроль его движения по маршруту

Договор №351 (см. скриншот слева), отправленный сотрудником, находится одновременно на согласовании у экономиста Гавриловой и юриста Кузькиной. Каждый из этих специалистов, получив договор, может утвердить его, отправив тем самым дальше по инстанциям, либо не утвердить, указав причину. В этом случае договор возвращается автору для доработки.

После согласования юристом и экономистом далее в данном примере договор перейдет генеральному директору на утверждение. Директор видит в системе, что договор был согласован с юристом и экономистом. После подписания договор возвращается его автору для исполнения.Письма, приказы, служебные записки также движутся в системе по соответствующим маршрутам.

Настраиваемая карточка документа отражает всю необходимую информацию о нем. К карточке можно прикреплять любое количество документов.

Просмотр всей истории изменений и согласований документа

Можно просматривать всю историю изменения документа и его старые версии. Кто и когда что-то менял в нем. Таким образом, Вы всегда сможете найти «концы» в спорных ситуациях.

Удобная система поиска документа

Удобная система поиска позволяет быстро находить необходимый документ по ключевым словам, автору, дате создания или редактирования.

Вопросы безопасности и разграничения прав доступа

Система обеспечивает высокий уровень безопасности:

• Логины и пароли. Разграничение прав и уровня доступа к информации позволят Вам распределять информацию по сотрудникам в соответствии с уровнем их допуска.
• Возможность использования электронных ключей
• Шифрация данных при передаче делает бесполезным перехват данных на линии – даже если это произойдет – информацию нельзя будет расшифровать.
• Исключается подбор пароля - за счет отключения системы на 5 минут при трехкратном неправильном наборе пароля.
• Возможность ограничения доступа по IP-адресам. Вы можете разрешить входить некоторым пользователям только с определенных компьютеров.