Платформа Docsvision обеспечила непрерывность бизнес-процессов блока «Учёт расчётов с поставщиками» на предприятиях AGC

2024: Обеспечение непрерывности бизнес-процесса блока «Учёт расчётов с поставщиками»

Платформа Docsvision обеспечила непрерывность бизнес-процессов блока «Учёт расчётов с поставщиками» на предприятиях AGC. Об этом Docsvision (ДоксВижн) сообщил 9 февраля 2024 года.

AGC – представитель в производстве стекла для архитектурно-строительного и автомобильного применения. В России компания работает с 1997 года и на февраль 2024 года обеспечивает потребности российского рынка. Производственные комплексы работают в Московской и Нижегородской областях, и каждое 4 здание остеклено с применением продуктов AGC. Дистрибуционная сеть на февраль 2024 года насчитывает более 30 офисов и складов по всей России.

В 2022 году российское подразделение AGC было выведено за пределы ИТ-периметра группы, что привело к потере доступа к международным ИТ-сервисам. Бухгалтерия осталась без ИТ-инфраструктуры для отражения операций кредиторской задолженности.

Чтобы обеспечить непрерывность критически важного бизнес-процесса, российский кластер AGC должен был оперативно организовать бизнес-процессы в созданной ИТ-среде. За 3 месяца процесс «Учёт расчётов с поставщиками» был развёрнут на платформе Docsvision в результате проекта, реализованного опытным интегратором «Смарт-Докс».

К этому моменту российское подразделение AGC уже использовало сервис внешнего электронного документооборота с поставщиками. Специалисты из «Смарт-Докс» оперативно настроили интеграцию систем внешнего и внутреннего ЭДО. Данные из документа, полученного от контрагента, загружаются во внутреннюю систему, проходят по маршруту согласования и попадают на оплату в бухгалтерскую службу. Бухгалтера в учётной системе создают проводки, фиксируют данные по оплате в карточке документа.

В случае обработки бумажных документов сотрудник, принимающий работы или поставку от контрагента, заводит данные в систему Docsvision непосредственно и инициирует процесс обработки и оплаты документа. По завершении жизненного цикла документа (оригинал поступает в головной офис на хранение в консолидированный архив) данные в СЭД также переходят в архив.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Таким образом, за 3 месяца российская компания AGC мигрировала критически важный бизнес-процесс по учёту и оплате задолженности поставщикам. Дополнительно удалось реализовать архив бухгалтерских документов, который в будущем может быть использован при организации доступа ко внутренним данным в рамках налогового мониторинга. Сотрудники получили единое окно для работы с поставщиками сырья, материалов, работ и услуг.

2021

Автоматизация внутреннего документооборота компании, договорной деятельности, работа с кадровыми документами.

2020: Переход на электронный документооборот на базе платформы Docsvision

22 мая 2020 года компания «ДоксВижн» сообщила, что сотрудники нескольких подразделений группы компаний AGC – от производственных площадок до головного офиса – перешли к работе с документами в электронном виде, в системе, настроенной на российской платформе Docsvision. Внедрение позволило пересмотреть внутренние процессы, облегчить и ускорить работу, минимизировать риск ошибок при работе с документами, среди которых приказы, служебные записки, путевые листы и авансовые отчеты. Кроме того, появился эффективный инструмент контроля исполнительской дисциплины, что немаловажно для компаний такого уровня, как AGC. К системе подключены 1200 человек.

Компании AGC, активно развивающей бизнес, был необходим инструмент для отслеживания стадий исполнения заданий, контроля их выполнения и сокращения временных затрат сотрудников – к примеру, на поиск документов. Кроме того, требовалась единая электронная база, в которой бы создавались, согласовывались и хранились документы. Партнером проекта по внедрению такой системы выступила компания «Smart-Docs», предложившая оптимальное решение текущих задач клиента на платформе Docsvision.

Проект был реализован в 2019 году. В электронный вид были переведены приказы на командировки, путевые листы и авансовые отчеты, приказы на представительские расходы, служебные записки, автоматизирован блок работы с доверенностями. Непосредственный руководитель согласовывает приказы простой подписью, а руководитель организации и главный бухгалтер усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Дистрибьюционная сеть складов автомобильного стекла компании AGC организована во всех крупных городах РФ, что определило начало внедрения платформы именно с территориально-отдаленных локаций дивизиона автомобильного стекла AGC в России. Сотрудники, которые направляли по электронной почте скан-копии документов для централизованной обработки, быстро освоили созданную систему.

Внедрение системы позволило отказаться от обработки в бумажном виде более чем 10 типов документов, создать электронный архив документов, высвободить время руководителей, убрав подписание бумажных документов, и сократить расходы на приобретение бумаги. Процесс согласования и учёта документов стал более удобным, прозрачным и контролируемым. Операции со структурированными карточками документов в системе выполняются легче и быстрее в сравнении с работой со скан-копиями документов, созданными вне системы. Документы, которые ранее оформлялись в службе по персоналу, по итогам проекта инициируются в СЭД самими сотрудниками. Задача Объединенного сервисного центра сводится к контролю работы системы и процессов, а не к ручным операциям.

Настроен также потоковый ввод сканов бумажных документов (с помощью сканера Fujitsu fi-6230z) в Docsvision, в том числе для наполнения электронного архива.

По данным на май 2020 года в рамках повышения эффективности процессов специалистами компании Smart-Docs ведется интеграция Docsvision с внешними системами, в частности:

• «1С:Зарплата и управление персоналом» - для загрузки информации о командировках из Docsvision в табель учета рабочего времени;
• с учетной системой SAP ERP - с целью автоматизации проводок бухгалтерских записей по авансовым отчетам;
• с платформой поставщика полного спектра услуг в сфере организации деловых поездок - для загрузки в СЭД Docsvision документов, связанных с поездками в командировку сотрудников, тем самым исключая ручную обработку информации по билетам, бронированию места проживания и т.п.;
• с сервисом «Контур. Фокус» - для автоматизации поиска, оценки благонадежности и создания контрагентов в системах Группы компаний AGC.

Кроме того, специалисты компании Smart-Docs в первом квартале 2020 года внедрили в Группе компаний AGC функциональность по регистрации и дальнейшей обработке входящей и исходящей корреспонденции, а также по автоматизации работы с такими внутренними документами компании, как заявки на выдачу ЭЦП сотрудникам, заявки на выпуск корпоративных карт и другими видами заявок.

«Docsvision – инструмент повышения эффективности и прозрачности процессов внутреннего документооборота Группы компаний AGC, основанный на их стандартизации с одновременным переводом данных процессов в электронный формат», отметил Лазарев А.А., руководитель Объединенного сервисного центра AGC Russia

«Функциональность на платформе Docsvision, разработанная экспертами Smart-Docs в рамках проекта внедрения, выполненного в Группе компаний AGC - подтверждение как масштабируемости платформы Docsvision (в системе работает более 1000 пользователей), так и возможности перевода в электронный вид большинства бизнес-процессов компании любой отрасли, независимо от численности штата сотрудников и территориальной структуры», отметил Далматский Д.А., генеральный директор компании Smart-Docs