Заказчики: Эталон, НПК Волгодонск; Машиностроение и приборостроение Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft) Продукт: Этлас (ЭДО)На базе: Платформа Этлас Дата проекта: 2015/11 — 2016/03
|
Содержание |
28 июня 2016 года компания «Этлас-Софт» сообщила о проекте внедрения системы электронного документооборота «Этлас» в НПК «Эталон» [1].
Задачи проекта
В конце 2015 г. специалисты отдела информационных технологий НПК «Эталон» начали изучение системы электронного документооборота «Этлас» с целью принятия решения о соответствии данной системы всем требованиям и поставленным задачам.
Основная задача внедрения системы электронного документооборота - организация классического электронного делопроизводства:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов в системе;
- контроль исполнения;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов
- составление,
- согласование,
- оформление
- отправка или направление в дело.
После изучения демонстрационной версии системы, руководство ИТ-отдела НПК НПК «Эталон» приняло решение о закупке ПО и запуске в производственную эксплуатацию.28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT
Ход проекта
На стадии реализации проекта сотрудники подрядчика совместно со специалистами заказчика провели обследование действующего бумажного документооборота. Обследование проводилось удаленно в виде консультаций со специалистами заказчика и заполнения опросных анкет.
По завершении этапа обследования специалисты «Этлас-Софт» выполнили:
- формирование и создание в системе ста пользователей;
- формирование и организация групп пользователей;
- организация структуры архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей;
- создание необходимых справочников;
- формирование карточек для десяти различных типов документов;
- настройку правил автоматической нумерации документов,
- автоматическое именование документов,
- автоматическое размещение документов при их регистрации в системе;
- создание и регистрацию в системе различных шаблонов документов;
- настройку различных бизнес-процессов обработки документов.
Итог проекта
В итоге внедрения технологии, автоматизированы:
- обработка и регистрация входящих документов;
- процесс согласования различных видов документов;
- контроль исполнения поручений;
- обработка исполненных и отправляемых документов.
В результате достигнуты:
- создано централизованное хранилище документов с автоматизацией их полного жизненного цикла;
- получение быстрый доступ к любому документу компании из любой точки мира;
- получение руководителями всех уровней полной картины исполнения дисциплины и выявление слабых мест
- оптимизирована работа отделов;
- ускорены процессы согласования и совместной разработки документов.