Транснефть - Прикамье (ABBYY FlexiCapture)

2017

23 мая 2017 года компания "Логика бизнеса" сообщила о проекте создания электронного хранилища документации (ЭХД) по заказу АО «Транснефть — Прикамье».

Задачи проекта

Головной офис и пять филиалов компании-заказчика на тридцати производственных площадках, с участием 2,5 тыс. пользователей обрабатывают ежемесячно ~85 тыс. первичных финансовых документов. Обработка этой, а также разнообразной технической документации не может действовать эффективно без использования технологий электронного документооборота^[1].

Для создания основы безбумажного документооборота в АО «Транснефть — Прикамье» начались работы по организации комплекса электронных архивов на технологической платформе IBM FileNet. Функции учетной системы возложены на «Галактика ERP», сканирование, распознавание и верификация происходят с помощью ABBYY FlexiCapture.

Исполнителем проекта на конкурсной основе выбрали компанию «Логика бизнеса».

Ход проекта

Специалисты подрядчика разработали два технологических решения на общей платформе — электронные хранилища финансовых и технических документов. На 23 мая 2017 года выполняется тиражирование решений.

Айрат Садреев, начальник отдела информационных технологий "Транснефть", (2014)

Из-за того, что большая часть документации появляется непосредственно на производственных объектах, а бухгалтерия находится в филиалах или в центральном офисе, существовал огромный поток физических документов, которые возили с удаленных площадок. Это отвлекало людей и транспорт от продуктивной работы и требовало весьма ощутимых затрат. Айрат Садреев, начальник ИТ-отдела АО „Транснефть — Прикамья`

Итог проекта

В результате реализации проекта сократилось количество ошибок, создан архив первичной финансовой документации, интегрированный с учетной системой. Каждый документ проходит трехкратную проверку — оператором верификации, куратором и бухгалтером, а система потокового ввода позволяет сократить ошибки практически до нуля по сравнению с перепечатывание данных вручную.

Общие итоги:

• отвечать на запросы контролирующих органов стало проще. Упрощены поиск документов и формирование подборок по запросу контролирующих органов.
• безопасность повысилась, освободилась дисковая емкость.
• в электронном архиве действует система определения прав доступа к документам в соответствии со штатной структурой, по типам документов. Кураторы могут видеть документы по своим объектам, юристы и бухгалтеры — участвовать в бизнес-процессе и, например, видеть все договоры. Централизованное хранилище позволило уйти от стихийно создаваемых подразделениями файловых архивов с копиями документов.
• оптимизированы бизнес-процессы. С внедрением электронного архива устранена необходимость доставки бумажных оригиналов в центры обработки каждые три дня.
• на удаленных площадках созданы дополнительные центры сканирования, обучен персонал. 99% документов вводятся в КИС ЭХД непосредственно в местах формирования, это понизило командировочные и транспортные расходы, сократилось общее время оформления и сдачи документов.
• автоматизирован ввод разных типов документов.

Электронный архив стал «единым источником правды» — информационным ресурсом с высоким уровнем доверия и удобным доступом. Как следствие, снизилось количество обращений в архив за бумажными оригиналами документов, сократились сроки и повысилось качество работ, выполняемых с использованием технической документации.

Техническая поддержка КИС ЭХД

Выполнение услуг по сопровождению и технической поддержке корпоративной информационной системы электронного хранения документов (КИС ЭХД).

2016

Выполнены работы по сопровождению, технической поддержке и миграции данных КИС ЭХД.

2015

Выполнение услуг по сопровождению и технической поддержке КИС ЭХД.

2014

В 2014 году в АО «Транснефть — Прикамье» стартовал проект по созданию хранилища технической документации.

2013

Пилотный проект по хранилищу финансовых документов в АО «Транснефть — Прикамье» введен в постоянную эксплуатацию в 2013 году.

Примечания