«Лексема» разработала для «Свеза-Лес» программного робота по контролю документооборота с грузоперевозчиками

2020: Программный робот для контроля документооборота с грузоперевозчиками

25 декабря 2020 года компания Лексема (ранее ЭкоСофт) сообщила о внедрении Lexema RPA в Свеза-Лес.

Программный робот для контроля документооборота с грузоперевозчиками ускорил процесс согласования документов с морскими грузоперевозчиками, исключил ошибки при их составлении, влекущие за собой штрафные санкции.

В компаниях, экспортирующих свою продукцию, одним из важных процессов является логистическое взаимодействие с грузоперевозчиками. Основными документами в данном процессе являются:

• Коносамент – товарораспорядительный документ и договор перевозки
• Драфт - черновой вариант коносамента, составляется грузоперевозчиком
• Инструкция – документ, который составляется грузоотправителем и содержит всю информацию об отправленном товаре.

Расхождения в данных драфта и инструкции – серьезная проблема, влекущая за собой временные и финансовые потери. В процессе согласования этих документов между отправителем и перевозчиком очень важно получить полное соответствие информации в кратчайшие сроки.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.6 т

Данный процесс в компании «Свеза» для ускорения и повышения надежности было решено роботизировать. Для решения задачи была выбрана платформа Lexema RPA.

Как робот работает:

• На входе робот получает Реестр грузов пути, проверяет достаточность данных для составления Инструкции. При необходимости отправляет по электронной почте шаблон для заполнения менеджеру компании «Свеза» для внесения недостающей информации. Этот этап может повторяться до тех пор, пока все необходимые для составления Инструкции данные не будут корректно внесены.
• На основании итогового Реестра грузов робот составляет Инструкцию и отправляет её на электронный адрес грузоперевозчику.
• Грузоперевозчик в свою очередь составляет Драфт и отдает его роботу.
• Важный этап сверки Драфта и Инструкции. Робот чётко и быстро выявляет все несостыковки и оперативно сообщает о них грузоперевозчику. Данный этап повторяется необходимое количество раз.
• Робот подтверждает корректность Драфта и ожидает от грузоперевозчика Коносамент в течение 5 дней после погрузки на судно. В случае необходимости, отправляет перевозчику электронные письма с напоминанием.
• Робот высылает полученный от грузоперевозчика Коносамент ответственному за процесс менеджеру компании «Свеза» по электронной почте.

Несложно понять, насколько ускорился данный процесс, какое количество времени экономиться у менеджеров благодаря роботизации. И, самое главное, исключены ошибки в составлении ключевых документов для грузоперевозки, влекущие за собой финансовые потери.