«РуссНефть» перешла на новую единую учетную систему

19 июня 2019 года компания Деснол сообщила, что ПАО НК «РуссНефть» повысила операционную эффективность менеджмента, полностью обновив корпоративную учетную систему. Потребность в создании единого, достоверного и содержательного информационного пространства вызвана изменением структуры компании на многоуровневую, территориально распределенную.

Создание цельного информационного пространства подразумевало отказ от «лоскутной» автоматизации. Ядро системы — решения на платформе 1С, вокруг которых выстроен IT-ландшафт. Важными условиями достижения цели были простота IT-ландшафта, надежность образующих его информационных систем, а в перспективе — снижение стоимости владения этими системами. И возможность последующего наложения внедренного IT-решения на всю бизнес-структуру компании силами штатных программистов.

В качестве основы для решения выбран программный продукт «1С:Управление холдингом», на его основе в короткий срок (менее 6 месяцев) создано IT-решение, отвечающее обновленной бизнес-структуре ПАО НК «РуссНефть», подходящее для тиражирования и последующего развития. Решение учитывает особенности бизнес-процессов в компании, поддерживает единство методологии учета, а также обеспечивает возможности централизованного мониторинга и контроля.

Реализацию и внедрение провела компания «Деснол Софт». Методологом разработки решения выступила консалтинговая компания «ПАКК». «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Чтобы добиться практического результата в сжатые сроки, были применены технологии гибкого управления проектами. В их основе лежат следующие принципы:

• сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта;
• готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану;
• работающий продукт важнее исчерпывающей документации.

Формирование методологических требований к системе, проектирование и разработка решения велись параллельно. Функционал системы разрабатывался итеративно, в порядке установленных приоритетов: в первую очередь реализовано то, что должно использоваться в момент запуска системы, во вторую очередь – функционал, используемый при закрытии периода, в третью очередь – функционал по формированию отчетности.

До минимума были сокращены процедуры предварительного согласование проектных документов. Вместо этого использовались инструменты вовлечения заказчика в процесс выработки решений и их тестирования. При разработке применены инженерные практики Continuous Integration, Code Review, которые позволили повысить скорость внутреннего взаимодействия команды разработки, состоявшей из более чем 20 программистов «Деснол Софт». В момент запуска системы используемые практики позволили максимально быстро исправлять выявленные ошибки или недостатки функционала. Все принятые решения тщательно документировались, в ходе проекта в документацию вносились необходимые изменения. Это позволило к завершению проекта иметь актуальную исчерпывающую документацию по внедренной системе начиная от проектных и технических решений до методической документации и пользовательских инструкций.

Используя элементы экстремального программирования, мы работали очень динамично, делая 3-4 релиза в день. Выявление ошибок на ходу и систематическая инспекция исходного кода помогает избежать ситуации, в которой ошибки, не замеченные на ранней стадии разработки, проявляются в финале и задерживают релиз на неопределенный срок. В нашем случае Continuous Integration и Code Review обеспечили оптимально короткий путь к результату, сказал Олег Павлич, руководитель направления «Учетные системы» компании «Деснол Софт»

Ранее в ПАО НК «РуссНефть» и Ханты-Мансийском филиале (ранее ОАО «НАК Аки-Отыр») были введены в опытную эксплуатацию следующие компоненты системы:

• бухгалтерский и налоговый учет;
• управление финансами (казначейство);
• управление персоналом, расчет зарплаты;
• управление логистикой и складом;
• управление продажами;
• интеграция с системами документооборота и хранения информации.

Режим опытной эксплуатации предполагал использование системы в полной функциональности в реальных бизнес-условиях. В момент запуска системы в работу использование предыдущего «исторического» решения было прекращено.

Одной из наиболее важных особенностей проекта был сознательный отказ от параллельного ведения учета в «исторической» системе. Это потребовало выстраивания точной и быстрой работы с командой методологов и программистов. Подобный подход, а также гибкое управление IT-проектами не применялось в нашей компании раньше, мы пошли на определенный риск, и он себя оправдал. По результатам закрытия первого квартала 2018 года мы были уже полностью уверены в том, что идем в правильном направлении, отметила Виктория Сокур, руководитель проекта со стороны ПАО НК «РуссНефть»

Последовательному внедрению отвечал и подход к обучению 470 пользователей системы: бухгалтеров, казначеев, руководителей ЦФО, сотрудников департамента экономики и бюджетирования, сотрудников налогового департамента, коммерческого отдела, прочих пользователей системы — они осваивали систему на рабочем месте, решая реальные задачи, и пользуясь специально выделенным телефоном поддержки.

Для ключевых пользователей команда внедрения проводила демонстрацию функционала и направляла им оповещения о дополнениях в системе по мере ее пополнения.

Освоение системы в реальной практической работе весьма эффективно, каждый пользователь получал практическое обучение на своем участке и мог задать вопросы разработчику напрямую. Это было удобно и для сотрудников филиала в Ханты-Мансийске, которые освоили систему одновременно с персоналом головной компании в Москве. Кроме того, эксплуатация системы в таком режиме позволяла оперативно выявлять недостатки и «пробелы» реализованного функционала, прокомментировала Татьяна Семерикова, главный бухгалтер ПАО НК «РуссНефть»

Осуществлен переход с решения «1С:Управление корпоративными финансами» на решение «1С:Управление холдингом». В качестве базовых программных продуктов выбраны «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» и «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ».

Обеспечены интеграции и обмен информацией с системами электронного документооборота и электронного архива (Directum, Saperion), бюджетирования (Hyperion), АСТИК и ОСиНЗС (МСФО), системами коммерческого учета, Active Directory, Service Desk Итилиум, трейдерскими биржевыми системами, специализированными отраслевыми системами, банком, ИФНС, внутренним порталом компании. Создана возможность загрузки информации из фиксированных форматов.

На момент запуска всей системы (апрель 2019) автоматизированы следующие процессы:

• управление на уровне компании и холдинга
• управление финансами (казначейство),
• бухгалтерский и налоговый учет
• управление персоналом, расчет зарплаты
• сбор фактических данных для бизнес-плана
• сбор учетных данных для подготовки отчетности по МСФО
• управление логистикой и складом
• управление продажами
• общепит
• управление автотранспортом
• управление документами и контентом
• корпоративное налогообложение (КИК)
• управление нормативно-справочной информацией (НСИ)

Мы использовали базовые программные продукты и сделали около 150 специальных доработок. Например, разработаны механизмы учета комплектов основных средств с привязкой к земельным участкам и месторождениям. Мы выстроили механизм автоматического расчета регулярных платежей за пользование недрами и заполнения регламентированной отчетности по этим платежам. Мы автоматизировали инструменты хранения норм выдачи специальной одежды и средств индивидуальной защиты для сотрудников компании, работающих на производстве. Система позволяет учитывать спецодежду по размерам и «помнит» другие важные антропологические параметры. И так далее. В итоге возможности системы не только поддерживают нормы законодательства, но также отвечают специфическим отраслевым потребностям компании и её структурным особенностям, уточнил Олег Павлич, руководитель направления «Учетные системы» компании «Деснол Софт»

Экономический эффект внедрения

• Сокращение трудозатрат в подразделениях — 15%.
• Сокращение операционных и административных расходов — 7%.
• Ускорение получения управленческой отчетности — 15%.
• Ускорение получения регламентированной отчетности — 10%.

Качественные результаты

1. В компании создано единое информационное пространство для бизнес-модели компании: система обеспечивает ведение учетных процессов, ведение кадрового учета, расчета заработной платы юридического лица, имеющего сложную территориально-распределенную структуру.
2. Система обеспечивает формирование регламентной отчетности, получение данных и подготовку учетной информации для различных целей, в том числе для корпоративного налогообложения (КИК).
3. Система является источником данных для подготовки консолидированной отчетности компании по МСФО.
4. Система позволяет оперативно получать фактические данные для целей планирования и бюджетирования.
5. Внедрено централизованное казначейство, автоматизированы функции планирования и исполнения платежей, в том числе с использованием механизмов лимитирования, реализованы процедуры согласования и контроля платежей в головной компании и филиала в Ханты-Мансийске.
6. С нуля создан платежный календарь как инструмент моделирования и прогнозирования денежных потоков, поскольку типовое решение не обеспечивало всех необходимых процессов управления денежными средствами заказчика.
7. Автоматизированы функции управления продажами, МТО в части складского учета, управление автотранспортом.
8. Обеспечена интеграция с системами документооборота и электронного архива.
9. Функционирует система управления нормативно-справочной информацией (НСИ).
10. Система готова к тиражированию силами штатных IT-специалистов компании.