Ledvance перешла на обмен документами в Synerdocs

17 сентября 2018 года компания Directum сообщила о том, что производитель люминесцентных ламп в России компания LEDVANCE перешла на электронный документооборот с клиентами. Интеграционное решение Synerdocs и SAP позволило предприятию сократить канцелярские затраты, а также упростить и ускорить процесс отгрузки продукции.

Предпосылки проекта

С момента открытия производства увеличивалось как количество контрагентов, так и число отгрузок со склада. На сентябрь 2018 года на заводе ежедневно обрабатывается до 150 заявок на поставку продукции. За последние годы значительно увеличился объем бумажных документов, необходимых для отгрузки продукции. Сотрудники логистики столкнулись со сложностями подготовки, печати и сортировки бумаг. Серьезные затруднения также вызывала корректировка документов, так как доставка исправленных версий до получателя иногда затягивалась на несколько рабочих дней. Не было и гарантии в том, что документы не будут утеряны или испорчены в пути.

Ход проекта

Руководство завода приняло решение оптимизировать процесс, в том числе за счет перехода на электронный документооборот с контрагентами. Перед предприятием встал вопрос: настроить обмен через оператора ЭДО (сервис Synerdocs) или EDI-провайдеров, решения которых использовались в АО «ЛЕДВАНС». Оценив правовые риски, остановились на первом варианте.

«Юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами может быть обеспечен только в том случае, если услугу предоставляет оператор ЭДО. Именно этот фактор стал определяющим при выборе провайдера для клиента». Ираида Бакаева, специалист по работе с ключевыми клиентами Synerdocs

Проект перехода на электронный документооборот с контрагентами стартовал в 2017 году. Команда АО «ЛЕДВАНС» и Synerdocs выполнила настройку интеграции сервиса с системой SAP R/3. В качестве решения был выбран наиболее простой и надежный механизм обмена данными — через промежуточный сервер по защищенному протоколу SFTP. Сотрудник сохраняет документы в XML-формате на выделенном SFTP, затем сервис интеграции загружает их в веб-клиент Synerdocs — в раздел «К отправке», после чего пользователь может подписать и выслать их контрагенту.

Итоги проекта

«На сентябрь 2018 года в сервисе обмена отправляем клиентам свыше 50 документов (УПД) в месяц. Цифра небольшая, поскольку перевели на электронный документооборот лишь малую часть наших клиентов. Однако решение уже зарекомендовало себя как надежный и удобный инструмент оптимизации документооборота. Именно поэтому мы планируем с каждым месяцем наращивать количество клиентов, подключенных к сервису». Дмитрий Косилов, начальник отдела сопровождения приложений АО «ЛЕДВАНС»

Преимущества обмена электронными документами оценили и контрагенты предприятия. В их числе сокращение расходов на бумагу, снижение износа печатного оборудования и трудозатрат на подготовку, печать и сортировку документов, а также быстрый их поиск. Также, в Synerdocs есть возможность отследить текущий статус документа, а использование сервиса освобождает от необходимости физически хранить огромное количество документов — все необходимое доступно онлайн.

АО «ЛЕДВАНС» планирует перевести на электронный документооборот не только большинство клиентов, но и подключить к сервису поставщиков. Также на предприятии рассматривают возможность перехода на обмен электронными транспортными накладными.