Европлан (WebTutor)

1. Описание компании

1.1. Отрасли в которых работает компания

Лизинг. Europlan является крупнейшей розничной лизинговой компанией в России. Europlan – лидер российского автолизинга в течение последних 5 лет. Компания профинансировала более 12000 успешно работающих отечественных предприятий, представительств иностранных компаний в РФ и индивидуальных предпринимателей, обеспечивая на доступных и выгодных условиях приобретение ими в лизинг необходимой техники и оборудования, легковых автомобилей, грузовиков и коммерческой недвижимости.

1.2. Территориальная распределенность

Клиенты в 70 регионах РФ, 45 офисов на территории России

1.3. Численность персонала

Около 800 сотрудников

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

Все сотрудники. Особый упор делается на продающее звено Компании.

2. Решаемые проблемы/поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Основные задачи:

• Обеспечить доступность обучения в регионах;
• Расширить охват аудитории обучения;
• Сократить временные издержки и затраты на обучение персонала;
• Сформировать базу знаний Компании.

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)

• Обучение;
• Тестирование по результатам обучения;
• Оценка персонала;
• Автоматизация работы Учебного Центра (учет, информирование, документооборот);
• Подбор персонала (интеграция с системой E-Staff): подача заявок на подбор персонала, просмотр резюме, тестирование кандидатов);
• Обмен опытом между внутрикорпоративными тренерами (на форумах);
• Реализация единых стандартов обучения.

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

• Дружественный интерфейс системы;
• Интеграция СДО с корпоративными ИТ-системами;
• Автоматизация рутинной работы по подготовке отчетов;
• Проведение обучения в сжатые сроки;

2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

В связи со стремительным ростом штата Компании встала задача организации массовой оперативной подготовки сотрудников, в том числе и региональных офисов. Начался поиск программного обеспечения для создания системы дистанционного обучения. В результате была выбрана система WebTutor компании WebSoft, решающим фактором при принятии этого решения оказались отзывы других компаний, уже внедривших у себя эту систему.Михаил Садиров, SMART technologies: На тестирование мультивендорных решений есть спрос

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

• Начало проекта – декабрь 2007;
• Запуск Учебного Портала (сразу во всех офисах Компании) – конец января 2008;
• Дальнейшее наполнение и развитие системы – продолжается и по сей день (в самых ближайших планах – окончание проекта по автоматизации оценки персонала);

3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

• IT специалисты – 2 человека (частичная занятость на проекте);
• Руководитель проекта – начальник управления обучения и развития персонала (частичная занятость на проекте);
• Ассистент по обучению персонала (администратор системы) – 1 человек (полная занятость на проекте);
• HR-специалисты по направлениям (частичная занятость на проекте).

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

Более длительная, чем предполагалась изначально, адаптация приобретенной типовой («коробочной») версии к потребностям Компании и интеграция с корпоративными ИТ-системами Некоторые сотрудники долго привыкали к Учебному порталу: с января до июня 2008 к администратору портала постоянно поступали жалобы: то у кого-то не срабатывает пароль, то не загружается портал, - но сейчас все сотрудники уже привыкли к порталу и жалоб с их стороны больше не возникает.

Возникали сложности со следованием инструкциям по настройке некоторых функций системы, т.к. присылаемые снимки экранов (скриншоты) были сделаны на других версиях системы, отличных от той, что была установлена на тот момент в Компании. Но во время телефонного разговора специалисты службы тех.поддержки быстро и доходчиво разъясняли все непонятные моменты и все проблемы были решены.

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным

Финансовые затраты немного превысили планируемые за счет адаптации «коробочной» версии к потребностям Компании и интеграции с корпоративными ИТ-системами, а также за счет последующего технического обслуживания, временные в части автоматизации обучения и подбора персонала соответствовали планируемым, а вот в части автоматизации оценки персонала – запланированные сроки были сдвинуты, т.к. потребовалась доработка как внутренней концепции оценки и интеграции с корпоративными ИТ-системами, так и доработка самого программного продукта.

3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте

В целом, таких ограничений не было, за исключением некоторых трудностей, возникших в процессе интеграции с корпоративными ИТ-системами.

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

• Оценка персонала;
• Дальнейшая разработка курсов и тестов;
• Создание нового дизайна учебного портала;
• Изменение самой концепции портала – превращение его в HR-портал, позволяющий создать базу знаний Компании, и предоставляющий из себя также коммуникационный ресурс: планируется специальный раздел для HR-менеджеров и корпоративных тренеров, где они смогут получить всю необходимую информацию, обменяться опытом, провести конференции (через механизм форумов и чатов), а сотрудники смогут ознакомиться на портале со всей необходимой информацией по вопросам кадровой политики Компании, со всеми необходимыми HR-документами, актами, формами заявлений и т.п.;
• Проведение HR-опросов и голосований для получения обратной связи от пользователей;
• Автоматический сбор отзывов о проводимых HR-мероприятиях и учебных программах, в т.ч. электронных курсах.

4.2. Наполнение контентом - как решается проблема

В части обучения персонала разрабатываются электронные курсы по функциональным направлениям, в т.ч.:

• Системы продажи лизинговой услуги;
• Адаптационные (по каждому подразделению);

Все курсы разрабатываются собственными силами. Эксперты (например, руководители подразделений) пишут методические материалы для курсов, а ассистент по обучению персонала переводит их в форму электронного курса, с помощью редактора WebSoft: CourseLab

Для использования портала в качестве базы знаний Компанией разрабатываются материалы с помощью функциональных руководителей и специалистов, которые выкладывает на портал ассистент по обучению персонала.

4.3. Команда для поддержки и развития системы

• Разработка электронных курсов, тестов, администрирование системы – 1 человек;
• Подбор персонала – 1 человек;
• Занесение в базу всех мероприятий – 1 человек (частичная занятость);
• IT специалисты – участвуют в проекте в качестве консультантов по мере необходимости.

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

• Учебный портал доступен для всех сотрудников Компании во офисах Компании, включая региональные;
• За время реализации проекта уже создано 44 курса и 25 тестов;
• Уже прошли обучение в дистанционной форме более 200 сотрудников (1/3 Компании);
• Рост популярности Учебного портала и интереса к нему сотрудников;
• Стало легко и просто создавать статистические отчеты по обучению персонала;
• Портал используется также как база знаний Компании для всех сотрудников;
• Портал используется рекрутерами в качестве ежедневного инструмента для работы.

5.2. Экономическая эффективность

В результате внедрения системы существенно снизились накладные и командировочные расходы, связанные с обучением сотрудников. По приблизительным подсчетам получается, что за один год эксплуатации системы было сэкономлено порядка $250 тыс. (за счет отсутствия затрат на проезд, проживание, питание и прочие командировочные расходы)

Внедрение дистанционных форм обучения позволило Компании существенно сократить временные ресурсы обучения за счет одновременного обучения большого количества сотрудников.

Кроме того, использование дистанционной формы обучения позволяет чрезвычайно оперативно организовать обучение новых сотрудников, ускорить процесс их адаптации, что позволяет получать от них большую отдачу.

5.3. Наиболее значимые результаты – что-то наиболее запоминающееся

• Все маленькие победы по реализации проекта: запуск портала, создание первого курса, первого теста.
• Настоящий прорыв в создании электронных курсов, который произошел после посещения тренинга по разработке курсов, проводимого компанией WebSoft, – теперь создаваемые курсы стали более живые, динамичные и интерактивные.
• Результаты итогового тестирования обучаемых сотрудников, которое показало, что результативность проведенного дистанционного обучения ничуть не ниже, чем очного (по крайней мере, для того материала, по которому проводилось обучение).
• Существенное сокращение расходов на обучение.

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы

Вначале у некоторой части сотрудников были сложности, связанные с привыканием к новой системе входа на портал. Они делали замечания, жаловались, что не знают на какую кнопку им нажимать, какой пароль вводить, и что у них «ничего не работает». Но после полугода эксплуатации портала – все нормализовалось. Теперь абсолютно все сотрудники очень позитивно относятся как к Учебному порталу как источнику знаний и ресурсу для обучения, так и к самому обучению, проводимому в дистанционной форме.

5.5. Обратная связь от руководителей (Компании и подразделений) по итогам внедрения системы

Все руководители подразделений довольны внедрением системы, т.к. раньше им приходилось существенно больше времени уделять передаче знаний и обучению сотрудников, особенно новичков, объяснять что, где и как происходит, теперь у них есть верный помощник – Учебный портал. Да и самих сотрудников это больше устраивает, т.к. раньше им приходилось читать множество различной бумажной документации, а теперь вся информация представлена в живой интерактивной форме электронного курса. В дополнение к этому, руководство Компании высоко оценивает реализуемую через учебный портал возможность оценки эффективности обучения путем электронного тестирования. Также активно руководители используют ресурсы портала в качестве источника для решения кадровых вопросов и вопросов по работе с персоналом.