В «Волга-Автоматика» реализован проект по автоматизации процессов охраны труда

2021: Автоматизация процессов охраны труда

В компании «Волга-Автоматика» реализован проект по автоматизации процессов охраны труда на базе решения «Системы безопасности и охраны труда для 1С:Предприятие 8». Об этом 20 апреля 2021 года сообщила компания 1С-Рарус. К работе в системе на апрель 2021 года подключены 7 юридических лиц, реализована интеграция с решением «1С:Зарплата и управлением персоналом». Оптимизированы процесс проведения медицинских осмотров, специальной оценки условий труда и учета, выдачи средств индивидуальной защиты. До 1 минуты сократилось время формирования списков лиц для прохождения медицинского осмотра и требований на выдачу средств индивидуальной защиты.

В компании большое внимание уделяется работе с персоналом, в частности охране труда. С расширением бизнеса и увеличением количества сотрудников у специалистов по охране труда стали возникать трудности, связанные прежде всего с анализом и подготовкой большого количества бумажных и электронных документов.

Например, учет средств индивидуальной защиты (СИЗ) осуществлялся только в бумажном виде в «Личных карточках учета выдачи», что приводило к большим временным затратам на оформление документов, а также к ошибкам ввиду человеческого фактора.

Не было возможности корректно рассчитать потребности в обеспечении СИЗ сотрудников из-за отсутствия учета размеров и характеристик номенклатуры. Учет рабочих мест и подготовка к проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) были затруднены из-за сложности анализа бумажных документов, запросов о состоянии штатного расписания (ШР) и ротации сотрудников.

Планирование проведения медицинских осмотров во всех 7 организациях растягивалось на несколько дней, что было связано прежде всего с трудоемким процессом подготовки обширного перечня контингентов и списков участников.

Невозможно было оперативно в реальном времени получить информацию об изменении штатного расписания и ротации сотрудников.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

В 2020 году было принято решение создать единую автоматизированную систему на основе продукта «Охрана труда для 1С:Предприятия 8», которая позволила бы:

• Организовать регистрацию данных медосмотра в электронном виде.
• Автоматизировать учет рабочих мест и подготовку к проведению СОУТ.
• Автоматизировать контроль изменения штатного расписания и автоматическое создание задач для специалистов по охране труда.
• Вести электронный календарь задач и мероприятий для специалиста по ОТ.
• Автоматизировать учет спецодежды и СИЗ по нормам с учетом размеров сотрудников.
• Перейти к учету «Личных карточек учета спецодежды и СИЗ» в электронном виде.

Проект стартовал в сентябре 2020 г. Партнером по выполнению проекта выступил казанский офис «1С‑Рарус» при поддержке специалистов компании «Информ Консот».

По всем организациям перенесены исторические данные. Были пересмотрены и актуализированы перечень контингентов для прохождения медицинских осмотров, а также нормы выдачи спецодежды и СИЗ.

Все данные и правила были перенесены в систему. Теперь списки лиц для прохождения медицинского осмотра и требования на выдачу СО и СИЗ формируются за 1 минуту, благодаря чему экономится время специалистов по ОТ, и они могут фокусироваться на более приоритетных задачах. По расписанию происходит обмен данными по подразделениям, физическим лицам, сотрудникам, их состоянию, штатному расписанию и прочей информацией, необходимой для учета. Результаты по СОУТ вносятся в систему при помощи обработок, после чего автоматически создается единая отчетность.

Эффект экономии времени сотрудников за счет снижения трудоемкости операций наблюдаются во всех автоматизированных процессах: СОУТ, МО и СИЗ.

До внедрения программного продукта большинство документов формировались в виде таблиц и чаще всего хранились в бумажном виде. Много времени уходило на их оформление и заполнение, перенос с бумажного носителя в электронный. Теперь отчеты формируются автоматически, что очень экономит время. После внедрения программы "Охрана труда" значительно сократилось время на планирование и организацию медицинских осмотров, ведение учета результатов проведения медосмотров, формирование необходимой отчетной документации. Интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом» позволила нам всегда иметь актуальные данные по всем сотрудникам предприятия в новой системе, сказала Галеева Ляйсян Ильдаровна, специалист по охране труда.