"Бумфа Групп" автоматизировала документооборот

16 мая 2016 года компания "Бизнес ИТ" сообщила об автоматизации документооборота трех предприятий группы компаний "Бумфа Групп". Система, созданная на основе решения "1С:Документооборот 8", охватила более 50 рабочих мест. В электронный вид переведены все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы компаний группы, усилен контроль за сроками их действия. Ускорилась подготовка тендерной документации.

ООО «Бумфа Групп» (2016)

Задачи проекта

Ранее все документы оформлялись и хранились только в бумажном виде. На передачу документов между удаленными на сотни километров подразделениями тратилось много времени. Согласование договоров зачастую затягивалось. Сроки действия правоустанавливающих и правоподтверждающих документов контролировались вручную, не всегда удавалось продлить или переоформить тот или иной документ вовремя. На поиск нужных документов для подготовки конкурсной документации тратилось несколько дней. Из-за отсутствия электронного архива сотрудникам приходилось каждый раз заново сканировать найденные оригиналы. Предприятия не всегда успевали подготовить полный пакет конкурсных документов, участие в некоторых тендерах срывалось. Группе компаний стала необходима информационная система, которая позволила бы создать электронный архив договоров, правоустанавливающих и правоподтверждающих документов, обеспечить их быстрый поиск в электронном архиве, ускорить согласование, организовать оперативный контроль за сроками их действия. Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала ГК "Бизнес ИТ".

Ход проекта

Всего за один месяц система была развернута на 50 рабочих местах в юридических отделах и приемных трех предприятий группы.

Итоги проекта

• Создан единый для всех предприятий группы электронный архив документов. Систематизирована работа со всеми видами документов – входящими, исходящими, внутренними. К минимуму сведено время на их обработку и передачу между удаленными подразделениями. Настроено разграничение прав пользователей: сотрудники видят в системе только те документы, которые относятся к их организации. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа.
• В системе настроены маршруты движения проектов договоров и документов, отправляемых на согласование, рассмотрение и исполнение. При регистрации документа система автоматически направляет ответственным лицам соответствующие задачи со сроками их выполнения. Это помогает более четко планировать и контролировать работу с документами. Все поручения выполняются вовремя. Согласование документов ускорилось на 50%.
• Обеспечен оперативный контроль возврата документов. Передача документа сотруднику другого подразделения фиксируется в системе в журнале передачи, при этом устанавливается срок возврата документа. К записи в журнале прикрепляется отсканированный образ акта передачи документа, подписанный с двух сторон – адресат уже не может сказать, что он не получал документ. Кроме того, система уведомляет пользователей о наступлении срока возврата. Таким образом, документы не теряются и возвращаются вовремя.
• Классифицированы и переведены в электронный вид все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы группы компаний: патенты, лицензии, разрешения. Нужный документ в электронном архиве можно найти за считанные минуты. Это существенно упростило и ускорило подготовку конкурсной документации, компания теперь принимает участие в большем количестве тендеров. Количество выигранных тендеров увеличилось.

"1С:Документооборот 8" позволил нам упорядочить работу с документами предприятий группы, создать единое хранилище правоустанавливающих и правоподтверждающих документов с быстрым и удобным их поиском в электронном архиве. Обработка и согласование документов ускорились, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, Все это помогает предприятия группы быстрее реагировать на обращения клиентов, более активно и успешно участвовать в тендерах". Аслан Шебзухов, генеральный директор ООО "Бумфа Групп"