Почта, обмен сообщениями и совместная работа с документами в одном решении. Обзор возможностей платформы Zextras

Современная инфраструктура рабочих мест от Zextras

Глобальная эпидемия заставляет бизнес переосмысливать стратегию развития ИТ-инфраструктуры для офисной работы в пользу большей гибкости и снижения расходов. Требования регуляторов по хранению и обработке персональных данных, риски размещения информации в зарубежных ЦОД также влияют на выбор решений для корпоративной почты и совместной работы.

Первая волна увлечения переводом офисной инфраструктуры в облака прошла, и многие компании обратили внимание на высокую и непрогнозируемую стоимость таких сервисов из-за колебаний валютных курсов, политические и технологические риски, которые могут привести к недоступности документов и коммуникаций в зарубежных облаках.

Государственные организации не могут использовать привычные решения от мировых лидеров ИТ, а крупные компании хотят хранить конфиденциальные корпоративные данные на собственных серверах или у доверенного российского провайдера. При этом ИТ бюджеты перестают расти или урезаются в связи с падением экономики и неопределенностью перспектив на восстановление.

Как решить эти сложные задачи в едином комплексном решении? Европейские и мировые пользователи уже давно выбрали почтовый сервер Zimbra не только для электронной почты, но и для обмена сообщениями и совместной работы с документами. Это стало возможно благодаря итальянской компании Zextras, которая разработала расширения Zimbra Open Source Edition для клиентов корпоративного уровня. Более 20 миллионов пользователей уже получили возможность работать в едином современном веб-интерфейсе с почтой, мессенджером, планированием встреч, видеочатом, персональным виртуальным диском. Правительства европейских стран, образовательные и научные учреждения, крупный и средний бизнес используют коммуникационную платформу Zextras/Zimbra для построения инфраструктуры цифровых рабочих мест. Крупнейшие мировые сервис-провайдеры: NTT, Comcast, Rackspace, Vodafone и многие другие развернули на базе этой платформы сервисы для клиентов во всех регионах мира.

Проникновение в Россию задержалось из-за сильной монополизации рынка офисных решений, но в последние годы и российские пользователи смогли получить доступ к современным коммуникационным технологиям. Прежде всего крупных российских клиентов интересует развитие своих почтовых сервисов, если они не планируют переносить их в зарубежные облака. Zextras со своей стабильной политикой развития он-премис решений помогает сохранить жизненно важные сервисы и конфиденциальные данные в своей инфраструктуре.

Какие же возможности предлагает коммуникационная платформа Zextras российским пользователям и ИТ -специалистам? Основной плюс для пользователя — это доступ в едином интерфейсе к корпоративной почте, мессенджеру с видеочатом, персональному диску, офисному пакету LibreOffice с возможностью совместного редактирования, персональному диску.

Благодаря веб-интерфейсу, пользователь перестает зависеть от ОС на персональном компьютере. Это может быть Windows, MacOS, Linux или тонкий клиент для масштабного перехода компании на современную инфраструктуру. В тоже время поддерживаются широко распространённые почтовые клиенты, такие как Outlook, Thunderbird и другие. Для начала работы не требуется установка и настройка ПО, что упрощает поддержку. Так что переход на новую коммуникационную платформу пройдет для пользователей безболезненно. Этому поможет возможность параллельной работы 2х разных почтовых серверов на период миграции.

Мессенджер Zextras Team

Исследования показали, что 43% работников используют для общения мессенджеры, причем большая часть этого общения (51%) приходится на публичные бесплатные сервисы (Facebook и др.). Эта тенденция несет риски потери конфиденциальности корпоративной информации и сложность контроля каналов утечки. Для решения этой проблемы Zextras разработал корпоративный мессенджер Team, который позволяет удобно общаться через веб-клиент и приложение на мобильном устройстве, при этом все сообщения хранятся на корпоративных серверах. Пользователи могут обмениваться сообщениями, общаться в групповых чатах, организовать совещание по видео с возможностью делиться экраном и пересылать файлы. В версии приложения Zextras Team Pro доступно создание виртуальных переговорных для сотрудников и каналов для общения по профилю. Это структурирует общение работников и повышает конфиденциальность информации.

Помимо видеочатов с сотрудниками, Zextras Team позволяет общаться с любыми сторонними пользователями, отправляя им ссылки для подключения к совещанию.

Для общения через мобильные устройства удобно использовать мобильное приложение Zextras Team, которое позволяет сотрудникам участвовать в корпоративных чатах, не находясь на рабочем месте. Приложение доступно для платформ iOS и Android.

Совместная работа с документами

Еще одним удобным инструментом в Zimbra является Drive. Он позволяет использовать персональные хранилища данных, увеличивая их защищённость. Информация при этом храниться на корпоративных серверах или у провайдера в России, а не за рубежом как в облачных сервисах. Сотрудники могут систематизировать документы, которыми они пользуются, делиться ссылками, с коллегами внутри компании и с партнерами. Есть приложение Drive для мобильных устройств iOS и Android, чтобы нужные файлы всегда были под рукой. Zextras Docs интегрирован с Drive и позволяет создавать и редактировать документы, таблицы и презентации совместно. Решение базируется на онлайн версии популярного офисного пакета LibreOffice и поддерживает более 100 форматов документов, в т. ч. Microsoft Office.

Работа с мобильных устройств

Мобильные устройства стали частью бизнеса любой компании: это и удаленная офисная работа, и обслуживание покупателей в торговом зале продавцами, и ремонтные бригады на выезде. Безопасно подключить их к различным информационным системам можно при помощи протокола ActiveSync в Zextras Mobile.Подключить Zextras Mobile для каждого пользователя можно из администраторской консоли. Если на предприятии используется политика BYOD (Bring Your Own Device), то расширенные функции управления мобильными устройствами MDM (Mobile Device Management) позволят удаленно управлять различными настройками безопасности: изменять PIN-код устройства, отключать устройство от синхронизации с сервером, назначать приложения по умолчанию, а также удаленно стирать с него всю информацию в случае его потери. Для повышения конфиденциальности корпоративной информации можно отключать различные функции мобильного устройства: камеру, порты, память, Wi-Fi, съемные носители или Bluetooth. В случае утери устройства его можно удаленно очистить и отключить.

А что для администраторов?

Для любой системы важны не только клиентские функции, но и удобство обслуживания, безопасность и непрерывность работы. Zextras создавал свои решения для крупных пользователей и провайдеров, поэтому в решение есть централизованное управление с делегированием прав администраторам групп (multitenancy). Это позволяет дать права управления подразделениям, филиалам их администраторам, разгрузив центральный офис от рутинной работы. При этом локальные администраторы ограничены в возможностях глобальным и все их действия логируются. Эта же функция помогает провайдеру передавать управление услугой пользователю.

Непрерывность и защита данных реализуется при помощи Zextras Backup, который в режиме реального времени резервирует почту, сообщения и документы и восстанавливает 100% информации в отличие от обычных инкрементальных бэкапов, которые восстанавливают только последний снэпшот. Zextras Powerstore может упростить управление хранением информации на разных типах носителей, автоматически распределяя их между быстрыми SSD носителями, обычными дисками, объектными хранилищами в своей инфраструктуре и в облачных хранилищах S3, таких как AWS, AliCloud, Яндекс.Облако. Это позволит сделать хранение более гибким, обрабатывая актуальную информацию на собственных SSD и отправляя архивы в более дешевые облачные хранилища. Дедупликация и компрессия данных уменьшает пространство для хранения на 30-50% по сравнению с обычными почтовыми системами. Почтовый сервер Zimbra, на базе которого развертывается платформа имеет открытый код и бесплатен. Устанавливается он на виртуальные сервера с ОС CentOS, Ubuntu. Есть открытый API для простой интеграции с существующими у заказчика системами.

Рабочее место как услуга

Несмотря на то, что многие клиенты предпочитают собственные системы, облачные сервисы выбирают все больше пользователей из-за простоты старта проекта и гибкости. Для таких клиентов Zextras в сотрудничестве с российским провайдерами запустил услугу Цифровое рабочее место с почтой, мессенджером, видео, совместной работой с документами, виртуальным диском с обработкой и хранением данных в России в соответствии с требованиями закона 152-ФЗ «О персональных данных». Эта услуга дешевле и несет меньше рисков, чем зарубежные аналогичные сервисы. Для клиентов, работающих с Европой серьезной проблемой, является выполнение строгих требований «Общего регламента по защите данных» (GDPR). Для них доступен сервис Zextras Cloud из европейского ЦОД, соответствующего требованиям GDPR и стандартов ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, что гарантирует контроль и качество бизнес-процессов, безопасность и защиту данных, соблюдение конфиденциальности. Услугу можно заказать в Merlion.Cloud.

Заключение

Инструментов Zextras достаточно для того, чтобы организовать удобную и эффективную коллективную работу с документами на любом предприятии, для работников в удаленном режиме и с мобильных устройств. Наличие средств администрирования, резервирования и управления хранилищами упрощает управление инфраструктурой офисных рабочих мест для отдела ИТ. Открытый код почтового сервера Zimbra Open Source и доступный API позволяет интегрировать с ним имеющиеся информационные системы, а поддержка AD – наладить авторизацию пользователей, в т. ч. мобильных и удаленных. Плюсом решения является возможность обработка и хранение персональных данных в России в соответствии с требованиями закона "О персональных данных" N 152-ФЗ. Узнать больше и заказать решение можно у партнеров Zextras в России: Софтлайн, Mont (Монт), SVZcloud и Merlion (Мерлион).

Представителем компании Zextras в России является Екатерина Триандафилиди, katerina@zextras.com