ЭЛАР Электронный архив ЗАГС

Подсистема «Электронный архив» (ПС ЭА) предназначена для создания, долговременного и надежного хранения электронных архивных документов и их реквизитов и предоставления доступа к сервисам и информационным ресурсам ЭА. Возможности системы

ПС ЭА позволяет обеспечить выполнение следующих задач:

1. Обеспечения ретроспективного ввода архивных документов: управления программно-аппаратным комплексом сканирования; индексирования архивных документов; редактирования электронных карточек документов; загрузки массивов электронных документов из внешних систем (или подготовленных сторонними организациями), ретроспективный ввод.

2. Предоставления средств администрирования и управления доступом: регистрации и управления правами доступа пользователей; предоставления доступа к сервисам и информационным ресурсам; регистрации всех операций пользователей, производимых с архивным документом; ведения журналов информационного обмена и доступа.

3. Обеспечения долговременного и надежного хранения электронных архивных документов и их реквизитов: долговременного хранения информации на энергонезависимых носителях без возможности ее изменения или удаления; хранения индексной информации с возможностью ее коррекции; хранения электронных образов бумажных; резервного копирования информации и её восстановления; управляемого сохранения информации на различные физических носителях, находящихся в одном или разных физических устройствах хранения; перезаписи (копирования) документов архива на новые носители с контролем целостности информации.

4. Взаимодействие с подсистемами электронного документооборота и регистрации актов гражданского состояния.

Описание структуры системы

ПС ЭА представляет собой подсистему, состоящую из компонентов выполняющих следующие комплексные задачи:

Ретроспективный ввод

Создание электронных копий документов по актам гражданского состояния за период с 1918 года по 1994 год: сканирование бумажных документов, верификация, индексирование и запись электронных копий документов на носители; создание описаний и разработка соответствующих форм поиска и индексирования и подключение разработанных форм и описаний к программному обеспечению ЭЛАР САПЕРИОН; загрузка электронных копий документов с носителей в хранилище ПС ЭА.

Предлагается провести сканирование части документов непосредственно на территории заказчика, но основная масса документов будет обрабатываться в производственных центрах Корпорации «Электронный Архив». Сканирование будет проводиться методом залпового ввода, будет включать мероприятия по соблюдению сохранности первоначальной структуры исходных документов.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

После выполнения сканирования предлагается провести ретроспективную конверсию (т.е. создать поисковые атрибуты документов в виде базы данных) на производственной базе корпорации «Электронный Архив». При этом Корпорация обеспечивает комплекс мер по сохранению конфиденциальности информации Заказчика.

Текущий ввод

Процесс «Текущий ввод» включает в себя следующую последовательность действий: Подготовка и сканирование документов; Ввод документов в ПС ЭА.

Используемые специализированные устройства:

К специализированным устройствам относятся промышленные сканеры для создания графических образов бумажных документов. В зависимости от типов документов, предполагаемых объемов обработки и требований к технологии сканирования возможно применение различных типов сканеров.

Хранение документов

Долговременное хранение произвольного числа версий документа на энергонезависимых носителях без возможности несанкционированного копирования, изменения или уничтожения;

• Загрузку и получение данных из внешних подсистем;
• Выгрузку измененных данных во внешние подсистемы;
• Управляемое сохранение всей индексной и служебной информации;
• Информационный обмен в рамках АИС ЗАГС.

Обработка документов

• Поиск электронных документов;
• Корректировка индексной информации;
• Создание произвольного числа версий документа;
• Информационный обмен в рамках АИС ЗАГС.

Безопасность информации

Соответствие применяемых решений требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», наличие сертификатов соответствия требованиям защиты информации. (АС класса 1Г, ИСПДн класса К1);

• Исключение несанкционированного доступа к документам;

• Регистрация всех действий пользователей по отношению к документам, хранящимся в электронном архиве;

• Гарантированная защита, как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов электронного архива;

• Строго регламентированный многопользовательский доступ к документам, а также к отдельным страницам, частям страниц или полям.

В рамках системы также решаются задачи администрирования, управления доступом и взаимодействия с внешними подсистемами.