«Волжское пароходство» завершило проект по внедрению системы бюджетирования на базе Optimacros

2024: Запуск в промышленную эксплуатацию системы бюджетирования и управленческой отчетности на базе Optimacros

«Волжское пароходство» совместно с командой департамента EPM «КОРУС Консалтинг» за 7,5 месяцев внедрили и запустили в промышленную эксплуатацию систему бюджетирования и управленческой отчетности на базе Optimacros. Выбранный проектный подход позволил оптимизировать сроки проекта почти в 2 раза относительно стандартных сроков реализации похожих по сложности моделей. Об этом 25 апреля 2024 года сообщили представили компании «КОРУС Консалтинг».

Как сообщалось, предпосылкой к внедрению системы стала необходимость перехода от ручной подготовки бюджетов и отчетности в Excel к более качественным и современным инструментам. Для этого компания «Волжское пароходство» решила внедрить систему, которая позволит сократить трудозатраты и сроки прохождения бюджетной кампании, а также процесс подготовки управленческой отчетности. Кроме того, система должна была обеспечить необходимый уровень детализации данных для оперативного реагирования на вызовы современного рынка перевозок, включая корректировку текущих планов на всех уровнях управления компанией. Обновленный продукт разработали при помощи команды «КОРУС Консалтинг», а само решение получило название «УМА» («умная аналитика»). Компании «Волжское пароходство» важно контролировать финансовые показатели в разрезе рейсов по каждому судну. Для этого необходимо правильно сформировать матрицу расстановки флота, позволяющую эффективно использовать доступный ресурс флота в зависимости от типа груза и маршрута судна, а также верно учитывать все элементы жизненного цикла судна и ремонтную программу флота. Кроме того, необходимо формировать и учитывать распределение условно-постоянных и эксплуатационных расходов, включая расчет потребности на топливо, формирование расходов на персонал и многих других затрат компании.

На входе в проект было принято решение разделить разработку системы на 2 части. За 2,5 месяца в промышленную эксплуатацию была запущена стартовая MVP модель, что позволило сразу начать планирование в системе. Дальнейшие работы по созданию методологии и проектированию системы велись параллельно. Благодаря такому подходу за 5 месяцев команды «Волжского пароходства» и «КОРУС Консалтинг» реализовали полнофункциональную модель бюджетного управления и управленческой отчётности, в том числе модели факторного анализа и формирования прогноза.

Разработанная система включает 5 подмоделей планирования и формирования отчетности, до 45 аналитических срезов, более 3000 расчётных показателей, более 400 скриптов-макросов, более 350 форм ввода, загрузки и отчётов, более 10 потоков интеграций и 40 навигационных дэшбордов. Все это позволит компании детально планировать и отслеживать финансовый результат и эффективность каждого отдельного судна, а также проектов судов, своевременно проводить необходимые оперативные корректировки планов. Качество разработанного архитектурного решения для системы «УМА» подтверждено техническим аудитом со стороны вендора Optimacros.

В процесс планирования на базе обновленной системы уже вовлечено большое количество пользователей, которые принимали участие в проекте внедрения. Руководство компании привлекает к работе с продуктом всех участников, влияющих на финансовый результат, что позволит оптимизировать координацию процесса планирования и выстраивать более сбалансированные и выверенные планы на всех уровнях управления.Рынок ИТ-услуг в России: оценки, тренды, крупнейшие участники. Обзор и рейтинг TAdviser 299.3 т

При помощи обновленной системы бизнесу удалось сократить время проведения бюджетной кампании до 2-х недель вместо 4-х, а также оптимизировать скорость формирования отчетов, время сбора и обработки фактических данных из источников почти в два раза. Это позволило перераспределить время специалистов, занятых выполнением рутинных операций, на решение более важных стратегических задач.

«Волжское пароходство» планирует развивать и обогащать систему. В ближайшем будущем специалисты реализуют расчет расстановки флота с использованием оптимизатора, консолидацию плановой и фактической отчетности по группе компаний и расширение функциональности модуля «Персонал».

Системы управленческой отчетности и бюджетирования – основа для трансформации бизнеса. Поэтому проект "УМА" имел критически важное значение для нашей компании. Уже на текущем этапе его реализации многие наши ожидания оправдались: мы оптимизировали не только трудозатраты и сроки формирования управленческой отчетности, но и лимитные затраты компании на 5%. Денежный эффект от внедрения системы оказался в полтора раза выше, чем мы планировали. И это далеко не полный перечень. Таких результатов удалось достичь, прежде всего, за счет высокого уровня вовлеченности команды финансового блока Волжского пароходства и наших партнеров. подчеркнул Михаил Бибнев, заместитель генерального директора по финансам и экономике компании «Волжское пароходство»

Направление грузоперевозок водным транспортом обладает глубокой спецификой: например, календарь работы флота на год должен учитывать подневный статус каждого судна, а графики ремонтов судов речного флота (РСФ) зависят от периода межнавигационного отстоя. Это требует применения нестандартных подходов в части системы планирования операционной деятельности. За время проекта нам удалось комплексно погрузиться в судоходный бизнес, разобраться и научиться управлять факторами, которые непосредственно влияют на эффективность планирования и финансовый результат - от матрицы расстановки флота до экономических и геополитических факторов. отметил Юрий Орлянский, директор Департамента ЕРМ «КОРУС Консалтинг»

Рады поздравить коллег с завершением проекта и быть причастными к достижению результата в столь сжатые сроки. Это стало возможным благодаря выбранной гибкой методологии внедрения, поддержанной возможностями платформы Optimacros. Валидация архитектурных решений укрепила уверенность в конечном результате при масштабировании MVP модели. Эффективность практической реализации достигнута благодаря многолетней и доказанной экспертизе в автоматизации процессов бюджетирования команды департамента ЕРМ «КОРУС Консалтинг», а также вовлеченности в проект ключевых экспертов и бизнес-спонсоров со стороны «Волжского Пароходства. прокомментировал Максим Шилов, коммерческий директор Оптимакрос

2023: Создание системы бюджетирования и управленческой отчетности

Судоходная компания «Волжское пароходство» и ГК «Корус Консалтинг» за 2 месяца запустили в промышленную эксплуатацию MVP модель системы бюджетирования и управленческой отчетности. Решение реализовано на базе российской платформы Optimacros. Об этом «Корус Консалтинг» сообщил 20 ноября 2023 года.

Система получила название «УМА» (умная аналитика) и собственный аватар (визуальный образ) внутри компании. Данное решение – один из приоритетных проектов «Волжского пароходства» в области автоматизации и цифровизации данных. Система позволит планировать затраты по каждому из нескольких сотен судов, отслеживать его статус в течение каждого дня календарного года, а также балансировать производственное время судна с графиком ремонтов и отстоев. А собственные имя и аватар усилят мотивацию сотрудников работать в новой системе.

Компания хотела отказаться от ручного процесса подготовки управленческой отчетности в Excel, который занимал у сотрудников много времени. Кроме того, было важно получить удобный инструмент для глубокой детализации данных и принятия обоснованных управленческих решений в условиях быстро меняющихся внешних факторов.

В будущем «УМА» поможет контролировать текущие бюджеты, осуществлять превентивный бюджетный контроль и формировать матрицу расстановки флота. Система позволит распределять производственную загрузку в зависимости от типа и маршрута судна для повышения маржинальности перевозок, а также аккумулировать необходимую информацию для оценки эффективности проведения крупных ремонтов судов.

В проекте «УМА» заявлен ряд масштабных задач, поэтому для удобства реализации его логически разделили на 2 части. Первый этап – создание MVP (Minimum Viable Product), который включает в себя основные формы и аналитики будущей системы. На втором этапе специалисты сформируют целевую модель – планируется, что работы будут завершены в начале 2024 года. Модель будет состоять из полноценной системы бюджетирования, скользящего прогнозирования и формирования фактической управленческой отчетности компании. В планах у команды проекта дополнить «УМУ» и другими опциями.

В условиях волатильной внешней среды есть потребность быстро принимать решения на основе оперативных и достоверных данных. «УМА» позволит нам реализовать ключевые задачи, связанные с планированием бюджета. Мы внедряем не традиционную систему планирования, а полноценный инструмент повышения доходности бизнеса, - подчеркнул директор по финансам и экономике компании «Волжское пароходство» Михаил Бибнев.

Для нас очень ценно, когда заказчик «готов» к проекту и находится на таком уровне зрелости, при котором осознает необходимость нашего продукта на данном этапе развития компании. Команда «Волжского пароходства» состоит из профессионалов, которые общаются с нашей командой на одном языке. Вызывает уважение подход компании к проекту – они понимают конечную цель и заряжены, чтобы прийти к результату. Такая синергия позволяет в достаточно сжатые сроки сделать этот проект качественно, - отметил Юрий Орлянский, директор департамента ЕРМ КОРУС Консалтинг.