ЭЛАР завершила создание Единой архивной информационной системы Республики Татарстан

2018

Завершение проекта создания Единой архивной информационной системы

6 июня 2018 года корпорация ЭЛАР объявила о завершении проекта создания Единой архивной информационной системы Республики Татарстан (ЕАИС РТ) на базе АИС ЭЛАР-Архив. Полностью автоматизирована передача на хранение в государственные и муниципальные архивы не только бумажных, но и электронных документов по истечении установленного срока. Благодаря данному решению автоматизирована вся архивная отрасль региона, включающая Государственный комитет, Государственный архив и 46 муниципальных архивов.

Проект начался в 2016 году и предполагал решение задачи по автоматической сдаче в электронном виде любых архивных документов, созданных в Единой межведомственной системе электронного документооборота РТ, которая действует с 2009 года и обеспечивает работу более 11 000 сотрудников и создание 8 тысяч новых документов и резолюций в день.

«Прием на государственное хранение электронных документов и их использование в соответствии с нормами архивного законодательства, пожалуй, один из самых актуальных вопросов, который касается деятельности архивов и качества предоставления архивных услуг населению в целом. Многие организации и учреждения имеют электронные архивы, содержащие массивы документов исключительно в электронном виде и при этом имеющих юридическую силу, равнозначную бумажным оригиналам». Александр Радченко, руководитель департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР

Кроме того, автоматизирована деятельность архивов в части оказания услуг физическим и юридическим лицам по выдаче справок и предоставлен доступ к фондам для исследований. ЕАИС РТ синхронизирована с порталом государственных услуг, т.е. каждый запрос граждан отображается в системе, а по желанию пользователей предусмотрено информирование о статусе обработки и уведомление о готовности необходимых документов с прикрепленной электронной копией. Автоматизация процесса позволила исключить ошибки, значительно сократить трудозатраты специалистов и время ожидания граждан по запросам документов.

Проект выполнен в рамках госпрограммы «Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016−2020 годы». В будущем предполагается его развитие и внедрение технологий и сервисов в архивную деятельность. В частности, проект планируется транслировать на другие регионы России, для этого в корпорации ЭЛАР разработан специальный программный интерфейс (API), который позволит легко интегрировать АИС ЭЛАР-Архив с любой СЭД.

Награждение муниципальных архивов региона комплексами ЭларСКАН А2

Как стало известно в феврале 2018 года, на расширенном заседании коллегии Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу было принято решение о награждении пяти муниципальных архивов региона комплексами планетарного сканирования ЭларСКАН А2.

C 2017 года с целью укрепления и развития материально-технической базы муниципальных архивов предусмотрена их грантовая поддержка. В рамках данной инициативы архивные отделы Верхнеуслонского, Елабужского, Заинского, Сабинского, Тетюшского районов были оснащены сканерами ЭларСКАН А2, которые поставила корпорация ЭЛАР. 28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT 8.1 т

С помощью ЭларСКАН А2 в муниципальных архивах планируется сканировать наиболее востребованные и ценные единицы хранения, среди которых документы фондов местных органов власти и государственного управления, органов местного самоуправления, организаций и предприятий; личные фонды и архивные коллекции и др.

Ожидается, что отныне работа по оцифровке документов в архивах муниципальных районов будет вестись системно. Это позволит наполнять цифровыми копиями этих документов «Единую архивную информационную систему Республики Татарстан», что, в свою очередь, положительно скажется на качестве и скорости оказания услуг по социально-правовым запросам граждан.

«Создание копий фонда пользования в цифровом формате дает архивам возможность изымать из обращения оригиналы документов и работать с электронными образами. Именно поэтому сканирование в хорошем качестве на профессиональном оборудовании является одним из важных инструментов, применяемых для обеспечения сохранности архивных документов». Александр Радченко, руководитель департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР

2017: Старт работы ЕАИС РТ

В начале 2017 года в Казани прошло расширенное заседание коллегии Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу, посвященное новым методам и инструментам сбора, хранения и предоставления архивной информации: в регионе заработала Единая архивная информационная система.

В мероприятии приняли участие Президент Татарстана Рустам Минниханов, руководитель Росархива Андрей Артизов, председатель Госкомитета региона по архивному делу Ирада Аюпова, представители республиканских министерств и ведомств, региональных и муниципальных архивов, предприятий, общественных организаций и науки.

Участники коллеги обсудили результаты и направления системной работы, которая ведется в настоящее время в республике по консолидации архивных данных от органов госвласти, предприятий и учреждений, некоммерческих и религиозных организаций, и отработке удобных сервисов предоставления нужной информации пользователям и заинтересованным лицам. Эта деятельность требует от Госкомитета поиска и создания новой методологии хранения, управления, поиска и предоставления доступа к архивным документам и данным. Госкомитет работает над этой задачей как в рамках создаваемой в настоящее время Стратегии развития архивного дела региона до 2030 года, так и выполнения мероприятий госпрограммы до 2020 года. О том, что сделано в течение года отчиталась Ирада Аюпова. В частности, в течение 2016 года реализован первый этап создания информационно-поисковой системы по документам органов государственной власти РТ, архивных учреждений.

Представитель компании-разработчика, руководитель департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР Александр Радченко, прокомментировал текущие результаты проекта: «В системе содержится вся информация из Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу, государственных и муниципальных архивов, автоматизированных информационных систем архивов. Это дает возможность архивистам республики очень оперативно искать документы и сведения, что положительно сказывается на сроках исполнения запросов и обслуживании пользователей в читальных залах».

Еще одной системой, которая заработала в Татарстане, стала Единая информационная система (ЕАИС РТ). Ею могут пользоваться не только работники архивов, но и рядовые граждане. Благодаря ее внедрению, а также наполнению базой данных в 885 000 записей, пользователям через Интернет доступен научно-справочный аппарат Государственного архива документов по личному составу РТ, Национального архива Республики Татарстан и Центрального государственного архива историко-политической документации республики.

В рамках заседания состоялась демонстрация внедренных систем, а также оборудования для оцифровки архивных дел и документов. Корпорация ЭЛАР также представила Комплекс самостоятельного сканирования (КСС) для организации в архивных учреждениях участков копирования документов пользователями читальных залов. Участники заседания отметили, что терминал удобен для пользователей и безопасен для оригиналов документов.

На 2017 год запланировано решение важнейшей задачи, которая предусмотрена в госпрограмме «Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016-2020 гг.» А именно: подготовки архивов к приему, сохранению и использованию электронных документов, обеспечению их аутентичности. В течение 2016 года разработчики системы электронного документооборота, которая используется во всех органах исполнительной власти РТ, создали модуль для выгрузки электронных документов из СЭД для передачи их в архивы. В текущем году начнется работа по интеграции модуля с ЕАИС РТ и отработка механизмов приема, сохранения и обеспечения аутентичности электронных документов при их передаче на госхранение. Таким образом, в Татарстане планируется реализовать передовой и уникальный для российских архивов проект.