«АК ОЗНА»: развиваемся с DIRECTUM более 5 лет
Развитие системы DIRECTUM в компании ОЗНА не прерывалось с 2008 года. Ежемесячно в СЭД переводятся новые бизнес-процессы. А главный драйвер непрерывного улучшения – заинтересованность сотрудников. Уже 6 лет компания ОЗНА тесно сотрудничает с DIRECTUM в области автоматизации документооборота. О развитии системы электронного документооборота рассказал Андрей Озеров, ведущий специалист отдела управления информацией ОЗНА.'
Каталог СЭД/ECM-систем,
компаний-разработчиков и интеграторов доступен на TAdviser
Андрей Озеров: Действительно, сегодня система DIRECTUM в компании используется гораздо шире, чем это было на момент завершения первого внедрения. Первый проект стартовал еще в 2008 году на одном из производственных предприятий холдинга. Когда мы получили положительные результаты от автоматизации, было принято решение о тиражировании системы и ее расширении.
Сейчас в системе порядка 100 типовых маршрутов и около 60 справочников. А развитие идет сразу в двух направлениях: автоматизация бизнес-процессов производства и обслуживающих подразделений.
Помимо базовых канцелярских и договорных процессов в электронном виде ведется работа с тендерной документацией, внутренними распорядительными документами, командировочными заявлениями.
TAdviser: Какой объем документооборота охватывает DIRECTUM? Какое количество сотрудников работает в СЭД?
Андрей Озеров: На сегодняшний день в системе зарегистрировано 2046 действующих пользователей. А объем документооборота с начала 2014 года вырос почти до 43 000 документов, среди них служебные записки, внутренние распорядительные документы, чертежи, договоры, счета, заявки и прочие.
TAdviser: Могли бы Вы дать оценку результатам развития системы DIRECTUM на вашем предприятии?
Андрей Озеров: Главный драйвер развития системы электронного документооборота в компании ОЗНА – заинтересованность сотрудников в ее постоянном улучшении, в облегчении их работы за счет автоматизации рутинных операций. Так, с помощью DIRECTUM решен ряд специфических задач, например, ведение реестра неблагонадежных поставщиков, реестра исков и претензий и так далее. Доходы российских поставщиков ИТ-услуг за год выросли на 2,6% и достигли 549,3 млрд рублей
В результате развития система DIRECTUM стала важной частью информационной среды компании. Она решает множество разнородных задач, позволяя сотрудникам эффективно взаимодействовать и обмениваться информацией.
Если говорить более конкретно:
- на сегодняшний день более 90% сотрудников ОЗНА работают в DIRECTUM;
- процессы согласования, рассмотрения документов ускорились, даже процедуры планирования и анализа аудитов стали проще;
- сократилось количество ошибок при заполнении документов;
- легче выявляются причины задержек в тех или иных процессах;
- повысилась ответственность и дисциплина исполнителей.
TAdviser: Развивается ли проект сегодня? Какие бизнес-процессы планируется охватить еще?
Андрей Озеров: Буквально месяц назад мы собственными силами обновили DIRECTUM до версии 5.0. Если судить о развитии системы по заявкам, то сейчас мы разрабатываем примерно один новый процесс в месяц. Имеется тенденция к автоматизации небольших (3-5 участников) бизнес-процессов. Новые справочники создаются реже, но работа в этом направлении также ведется. Из последних разработок самыми интересными являются «Реестр недобросовестных поставщиков» и «Реестр исков и претензий».
В ОЗНА нет единого подразделения, которое бы занималось постоянным совершенствованием бизнес-процессов. В основном, развитие системы ведется за счет пользователей, которые предлагают идеи, как сделать тот или иной процесс удобнее для себя. В этой связи мы планируем провести комплексный срез знаний сотрудников и разработать новые, углубленные программы обучения. В ближайшее время планируется закупка новых лицензий, а также будем настраивать интеграцию DIRECTUM с системой 1С.
TAdviser: Не так давно компания DIRECTUM анонсировала новое решение по игрофикации «DIRECTUM Восхождение». Применяются ли игровые механики в СЭД в ОЗНА? Какие результаты могли бы отметить?
Андрей Озеров: Впервые о применение игровых механик в системе услышал на Открытых днях DIRECTUM в 2013 году. Тема показалось интересной. Через некоторое время по инициативе руководителя службы информационных технологий ОАО «АК ОЗНА» Бориса Николаева внутри компании провели конкурс.
Выбирались победители в 4 номинациях:
- самый активный пользователь системы;
- больше всего созданных задач;
- больше всего выполненных заданий;
- больше всего созданных документов.
Так мы глубже познакомились с геймификацией. Что интересно, по завершении конкурса значительно вырос уровень исполнительской дисциплины – задания стали выполнять быстрее. Наиболее полезной геймификация оказывается при обучении. По наблюдениям, многие пользователи с удовольствием изучают систему, высказывают пожелания по автоматизации процессов. Геймификация позволит выявить таких пользователей, заинтересовать их.