Norbit SRM: закупки на уровень выше

Norbit SRM: синергия опыта и технологий

НОРБИТ (входит в группу ЛАНИТ) учел новые потребности бизнеса и разработал решение для автоматизации закупок — Norbit SRM. С его помощью заказчики организуют эффективный процесс, контролируют работу с поставщиками, ведут электронный документооборот и оптимизируют бюджет.

Кроме экспертов компании в разработке участвовали директора по закупкам с большим практическим опытом, а также консультанты «Большой четверки» (крупнейшие в мире компании, предоставляющие аудиторские и консалтинговые услуги: Deloitte, PricewaterhouseCoopers, Ernst & Young, KPMG). В результате получилось объединить 20-летнюю внутреннюю экспертизу по внедрению зарубежных SRM и отраслевые компетенции внешних специалистов.

Norbit SRM базируется на low-code платформе BPMSoft и предназначена для автоматизации полного цикла закупок: от сбора заявок на приобретение до оформления заказа поставщику. С помощью Norbit SRM клиенты оптимизируют бизнес-процессы, снижают затраты и повышают эффективность работы.

5 главных принципов Norbit SRM

В основе решения 5 ключевых ценностей: гибкость, независимость, модульность, омниканальность и комплексность. Каждая из них — набор технологических и функциональных возможностей.

Гибкость

Адаптивность и быстрая реакция на изменения критически важны для современного бизнеса. Low-code инструменты позволяют Norbit SRM подстраиваться под требования любой компании. В системе можно быстро настраивать шаблоны, процессы, формы и аналитику.

Независимость

Заказчик сам выбирает вариант внедрения и дальнейшего сопровождения: с помощью интегратора, при поддержке партнеров Norbit SRM или силами собственного ИТ-подразделения.

Модульность

Norbit SRM построена по принципу Lego: можно использовать готовые модули, разрабатывать собственные или подключать внешние программные разработки. Заказчик может собрать уникальное решение под свои нужды и поэтапно добавлять новые модули, исходя из задач и бюджета.

Омниканальность

Norbit SRM поддерживает сложные и разветвленные схемы поставок, позволяет использовать различные каналы и их комбинации для организации сквозных процессов внутри компании и взаимодействия с поставщиками.

Комплексность

Эксперты НОРБИТ консультируют заказчиков на всех этапах проекта, от внедрения до поддержки: помогают подобрать правильные инструменты и менять их по мере развития бизнеса, дорабатывают смежные системы и обучают сотрудников. Переход на Norbit SRM — это комплексный проект, который включает оптимизацию цикла закупки, внедрение необходимых модулей и доработку смежных систем: MDM, CRM, ERP, WMS, ЭТП и Портала поставщиков.

Ключевые возможности и функциональные модули системы

Управление базой поставщиков (SLM)

Модуль «Управление поставщиками» (Supplier Lifecycle Management) отвечает за взаимодействие с поставщиками: их регистрацию, аккредитацию и квалификацию. Учетные системы и мастер-справочники агрегируют лишь ограниченную информацию по действующим контрагентам, а Norbit SRM хранит данные даже о потенциальных партнерах.

Закупочные процедуры (SRC)

Назначение модуля «Закупочные процедуры» (Sourcing) — сбор рыночной информации по требуемой номенклатуре и выбор поставщика для закупки. Проводите закупочные процедуры разного формата (анализ рынка, запрос предложений, тендер) по электронной почте с заполнением шаблона КП (коммерческое предложение), через электронную торговую площадку (ЭТП) или на Портале поставщиков. В системе фиксируются технические и коммерческие критерии для оценки, формируется пул претендентов, рассылаются приглашения к участию в процедуре.

Управление заказами (PRC)

Модуль «Управление заказами» (Procurement) сопровождает процесс поставки ТМЦ и оказания услуг, включая размещение заказов, управление сроками, приемку и инициацию оплаты. Формируйте заказы в системе в рамках договора или на базе каталога поставщика, контролируйте их исполнение, управляйте прогнозными сроками поставки.

Создавайте график и планируйте ваши платежи. Управляйте счетами, контролируйте оплаты и получение первичной документации. Взаимодействуйте с партнерами через Портал поставщиков.

Norbit SRM обеспечит целостность сквозного процесса «Заявка-Закупка-Договор-Заказ-Счет-Оплата», в том числе при помощи интеграций со смежными системами.

Сбор потребностей и выбор способа обеспечения (DPM)

Модуль «Сбор потребностей и выбор способа обеспечения» (Demand Planning Management) предназначен для комплексного сбора, очистки, определения и согласования с целью дальнейшей закупки.

В заявке на приобретение инициатор выбирает существующую позицию из справочника или создает новую, указывает необходимые характеристики и подтверждает актуальность сбора данных о доступных аналогах. Также можно получать заявки по интеграции из смежных систем и загружать потребности при помощи шаблона в Excel.

Управление договорами (CLM)

Модуль «Управление договорами» (Contract Lifecycle Management) включает их создание, сопровождение, изменение и расторжение.

В Norbit SRM легко формировать реестры договоров для заведения новых и хранения уже существующих. Система оптимизирует трудозатраты при помощи интеграции модуля Norbit SRM с системой электронного документооборота (ЭДО). Быстро формирует реестр обязательств на основании ключевых условий документа и помогает отслеживать задачи, сроки и основные этапы.

Управление каталогами (CAT)

Модуль «Управление каталогами» (Catalogue Management) нужен для упрощенных закупок в формате self-service. Проведите конкурс, зафиксируйте цены на определенный период и положите их на рамочный договор с прейскурантом. Дальше малоценные закупки по этому документу инициаторы выполняют самостоятельно. Контроль и согласование таких заказов можно настроить индивидуально.

Аналитика и отчетность

Интерактивные дашборды в системе Norbit SRM позволяют получать оперативную информацию о закупках, договорах, поставщиках, стоимости, категориях, KPI и др. Аналитический модуль Norbit SRM помогает проводить анализ и сравнение системных данных по фиксированным разрезам, настраивать дашборды в соответствии с ролевыми моделями, выгружать данные в удобном формате и многое другое.

Бизнес-эффекты системы

Norbit SRM дает пользователям следующие преимущества:

• агрегирование потребностей, приглашение в закупку большего количества участников, механизмы переторжки и редукциона снижают затраты компании;
• стандартизация процессов повышает эффективность работы на всех этапах;
• централизованное хранение информации облегчает поиск, анализ и обработку данных;
• автоматизация взаимодействия между ответственными закупщиками, участниками и согласующими лицами сокращает трудозатраты и делает работу более прозрачной;
• проверка поставщиков на благонадежность снижает финансовые и операционные риски;
• проактивная работа по формированию базы поставщиков повышает конкурентность закупок и адаптивность к изменениям рынка;
• надежный отбор поставщиков улучшает качество закупаемых товаров и услуг;
• регулярное взаимодействие между компанией и поставщиками укрепляет взаимоотношения и делает их более выгодными;
• инструменты управления задачами, операционные дашборды и сервис уведомлений помогают эффективно управлять и контролировать закупочные процессы.

Дополнительные инструменты

В Norbit SRM есть широкий набор инструментов, которые делают работу отдела закупок удобной и максимально продуктивной.

• Конкурентный лист: оценка и сравнение предложений участников конкурсной процедуры и дальнейшего выбора победителя.
• Сервис согласований: инструмент для проведения согласования и утверждения документов «от заявки до оплаты».
• Коллегиальное принятие решений: управление работой тендерного комитета — от утверждения результатов закупки до перевода поставщика в черный список.
• Конструктор шаблонов анкет: универсальный инструмент настройки анкет и проведения аккредитации, квалификации, аудита поставщиков.
• Омниканальная коммуникация: расширение для общения с поставщиками в популярных мессенджерах, не выходя из системы.
• Подбор аналогов: дополнение на основе механизмов машинного обучения для интеллектуального поиска и подбора аналогов к номенклатуре.
• Расширенная аналитика (BI): специализированное решение для отчетности по закупкам. Подключение разных источников данных и быстрая настройка дашбордов без привлечения IT-отдела позволяют отслеживать процесс и влиять на результаты.
• Собственный портал поставщиков: для управления сквозным взаимодействием с поставщиками от регистрации до оплаты на одной платформе. Может использоваться в связке с другими модулями Norbit SRM.

Каких результатов ожидать

Группа компаний «АгроТерра», занимающаяся растениеводством и семеноводством, внедрила Norbit SRM и сократила цикл закупки на 50%, а также повысила эффективность взаимодействия с поставщиками, унифицировала и консолидировала закупочные процессы. Проект реализован всего за полтора месяца, так как заказчик выбрал коробочную версию продукта без серьезных доработок.

Решение Norbit SRM уже используют «Пулково», «Лента», «Русагро» и другие крупные компании. По итогам проекта они получают:

• стандартизацию и автоматизацию бизнес-процессов,
• снижение трудозатрат за счет минимизации объемов ручного ввода,
• повышение эффективности закупок за счет использования инструментов автоматизации,
• сокращение цикла закупок,
• прозрачность и управляемость процессов благодаря инструментам аналитики и визуализации.

Norbit SRM — это инновационное российское решение для автоматизации закупок, которое сочетает в себе 20-летний опыт команды НОРБИТ и передовые технологии. С его помощью компании оптимизируют процессы и сокращают затраты на взаимодействие внутри организации и с поставщиками вплоть до 80%.