Пульт управления компанией. Обзор возможностей российской системы «Мотив 2.5»

Управление современной компанией требует наличия целого набора инструментов. Это система электронного документооборота (СЭД и ECM), контроль исполнения поручений, решение для работы с клиентами и заказчиками, система управления проектами, рабочее пространство для совместной работы над документами, корпоративный мессенджер и ВКС и т.д. Все эти приложения помогают упорядочить и автоматизировать множество процессов: поставить под контроль выполнение поручений, значительно ускорить движение и согласование документов, структурировать проекты и управлять ими, планировать и проводить встречи и совещания, приглашая на них сотрудников из других офисов и подразделений, а при необходимости – и из других компаний, вести работу с клиентами, сохраняя полную историю взаимодействия с каждым из них.

Все эти решения можно внедрить по отдельности, получив их у разных разработчиков. Но при этом придется решать задачи по интеграции, зачастую непростые. Ведь не у каждого продукта имеется открытый API или готовая интеграционная шина. Тем ценнее для заказчика, когда необходимый набор инструментов можно получить в рамках отдельного комплексного решения «все-в-одном».

Одним из таких продуктов можно назвать отечественную систему оперативного управления компанией «Мотив», продукт российской компании Motiware. «Мотив» имеет солидную историю, его разработка ведется с 2000 года, а количество клиентов превышает 1500 компаний и госструктур из России, СНГ и стран Европы. На момент написания этих строк последней версией является «Мотив 2.5». Расскажем о ней более подробно.

Рис.1. Главное окно системы «Мотив»

Система «Мотив» представляет собой мощный «комбайн» для управления внутренними бизнес-процессами в организации, неважно крупной, средней или небольшой. Она включает в себя функции электронного документооборота (СЭД и ECM) с поддержкой потокового сканирования и ЭЦП, управления задачами и контроля их исполнения, проектного менеджмента, взаимодействия с клиентами и совместной работы сотрудников, инструменты для осуществления звонков и проведения видеоконференций. Даже не будучи специалистом можно вспомнить, что для покрытия всех этих функций зачастую использовались отдельные приложения, нередко зарубежные, от ведущих мировых ИТ-вендоров. Большинство этих вендоров ушли из России, оставив своих заказчиков без поддержки и обновлений. Поэтому отечественным заказчикам давно пора задуматься о миграции на российские решения, и лучше всего, если эти решения смогут охватить сразу несколько задач. Система «Мотив» позволяет это сделать. Данное решение ориентировано, прежде всего, на руководителей компании, как высшего, так и среднего звена, поскольку позволяет контролировать работу других сотрудников. Можно сказать, что «Мотив» заменяет для руководителя не одного, а нескольких секретарей.

Архитектура системы «Мотив» включает в себя три модуля: Workflow, Docflow и Complete. Модуль Workflow позволяет работать с задачами, но не поддерживает работу с документами. Модуль Docflow позволяет работать с документами, но не поддерживает работу с задачами и подзадачами, а также с рабочими группами. Модуль Complete дает возможность работать как с задачами, так и с электронным документооборотом. Работать в системе можно с помощью одного из этих трех модулей, смотря, как это удобно пользователю. «Мотив» является приложением с веб-интерфейсом, для работы в нем необходим обычный веб-браузер. Разработчики рекомендуют Mozilla Firefox или Google Chrome. Решение может быть развернуто как на сервере заказчика или хостинг-провайдера, так и получено с сервера разработчика по подписной модели (SaaS). Существуют клиентские приложения для работы в операционных системах Windows («Информер») и MacOS (XConductor). Работает система и в ОС Linux, разработчики гарантируют совместимость с популярными отечественными дистрибутивами (Rosa «Кобальт», Ред ОС, Astra Linux). Интерфейс системы «Мотив» также адаптирован для работы с браузеров мобильных устройств. В новой версии 2.5. появилось и клиентское приложение для мобильных устройств на базе iOS, способное работать не только в онлайн, но и в оффлайн-режиме с последующей синхронизацией при подключении.

Рис.2 Интерфейс мобильного приложения системы «Мотив»

Главное меню системы «Мотив» включает в себя пять главных разделов: «Задачи», «Документы», «Связь», «Календарь», «Библиотека», а также три вспомогательных: «Инструменты», Справка и Поиск. В разделе «Задачи» можно создавать новые задачи, в том числе и по шаблону, назначать одного или нескольких исполнителей и контролеров, просматривать задачи, по которым пользователь назначен контролером, просматривать задачи других сотрудников, если это позволяют полномочия данного пользователя, а также работать с архивом задач и со списком проектов. В разделе «Документы» доступен список документов, отправленных пользователю на рассмотрение, на исполнение, для сведения. Для заверения документов пользователю доступна ЭЦП от российского провайдера «КриптоПро». Также в разделе «Документы» возможно создание новых документов (в том числе по шаблону), просмотр всех документов, находящихся на рассмотрении и на исполнении. Имеется Единый реестр документов, который отображает документы и задачи, в которых участвует пользователь. Функции контроля прохождения документов позволяют проверить путь каждого документа, созданного пользователем внутри компании.

Предусмотрены функции статистики по документам и архив с возможностью поиска по нему. В новой версии 2.5 значительно доработаны функции документооборота. Так, разработчиками была добавлена возможность создания черновиков документов. В созданный черновик можно в любое время внести изменения, и отслеживать историю изменений, а также отправить на согласование или исполнение после завершения процесса подготовки. В разделе «Связь» можно найти инструменты, отвечающие за создание и просмотр видеоконференций, журнала звонков (в том числе пропущенных) пользователей системы «Мотив», доступных по полномочиям, а также корпоративный мессенджер для создания объявлений и сообщений. Раздел «Календарь» позволяет контролировать сроки выполнения задач и контрольных точек по ним, вести личный ежедневник с записями о планируемых встречах и совещаниях. Раздел «Библиотека» позволяет хранить файлы произвольного формата с разграничением прав доступа пользователей к папкам библиотеки. С его помощью можно организовать архив приказов и распоряжений руководителя, корпоративные базы знаний, хранить инструкции, методические указания и многое другое.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.9 т

Поддерживается разграничение прав доступа к каждому документу в «Библиотеке». Раздел «Поиск» позволяет искать документы по названиям и атрибутам, в разделе «Справка» находится пользовательская документация, а в разделе «Инструменты» можно настраивать систему «Мотив», средства электронного документооборота и информационной безопасности. Также в разделе «Инструменты» имеется пункт «Отчеты», ориентированный на руководителей организации. Функции по получению отчетности позволяют вести учет рабочего времени подразделений и пользователей, контролировать сроки выполнения задач и поручений. Всего «из коробки» поставляется два десятка различных видов отчетов. Если этого набора будет недостаточно, можно будет создать новые благодаря открытому API.

Контроль выполнения задач и поручений в системе «Мотив» реализован сразу по нескольким направлениям. Система поддерживает полный жизненный цикл работы с поручениями: создание, ознакомление и исполнение, расстановка приоритетов и распределение нагрузки между сотрудниками, систематизация поручений с помощью папок с фильтрами, проверка выполнения и контроль сроков исполнения поручений. Для структурирования и лучшего контроля работы над задачей последняя может быть разбита на контрольные точки. Просроченные контрольные точки отмечаются красным цветом, а выполненные – зеленым. Уведомления о наступлении и приближении контрольных точек автоматически направляются через интерфейс системы, по почте и SMS. Над задачами сотрудники работают не автономно, а в рамках единого информационного пространства, в котором размещены общие документы, задачи и обсуждения. В задачах сотрудники отчитываются о проделанной работе, отвечают на вопросы, делятся идеями и обмениваются файлами. Как утверждают разработчики, при наличии эффективно работающего единого информационного пространства, отпадает необходимость в использовании электронной почты.

Рис.3 Лента действий по задаче

В целом, система «Мотив» отличается удобством установки и последующей настройки. По словам разработчиком, в среднем проект внедрения в организации занимает около двух недель. В основном, это время отводится на процедуры интеграции и переноса данных из других приложений. Дистрибутив системы представляет собой серверную часть и базу данных, которые могут быть установлены на Linux- и Windows-сервер. «Мотив» интегрируется с сайтами и порталами, бизнес-приложениями на платформе «1С», пакетами Microsoft Office и LibreOffice, Microsoft Active Directory, Федеральной системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и другими продуктами и сервисами. Для интеграции с другими приложениями разработчики предлагают открытый API. Функции API написаны на языке XML. Подробно обо всех функциях API можно прочитать в Руководстве программиста системы «Мотив». Многих заказчиков интересует вопрос миграции с других систем, в которых уже имеются наработанные данные. В системе «Мотив» есть возможность загрузки справочников из файлов XLS/XLSX, а также загрузки карточек документов с файлами из XLS/XLSX и XML. Загрузка осуществляется через интерфейс системы, поэтому не требуется навыков программирования. Необходимо в сторонней системе выгрузить данные в одном из требуемых форматов, в системе «Мотив» создать справочники и типы документов с полями для загрузки.

Лицензионная политика компании Motiware предусматривает два варианта. Первый вариант «Именная лицензия», дает право конкретному сотруднику работать в системе. Второй вариант «Конкурентная лицензия» дает право на одно подключение к системе в один момент времени, которое может быть совместно использовано любым количеством поименованных пользователей. При использовании любой политики лицензирования число активных пользователей не может превышать значение, указанное в файле лицензии. Как мы уже говорили выше, система «Мотив» разделяется на три модуля: Docflow, Workflow и Complete. Стоимость бессрочной именной лицензии для первых двух составляет 5 тыс. руб., а для третьего - 6,5 тыс. руб. Стоимость бессрочной конкурентной лицензии несколько выше, и составляет 10 и 11 тыс. руб. соответственно. Для клиентов, приобретающих большое количество лицензий, компания-разработчик обещает скидку.