20 сентября 2017 года в Москве аналитический центр TAdviser провел конференцию СЭД и ECM Day 2017, основной темой которой стали тренды автоматизации документооборота.

Как и предыдущие мероприятия TAdviser по темам СЭД/ECM, конференция показала высокий интерес заказчиков и вендоров к этому сегменту ИТ. В общей сложности ее посетили более 110 человек из коммерческих и государственных структур. В их числе – представители таких организаций как Госдума РФ, Минкомсвязи, Газпромбанк, «Сбербанк страхование», «РусГидро», «Сургутнефтегаз», «Согаз», «Объединенная двигателестроительная корпорация», «Металлоинвест», «Спортмастер», «Дикси», «Фармстандарт», «Инвитро» и многих других.

В ходе мероприятия участникам были представлены примеры использования СЭД/ECM систем в крупных компаниях в России, видение рыночных тенденций от игроков рынка и экспертов, обзор продуктов и услуг.

Опыт заказчиков, мнения экспертов

Ренат Габдулин, начальник отдела проектирования портфеля проектов комплекса проектирования ПУ «СургутАСУнефть», в своем докладе рассказал о бизнес-процессах документооборота «Сургутнефтегаз» за пределами делопроизводства. Он описал, как устроена единая информационная система компании и место ECM-решениях в ней, этапы ее создания, охваченные бизнес-процессы. Помимо основного делопроизводства, система позволяет работать с проектно-технической и проектно-сметной документацией, вести производственно-финансовый документооборот, претензионно-исковую деятельность.

Ренат Габдулин, начальник отдела проектирования портфеля проектов комплекса проектирования ПУ «СургутАСУнефть»

Начальник информационно-аналитического управления Росстандарта Тамара Кожевникова рассказала о перспективных направлениях развития СЭД в своей организации. В частности, о планах по созданию централизованной системы электронного документооборота (ЦСЭД) на базе уже используемой в Росстандарте платформы Docsvision. В ведомстве ожидают, что единая система позволит автоматизировать процессы внутреннего и внешнего документооборота, контроль исполнения поручений, предоставить руководителям удобный инструмент документационного управления организацией.

Тамара Кожевникова, начальник информационно-аналитического управления Росстандарта

Также по итогам проекта Росстандарт рассчитывает сэкономить на внедрении, использовании и поддержке СЭД за счет централизованного внедрения, ЦОДа и технической поддержки на стороне оператора, перейти на юридически значимый безбумажный документооборот, в том числе при межведомственном взаимодействии в отрасли, повысить уровень ИБ за счет организации единого ЦОДа.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Артем Виноградов, руководитель проекта завода «НЗ 70-летия Победы» («Концерн ВКО «Алмаз-Антей»), поделился опытом самостоятельного внедрения СЭД TESSA в этой организации. Он рассказал об этапах внедрения и доработки системы, ее текущем состоянии и целях создания. В числе последних, помимо автоматизации процессов работы с документами, - построение единого электронного архива договорных документов, формирование и автоматизация процессов согласования договоров, автоматизация рабочего места руководителей и исполнителей.

Артем Виноградов, руководитель проекта завода «НЗ 70-летия Победы»

Начальник Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий Федеральной службы по аккредитации Юрий Бутенко рассказал участникам конференции об организации электронного документооборота в национальной системе аккредитации. Он осветил вопросы, как устроена система документооборота в Росаккредитации и какое место она занимает во взаимодействии с бизнесом, гражданами и другими органами власти. Отдельное внимание он уделил вопросу сокращения операционных затрат за счет внедрения электронного документооборота.

Юрий Бутенко, начальник Управления административно-финансовой деятельности Росаккредитации

Менеджер по развитию бизнес проектов Paulig Group Игорь Кастильо осветил в своем докладе опыт внедрения внешних и внутренних систем электронного документооборота. Он привел предпосылки и цели внедрения СЭД, рассказал о стратегии развития электронного документооборота в компании и дал участникам ряд рекомендаций по эффективному управлению проектами внедрения СЭД.

Игорь Кастильо, менеджер по развитию бизнес проектов Paulig Group

Перейти полностью на безбумажный документооборот компания планирует в 2020 году. В 2015 году в Paulig Group на облачную платформу была перенесена система совместной работы, в 2017 году на нее планируется перенос системы внутреннего документооборота. Миграция на облачную платформу, по словам Кастильо, обеспечивает мобильность и доступность системы, увеличивается скорость обработки документов и их одобрения. Помимо этого, снижаются расходы на поддержку платформы, а интеграция с другими сервисами становится проще.

Павел Сапрыкин, руководитель отдела по развитию СЭД сети «Дикси», и его коллега Георгий Ремонтов, руководитель проектов, поделились опытом внедрения юридически значимого документооборота в компании и реализации проекта по интеграции системы TESSA с пятью провайдерами электронного документооборота.

Павел Сапрыкин, руководитель отдела по развитию СЭД «Дикси»

Георгий Ремонтов, руководитель проектов «Дикси»

Помимо истории внедрения и архитектуры системы, они рассказали также о сложностях проекта. В их числе - организационные и бизнес вопросы перехода на новую технологию, большая нагрузка по числу документов, сложности интеграции с другими системами, участие в разработке нескольких команд и ряд других.

Темой доклада Павла Горшкова, начальника отдела документационного обеспечения управления Федерального центра по проектированию и развитию объектов ядерной медицины ФМБА России, стали ключевые факторы успешного внедрения СЭД. Исходя из опыта внедрения СЭД в своей организации, он считает, что важно получить поддержку генерального директора для внедрения СЭД, сформировать рабочую группу проекта из ключевых специалистов, определить границы стартового внедрения.

Павел Горшков, начальник отдела документационного обеспечения управления Федерального центра по проектированию и развитию объектов ядерной медицины ФМБА России

По мнению Павла Горшкова, при выборе платформы СЭД стоит ориентироваться на ее современность, наличие готового решения и конструктора: готовые решения можно адаптировать под нужды компании с наименьшими затратами, отметил он. Крайне важно рассчитать экономию затрат после внедрения СЭД: расчет защитит от возможных нападок со стороны финансовой службы. Отдельно Горшков привел основные факторы успеха на этапах поддержки и развития системы, обучения персонала работе с ней.

Игроки рынка: тенденции и решения

Дмитрий Шмайлов, начальник отдела развития ЕСМ решений корпорации «Элар», осветил вопросы трансформации ECM на протяжении времени. Он затронул вопросы эволюции ECM систем, требований заказчиков к ним и какими системы должны быть на сегодняшний день, чтобы соответствовать требованиям бизнеса.

Дмитрий Шмайлов, начальник отдела развития ЕСМ решений «Элар»

Также докладчик представил участникам конференции решение «Элар Контекст» - единую платформу хранения и управления документами и ее возможности. Решение работает на уровне документов, бизнес-процессов и данных, создавая единое пространство для взаимодействия сотрудников и информационных систем. В компании говорят, что в этой платформе собран 25-летний опыт разработки «Элар».

Генеральный директор «К2РУ» Андрей Холинов рассказал о возможностях новой К2 – платформы для цифровой трансформации бизнеса, которая позволяет автоматизировать различные процессы в организациях. Он подробно остановился на функциональности решения и эффектах от внедрения. Также спикер привел примеры использования К2 в крупных компаниях. В их числе – Высшая школа экономики, Shell, Fozzy Group, Kimberly-Clark и другие.

Андрей Холинов, генеральный директор «К2РУ»

Темой выступления коммерческого директора СЭД «ТЕЗИС» Ивана Ласкина стали эволюция развития мобильных клиентов СЭД и, как ее следствие, доступная мобилизация для всех сотрудников. Докладчик рассказал о технологическом развитии мобильных клиентов СЭД и их распространении на рынке. Мобильные клиенты сейчас есть у всех СЭД, и предназначены они в основном для руководства, отметил Ласкин, добавив, что существующие клиенты тяжело кастомизируются.

Иван Ласкин, коммерческий директор СЭД «ТЕЗИС»

Также он рассказал о функциях мобильного клиента нового поколения, который «ТЕЗИС» планирует выпустить в 4 квартале 2017 года. Оно сможет охватить не только руководство, а всех сотрудников компании.

Алексей Трефилов, директор компании Elma, поведал участникам об управлении эффективностью бизнес-процессами посредством симбиоза среды автоматизации и среды мониторинга на платформе, разработанной Elma. Он рассказал, как устроена система и как она работает, подробно остановившись на процессах автоматизации отдельных процессов. Также докладчик привел пример успешного внедрения системы у одного из заказчиков – в Kapital Bank и его результатах.

Алексей Трефилов, директор Elma

Ведущий менеджер по развитию продукта НИИ СОКБ Иван Шошев посвятил свое выступление вопросам предотвращения утечки конфиденциальной информации в электронном документообороте. Он рассказал об актуальности проблемы утечек информации для организаций и связанных с ними убытков, описал основные пути утечек документов и примеры инцидентов.

Иван Шошев, ведущий менеджер по развитию продукта НИИ СОКБ

В качестве решения проблемы докладчик представил участникам мероприятия TAdviser продукт SafeCopy – инновационную систему, позволяющую предотвращать и идентифицировать канал утечки конфиденциальной информации. Он рассказал о том, как работает система и пример ее внедрения в ЦБ РФ.

Руководитель отдела продаж компании Directum Иван Нагорнов в своем выступлении рассказал о нюансах внедрения межкорпоративного документооборота (МКДО). Он осветил такие аспекты как предпосылки и цели его внедрения, задачу и схему его работы, требования к внедренцу. Докладчик объяснил, как можно построить МКДО на платформе Directum.

В завершение мероприятия была организована дискуссия участников. В ходе нее участники поделились мнениями о том, кто является главным трендмейкером российского рынка СЭД/ECM, оправдались ли ожидания от тренда на импортозамещение, как подготовится к внедрению СЭД/ECM, каковы особенности электронного межкорпоративного документооборота в России и по многим другим вопросам.

В перерыве и по завершении мероприятия участники общались в неформальной обстановке