Комплексное решение Kyocera для документооборота — от софта до принтеров
Почему документообороту уделяют столько внимания? Потому, что он есть в любой компании и может обходиться дорого! Автоматизация и другие формы оптимизации docflow приводят к экономии, влияющей на общие финансовые показатели компаний. Какие решения для оптимизации docflow предлагают ключевые вендоры?
Содержание |
Современным компаниям нужны комплексные ИТ-системы, способные решать бизнес-задачи, оптимизировать расходы и повышать эффективность сотрудников – это справедливо для любых областей деятельности, в том числе, для рассматриваемого нами документооборота (docflow). В данном случае для построения полнофункционального решения нужны как программы и традиционные компьютеры, так и специализированные аппаратные решения – принтеры, сканеры, многофункциональные устройства (МФУ).
Функционально полный набор продуктов для построения систем документооборота представляет только одна компания – Kyocera – на примере ее предложения и рассмотрим инструменты для построения современной docflow. Интересно, что изменения концепции у данного вендора привели к тому, известный производитель корпоративных принтеров и МФУ даже сменил название — теперь оно полностью звучит как «Kyocera Document Solutions».
Система должна быть комплексной!
Компания создала стройную концепцию управления процессом документооборота у заказчиков – Managed Document Services (MDS). Важно, что MDS предусматривает масштабирование, что позволяет ей быть актуальной для компаний разного размера: от SMB до корпораций. Разумеется, программные решения должны обладать гибкостью, чтобы можно было адаптировать их функциональные возможности к конкретному заказчику: к особенностям его задач, структуры и т.д.
Важно, что адаптация представляет собой сложный процесс, который зачастую требует как внедрения технических решений, так формализации и пересмотра ряда внутренних процессов, которые имеют отношение к работе с документами. Для этого нужна профильная экспертиза, которой располагает Kyocera Document Solutions и локальные партнеры компании. Заказчикам доступен полный спектр услуг: Kyocera и ее локальные партнеры способны с минимальным уровнем затрат реализовать консалтинг, поставку и настройку оборудования, создание системы работы с документами, а также обеспечить ее дальнейшее сопровождение.Михаил Садиров, SMART technologies: На тестирование мультивендорных решений есть спрос 
В рамках MDS созданы специализированные функциональные модули для разных групп задач, встречающихся в организации docflow. Рассмотрим подробней, что позволяет Kyocera Capture Manager (КСМ), созданная для первичной обработки потока входящих документов. Обработка входящих документов — процесс трудоемкий, а потому дорогой, поэтому и рассмотри КСМ, которая при правильном применении способна существенно снизить общие расходы на docflow у заказчиков.
Источники бывают разными
В любой компании источников входящих документов может быть множество. Документы могут передавать поставщики и покупатели, партнеры и представители регуляторов, собственные сотрудники – менеджеры, экспедиторы, шофера и т.д. Все эти потоки должны быть формализованы, что представляет собой комбинацию управленческих и технических задач.
Например, в электронной форме документы входящие могут поступать по электронной почте, быть размещены на файлообменниках, появляться на компьютерах офисной локальной сети или на серверах корпоративной инфраструктуры, быть доставлены на мобильных устройствах и т.д. Что будет разрешено, а что запрещено для разных групп сотрудников, зависит от принятых в компании протоколов. Формирование спектра разрешений – только часть задач по управлению потоками.
Какие приходят документы
Входящие документы сегодня бывают разных типов: договоры, акты, счета, накладные, анкеты, формы опросов, штрих-коды и т.д. Однако, в любом случае их нельзя напрямую размещать в общей базе компании. Требуется предварительная обработка, унификация и специализированный «data mining» – автоматическое извлечение из входящих заданных наборов значимых данных для последующего использования в бизнес-приложениях: от EPR и CRM до бухгалтерии и отчетов для высшего руководства.
Входящие документы могут быть как изначально в электронном виде, так и поступать «на бумаге», то есть требовать предварительного сканирования с последующим распознаванием текста (OCR). Однако, OCR может потребоваться и для документов в электронной форме, которые могут быть в виде JPEG- или PDF-файлов. Заметим, что технологии распознавания, используемые Kyocera, очень мощные – они могут работать даже с документами, написанными от руки!
От документов – к данным
KSM выполняет ряд действий, которые в терминах Kyocera называют «преобразованием неструктурированных данных». Нужно выполнить ряд интеллектуальных действий с входящими документами. Например, сканирование чека и размещение его образа в файлохранилище, а также распознавание текста с чека – процессы необходимые, но недостаточные. Из распознанного текста с чека нужно выделить сумму, дату, ИНН плательщика, данные о НДС и другую значимую информацию, которую следует после определения автоматически разместить в заданных базах заказчика. Аналогичные действия нужно выполнять с договорами, счетами, накладными и с документами других типов.
Все это тоже должно быть формализовано, оптимизировано и автоматизировано, что и позволяет делать KCM. Пакет включает все инструменты, нужные как для сбора документов и их преобразований, так и для первичного распределения полученных данных по хранилищам, базам данных, департаментам, отдельным сотрудникам и т. д.
Предварительная сортировка
На следующем этапе KCM должен распределить полученную информацию. Одни документы должны быть размещены в заданных папках корпоративного хранилища (традиционного или «облачного»), другие отправлены по электронной почте ответственным лицам (в удобной форме для дальнейшей работы: оригинал, полный текст или «выжимки»), третьи — представлены в виде текста и цифр, помещенных в заданные поля корпоративных баз данных, и т.д.
Важно, что КСМ можно интегрировать с другими программами, обеспечивающими бизнес заказчика. Это может быть его система документооборота, бухгалтерские приложения и другие системы финансово-экономических подразделений, канцелярия, HR и т.д. В ряде случаев внутри этих систем должны быть автоматически инициированы разные внутренние процессы. Например, создано задание конкретному сотруднику ознакомиться с полученным документом, менеджеру – завизировать расходы по счету, а некоторые входящие могут потребовать внимания высшего директората.
КСМ и не только
Напомним, что КСМ является только одним из компонентов, предусмотренных в рамках Managed Document Services. Kyocera создала полный спектр функциональных модулей. Важно, что при этом в каждом из них реализованы инструменты для защиты информации, разделения доступа (как к документам, так и к технике) и т.д. Из функциональных программных модулей упомянем, например, Kyocera Net Manager (KNM), созданный для работы с иерархической сетевой структурой на разных этапах – от развёртывания до поддержки. В этой структуре могут быть серверные решения для хранения документов, принтеры и сканеры для работы с «бумагой», а также другие компоненты.
KNM позволяет разворачивать документооборот в компаниях любого размера: с общим количеством пользователей до ста тысяч человек, а ограничений на парк техники вообще отсутствуют. Заметим, что KNM может работать с любой офисной техникой, хотя, как отмечают в компании, предпочтительно применять печатающие устройства и МФУ производства Kyocera. Важно, что KNM может быть масштабирован (например, на несколько серверов) и позволяет взаимодействовать с другими корпоративными системами (например, корпоративным документооборотом, который уже есть у заказчика).
Итоги
Kyocera поставляет полный спектр оборудования, программных решений и сервисов для создания корпоративных docflow-систем. Предлагаемая компанией концепция Managed Document Services является оптимальной для создания и оптимизации системы документооборота, автоматизации ряда процессов и создания единого, цельного и стройного решения, повышающего производительность труда сотрудников и минимизирующего затраты на docflow.
Оптимизация документооборота, как показывает практика, позволяет экономить существенные ресурсы заказчика. Внедрение современных docflow-систем иногда оказывает влияние на бизнес-показатели компаний из разных вертикальных рынков, причем настолько сильное, что работу с документооборотом зачастую рассматривают как специфическую «цифровую трансформацию». Кроме того, автоматизация внутренних процессов и исключение рутинных операций положительно влияет на эффективность работы сотрудников, что в современных условиях крайне важно.
