Как электронный документооборот на Портале поставщиков помогает предпринимателям

С чего все началось

Несколько лет назад Правительство Москвы провело опрос предпринимателей, работающих в системе городского заказа. Более 25% респондентов отметили, что считают необходимым совершенствование Портала поставщиков в части автоматизации электронного документооборта в закупках малого объема.

В ответ на запросы пользователей Портала в 2020 году был реализован пилотный проект по запуску системы универсального электронного документооборота (ЭДО) для закупок малого объема Москвы. Для участия в проекте среди столичных заказчиков были сформированы фокус-группы.

Участники закупочного процесса высоко оценили преимущества такого формата работы с закрывающей документацией: поставщикам больше не нужно вручную создавать документы и направлять их на бумажном носителе заказчикам. В свою очередь, заказчики перестали тратить время на перенос информации в платежную и бухгалтерскую документацию. Основа схемы ЭДО на Портале – универсальный передаточный документ (УПД), в котором собраны необходимые сведения о продукции, ее количестве и условиях поставки (название, характеристики, количество и другие параметры). Он составляется по форме, утвержденной Федеральной налоговой службой (ФНС).

Такой формат экономит ресурсы участников закупок: если раньше исполнитель был вынужден распечатывать документы, тратить время и деньги на их передачу заказчику, то благодаря электронному документообороту все значительно упростилось – заполненный УПД, подписанный с помощью электронной подписи, отправляется заказчику. Получая документ в принятой ФНС форме, заказчик может оперативно провести результат поставки в системе налогообложения в рамках исполнения контракта.

ЭДО в рабочем режиме

Пилотный проект внедрения сервиса универсального электронного документооборота на Портале поставщиков был признан успешным, и уже к концу лета 2020 года на ресурсе система ЭДО заработала полноценно. Сервис позволил каждому поставщику прямо из личного кабинета формировать универсальный передаточный документ. Важно отметить, что УПД для предпринимателя служит одновременно счетом-фактурой и актом приема-передачи. В личном кабинете также можно подписать этот документ электронной подписью и направить в бухгалтерскую систему заказчика. Далее инициируется прием товара, постановка на учет и оплата.

Электронный документооборот оптимизировал работу участников закупок: произошел отказ от передачи бумажных документов, автоматизировано заполнение данных, сокращены трудозатраты на стороне как поставщиков, так и заказчиков. Так, удалось уйти от необходимости ручного внесения в бухгалтерское ПО данных и первичной документации об исполнении контракта. Ранее на эту процедуру уходило до 80% времени специалиста по закупам у компании-заказчика. «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Таким образом, даже экономия нескольких часов рабочего времени на каждом из контрактов означает гигантское сокращение трудозатрат и снижение общей стоимости.

Развитие электронного взаимодействия

Знаковым этапом в развитии электронного документооборота для сферы столичных закупок стала интеграция Портала поставщиков с Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС).

В начале 2022 г. вступили в силу изменения в один из важнейших Федеральных законов, регулирующих систему закупок – 44-ФЗ. В частности, новой редакцией закона предусмотрено обязательное электронное исполнение госконтрактов и публикация структурированной документации в ЕИС. Благодаря выполненной интеграции черновики актов по московским госконтрактам в рамках 44-ФЗ, которые поставщик формирует в личном кабинете на Портале поставщиков, передаются в личный кабинет поставщика в ЕИС с дальнейшим перенаправлением в систему заказчика. Подписанный акт, опубликованный в Единой информационной системе закупок, имеет детальный набор реквизитов, в том числе перечень постановочной спецификации, что позволяет контрольным органам города Москвы оперативно отслеживать соответствие закупочной и постановочной спецификации.

Для организации электронного исполнения контрактов в ЕИС пользователю Портала поставщиков необходимо настроить связку своего аккаунта на Портале с личным кабинетом в ЕИС. Для этого в личном кабинете ресурса надо выбрать «Управление профилем», далее «Профиль пользователя». После этого в разделе «Связь с внешними системами» требуется активировать функцию «Добавить связь», указав свой уникальный электронный ключ из личного кабинета ЕИС. Выполнив все эти шаги, пользователь может в разделе «Контракты» выбрать пункт «Добавить исполнение». Таким образом проект документа о приемке – универсальный передаточный документ – сформируется автоматически. Пользователь может отредактировать представленный проект УПД, указав перечень поставляемых товаров, их характеристики, адреса отправителя и получателя и другую информацию. После отправки УПД заказчику в личном кабинете будет доступен статус исполнения по документу (вкладка «Исполнение контракта»). Для электронного подписания приемочного акта система перенаправит пользователя на сайт ЕИС. Статус подписания этого документа также отобразится в личном кабинете Портала поставщиков.

Развитие электронного документооборота на Портале поставщиков позволило участникам закупок малого объема получить ряд преимуществ: сократить сроки составления и приемки документов, упростить документооборот, обеспечить более надежный контроль сроков исполнения контрактов, а также своевременную оплату.

<< Вернуться на сайт спецпроекта