Как завод «Тракер» управляет производством в цифре при помощи Agile-досок Directum Projects

МОК «Тракер» — современное металлообрабатывающее производство группы компаний «Тракер». Выполняет заказы в области оборонной, нефтяной, горнодобывающей и лесозаготовительной промышленности, изготавливает комплектующие для приборостроения, запчасти для тракторов и спецтехники.

𝓲

Фото: Завод «Тракер»

Когда «бумага» перестает работать

До цифровизации заявки на производство передавались вручную, а вся информация по процессам хранилась в записях отдельных сотрудников. Из-за чего данные терялись, нарушались регламенты, снижалась эффективность работы и качество коммуникации между участниками команды, увеличивались сроки выпуска продукции.

Цели и задачи проекта

«Тракеру» предстояло найти простой визуальный инструмент, чтобы:

• появилась возможность отслеживать статус каждой заявки в режиме реального времени;
• сократить издержки;
• контролировать весь цикл производства.

Гибкий подход к управлению

Выстроить работу помогли «Agile-доски» — решение российской системы для управления проектами Directum Projects. Продукт бесшовно встроился в ИТ-инфраструктуру компании и дополнил возможности экосистемы Directum: ранее в «Тракере» выстроили работу с документооборотом и базой знаний в электронном виде.

Чтобы оценить преимущества решения, «Тракер» использовал бесплатную версию «досок»: в ней могут работать сколько угодно пользователей системы без ограничений по времени.

Первопроходцами стал отдел продаж. Сотрудники самостоятельно изучили функциональность решения, настроили доски под нужды производства. В дальнейшем мы решили приобрести полную версию, чтобы получить доступ ко всем возможностям. Сегодня «Agile-доски» — это главный рабочий инструмент основных сотрудников — менеджеров по продажам, технологов, снабженцев, экономистов, начальника производства и директора завода. Мы собрали в одном месте всю информацию по заявкам, что значительно упростило коммуникацию между отделами и помогло ускорить процессы. Андрей Ворожцов, директор по развитию МОК «Тракер».

На «Agile-доске» наглядно виден весь производственный процесс по этапам:

1. Менеджеры по продажам создают тикеты с заявками, контролируют оплату и отгрузку.
2. Технолог выбирает заявки в зависимости от приоритета, запрашивает необходимое количество сырья.
3. Снабженцы проводят тендер среди поставщиков, подгружают в тикет сводную таблицу с результатами.
4. Экономист определяет себестоимость выпускаемой продукции: вся информация видна в заявке, не нужно запрашивать данные отдельно у каждого специалиста.
5. Начальник производства планирует работы, видит в режиме реального времени загрузку специалистов.
6. Директор контролирует этапы работ и согласует конечный результат.

𝓲

Фото: Завод «Тракер»

Для удобства работы тикеты заполняются по шаблону. В них указывается наименование заказчика, материал изготовления, наличие доставки и другая информация, необходимая для работы.

Чтобы каждый сотрудник мог оперативно определить статус заявки, на тикеты добавляются метки — например, «К расчету», «Требуется уточнение», «Ожидаем оплату». Когда тикет прошел все этапы (расчеты технолога и экономиста, согласование руководства), он снова оказывается в столбце менеджера по продажам. Метка меняется с «Ждем согласования от клиента» на «Согласование получено» или «Не прошли по цене», «Не прошли по сроку», «Отказ со стороны заказчика». В комментариях указываются причины отмены. Метки также используются, чтобы указывать точку входа — например, «Тендер».

Следить за длительностью выполнения задач помогают дедлайны, которые проставляются в тикете. Если сроки нарушаются, с ответственным за этап связывается руководитель: уточняет причины и принимает дальнейшие действия.

Во вложения к тикету добавляются все необходимые документы: технические задания, чертежи, калькуляции и другие отчеты. Так заинтересованные сотрудники могут ознакомиться со всей информацией по заявке.

Комментарии используются как основной инструмент коммуникации между сотрудниками. Например, технолог может прямо в тикете поставить задачу снабженцу: требуется найти материалы в нужных объемах. Снабженец выполняет работы и оставляет комментарий с ценами и сроками поставки.

Обо всех изменениях на доске пользователям «сообщает» электронная почта: раз в полчаса ответственным приходят уведомления.

𝓲

Фото: Завод «Тракер»

«Agile-доски» помогли нам организовать комплексный подход к управлению производственным циклом. Все ответственные работники включены в процесс: они видят, какие задачи ставятся, в какие сроки и с каким результатом». Андрей Ворожцов, директор по развитию МОК «Тракер».

Итоги цифровизации

При помощи «Agile-досок» заводу «Тракер» удалось выстроить прозрачный производственный процесс:

• в едином цифровом окне можно отследить всю необходимую информацию по заявке: сроки запуска, ответственных, возникшие трудности и результаты;
• снизилось число ошибок: данные больше не теряются, каждый участник четко понимает свои зоны ответственности;
• сотрудники замотивированы быстрее и качественнее выполнить работы;
• руководитель видит статус каждой заявки в режиме реального времени и в случае необходимости может оперативно принять управленческие решения.

Работа с «Agile-досками» Directum Projects не вызвала сложностей: все интуитивно понятно, интерфейс продуман и удобен. Это гарантирует быстрый старт: не нужно изучать сложные инструкции и тратить много часов, чтобы набраться практики. Зачастую изменения привычного уклада беспокоит сотрудников. Всегда непросто привыкать к нововведениям, но Agile тем и хорош — минимум привыкания и низкий порог входа для пользователя любого уровня. Андрей Ворожцов, директор по развитию МОК «Тракер».

Чтобы новые сотрудники еще быстрее погружались в работу, в «Тракере» планируют подготовить инструкцию по логике движения тикетов и срокам выполнения задач.

Об исполнителе проекта

«Гарант Чебоксары» — аккредитованная ИТ-компания, более 26 лет на рынке информационных технологий. Занимается внедрением российского ПО и баз данных. Насчитывает более 1000 реализованных проектов. Партнер компании Directum.