Промышленно-строительная Группа ЛСР (1С:Документооборот ПРОФ)

ООО «ЛСР. Управляющая компания» является головной структурой крупнейшего девелопера Северной столицы и занимает лидирующее положение на рынке жилой недвижимости Северо-Запада. В холдинге работает 15000 человек, в состав Группы ЛСР входит более 10 компаний по всем направлениям строительного бизнеса и недвижимости.

Перед Дирекцией по информационным технологиям и Департаментом коммуникаций и связей с общественностью ООО «ЛСР» (ДКиСО) стояла задача создать систему для систематизации и хранения разрозненных видео-, аудио- и фото-файлов, для использования их в рамках деятельности Департамента коммуникаций и связей с общественностью. Процесс создания, внесения новых данных и изменения файлов не был автоматизирован, хранение осуществлялось на различных компьютерах ДКиСО и бизнес-единиц «Группы ЛСР», внесение данных в архивы осуществлялось без регламента. Так же сложностью являлся поиск необходимых медиафайлов, который производился вручную, по ключевому слову, нередко с большими упущениями, поскольку названия файлов и папок не имели подробного описания содержимого, что приводило к потере части результатов и неоправданным временным затратам.

В начале проекта был составлен каталог бизнес-процессов, подлежащих автоматизации или доработке:

• Присвоение файлам ключевых слов при введении в систему для расширенного поиска в хранилище;
• Заполнение описаний файлов;
• Оперативный поиск файлов в хранилище для текущих задач ДКиСО;
• Представление результатов поиска;
• Разграничение прав доступа к данным;
• Сохранение файлов из хранилища на диск.

Для автоматизации вышеназванных задач было принято решение о внедрении информационной системы на базе программного продукта «1С:Документооборот 8. Проф». «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Для выбора подрядной организации Дирекция ИТ организовала 2-х этапный конкурс, в результате которого ООО «ПитерСофт» стал победителем и единственным исполнителем.

Работы по проекту начались в мае 2016 года. В ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) были выполнены следующие работы:

• Разработано и согласовано Техническое Задание и Частные ТЗ на доработки;
• Запрограммированы доработки системы в соответствии с ЧТЗ;
• Настроена система в соответствии с Техническим Заданием;
• Проведено обучение пользователей;
• Проведено тестирование СЭД на реальных данных ДКиСО;
• Произведен ввод системы в опытную эксплуатацию.

В период опытно-промышленной эксплуатации оказывалась качественная консультационная и информационная поддержка, проводились консультации пользователей.

В результате «10» ноября 2016 г. информационная система была запущена в промышленную эксплуатацию. Задачи, поставленные Департаментом коммуникаций и связей с общественностью, выполнены. Обеспечено оперативное внесение медиа-контента, хранение и удобный поиск файлов. Автоматизировано 35 рабочих мест.