Межрегиональная Биржа Нефтегазового Комплекса, МБНК (Directum)

Ситуация

Несмотря на относительно небольшой объем документооборота, одной из основных особенностей НП «МБНК» является критическая важность каждого документа для бизнеса, так членами НП «МБНК» являются такие нефтяные и газовые гиганты, как ОАО «НОВАТЭК», ОАО "НК "Роснефть", ОАО «ТНК-ВР Холдинг» и другие, эффективное взаимодействие с которыми возможно только путем обмена документами.

До начала проекта периодически возникали проблемы с определением местонахождения важных документов, реальные процессы работы практически не соответствовали утвержденным регламентам. Автоматизация почти полностью отсутствовала (широко использовался механизм постановки задач в MS Outlook). Также отсутствовала четкая система контроля над исполнением выдаваемых поручений и решений, принятых на совещаниях, что наносило урон качеству управления в НП «МБНК». Специализированного архива электронных документов не существовало, файлы хранились на компьютерах пользователей в произвольном виде. Определенные сложности возникали при контроле факта отправки документа.

Выбор

В такой ситуации руководство НП «МБНК» приняло решение о внедрении современной ECM-системы. Основными требованиями при выборе продукта выступали возможности эффективной автоматизации канцелярии, создания электронного архива, контроля и анализа качества выполнения работ.

После анализа имеющихся на рынке продуктов была выбрана система DIRECTUM, как решение, которое должно было реализовать весь комплекс поставленных задач. Выбор был обусловлен широкими функциональными возможностями системы DIRECTUM, продуманностью интерфейса и гибкостью ценовой политики.

Анализ задач

Специалисты компании Akelon совместно с рабочей группой НП «МБНК» разработали решение для автоматизации большинства бизнес-процессов на базе системы DIRECTUM.

Решение включило в себя такие элементы, как:

• регистрация внешних (входящих и исходящих) документов;
• регистрация внутренней документации в составе организационно-распорядительных документов;
• работа с резолюциями и контроль исполнительской дисциплины;
• процессы согласования всех документов, включая ОРД, задания на платеж, регламентирующие документы, служебные и объяснительные записки и т.д.;
• реализация механизма жесткого контроля за соблюдением сроков согласования внутренних документов.
• создание и ведение единой базы электронных образов внешних и внутренних документов, электронного архива;
• работа с электронно-цифровой подписью;
• четкое разграничение прав доступа к документам;
• система контроля за исполнением решений, принятых на совещаниях, и другие.

На основании анализа текущих бизнес-процессов компании и поставленных задач были сформулированы основные требования к системе, на основе которых было разработано техническое задание на внедрение DIRECTUM.

Платформа

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение

Весь документооборот, включая отчеты по электронным торгам, был переведен в систему DIRECTUM, и любое согласование документов теперь производится с использованием ЭЦП. Для обеспечения функций согласования были разработаны соответствующие типовые маршруты для каждого процесса.

На базе системы DIRECTUM был организован электронный архив документов, начиная с 2002 года, что позволило значительно сократить затраты времени на поиск документов и контроль их возврата, и снизить риски утери и неправомерного использования информации. В НП «МБНК» были разработаны специализированные регламенты назначения прав доступа и разграничения видимости документов.

Результаты

Несмотря на сжатые сроки проекта, все разработанные решения доказали свою эффективность в ходе эксплуатации в НП «МБНК», а комплексность внедрения в сочетании с высоким профессионализмом сотрудников компании Akelon и индивидуальным подходом к каждому пользователю гарантировали высокую надежность и управляемость системы.

На момент промышленного запуска все сотрудники НП «МБНК» активно работают в системе DIRECTUM, включая президента и всех вице-президентов. Уже сейчас можно отметить существенно повышение прозрачности и управляемости процессов и сокращение затрат времени на поиск документов. Еще более значительное повышение эффективности работы ожидается через 2-3 месяца после запуска системы, когда будет накоплено достаточно информации для принятия более серьезных управленческих решений на основе данных, предоставляемых системой. Руководство и сотрудники НП «МБНК» настроены в дальнейшем развивать функционал системы в соответствии со спецификой деятельности НП «МБНК».«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Успех внедрения в значительной степени был обусловлен активным участием во внедрении первых лиц компании и их заинтересованностью в результате. Сотрудники компании «Akelon» спроектировали все процессы таким образом, чтобы работа с системой для президента и вице-президентов была удобной и способствовала повышению качества управления. Сейчас все выданные поручения строго документируются, и для каждого поручения устанавливается индивидуальный срок и показатели качества исполнения. Для президента НМ «МБНК» был проведен ряд индивидуальных консультаций для максимально полного ознакомления с возможностями, которые система DIRECTUM предоставляет для принятия управленческих решений.

Перспективы

Решение компании Akelon на базе системы DIRECTUM стало основой информационной структуры компании. В настоящий момент обсуждаются возможности интеграции системы DIRECTUM с системой управления электронными торгами, используемой в НП «МБНК», автоматизации взаимодействия с клиентами и организации «личных кабинетов» для участников торгов с использованием портала SharePoint.

В рамках интеграции системы DIRECTUM с системой управления электронными торгами планируется создание единой информационной среды НП «МБНК» для упрощения совместной работы.

Серьезный подход руководителей НП «МБНК» к работе в системе DIRECTUM также позволил начать разработку регламентов контроля качества работы и схем мотивации персонала на основе статистических и аналитических отчетов системы.

Впечатления

Виктор Николаевич Баранов, президент НП «МБНК» отмечает:«Система DIRECTUM позволяет принимать управленческие решения и агрегировать информацию по важным задачам и поручениям. Для меня очень ценной является возможность постепенно собирать в одном месте информацию и документы по стратегически важным для Биржи задачам и давать доступ к ним только тем сотрудникам, которые реально в этом нуждаются. Также важен контроль над исполнением выданных поручений и заданий, который теперь исключает возможность забыть или просто саботировать полученное задание. Думаю, что система позволит вывести на новый качественный уровень бизнес-процессы компании за счет повышения прозрачности и качества управления. Мы уже сейчас видим, насколько эффективнее становится работа, и как нам дальше развивать систему. Например, мы собираемся перевести на платформу DIRECTUM работу с договорами аккредитации».