«Востокцемент» ускорил работу со служебными записками c помощью СЭД Docsvision

2020: Стандартизация процесса управления служебными записками

6 мая 2020 года компания Docsvision сообщила, что промышленная группа «Востокцемент» ускорила работу со служебными записками в 10 раз и обеспечила контроль выполнения задач со стороны руководства с помощью установленной на предприятии платформы Docsvision. ООО «Востокцемент» несколько лет работает в системе электронного документооборота, в 2018 году было принято решение стандартизировать процесс управления служебными записками.

По данным на май 2020 года система электронного документооборота на базе Docsvision доступна 640 пользователям по всем отделам и компаниям предприятия – в ней уже несколько лет автоматизировано управление входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной документацией.

Необходимость стандартизировать процессы управления служебными записками в СЭД возникла по причине больших затрат времени на их подготовку и согласование «в ручном режиме». Компании «Востокцемент» расположены в разных городах РФ, поэтому вопрос оперативного согласования и исполнения документов стоял остро. Задачей автоматизации было сократить сроки подготовки и обработки документов, оптимизировать участие сотрудников в этом процессе, разработать для каждого юридического лица свою форму документа, обеспечить контроль со стороны руководства.

Партнером проекта по внедрению «служебных записок» в СЭД выступила компания RKIT, предложившая и внедрившая оптимальное решение текущих задач клиента на уже имеющейся платформе. Сотрудники «Востокцемент» прошли обучение по функциональности конструкторов Docsvision и возможности их применения. К системе подключены все юридические лица промышленной группы; для каждого юридического лица разработан свой шаблон, при этом проект учитывает все внутренние регламенты предприятия.

Автоматизация позволила стандартизировать процесс и снизить его трудоемкость. Время на подготовку и согласование служебных записок сократилось в 10 раз, настроен контроль этапов работы с запиской и её своевременного исполнения. Улучшилась исполнительская дисциплина, и наработки, использованные в ходе проекта, планируется применить при автоматизации других бизнес-процессов обработки внутренних документов компании.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

Проект полностью завершён в 2019 году.

«Благодаря платформе был полностью автоматизирован процесс управления служебными записками – это их создание, согласование, утверждение и исполнение. Внедрение программы позволило перейти на электронный документооборот, что ускорило процесс обмена служебными записками, в том числе, с заводами, расположенными в разных регионах», отметила Татьяна Полухина, специалист по документообороту, поддержке и развитию систем электронного документооборота ООО «Востокцемент»