В компании Arbyte внедрено обновленное решение автоматизации документооборота

Группа Arbyte провела внедрение программного продукта Vitro для оптимизации собственного документооборота.

Начало

С ростом числа сотрудников компании требовалось решение для легкого доступа и простой совместной работы над документами.

До внедрения Vitro компания пользовалась сетевым хранилищем, но сталкивалась с рядом типичных проблем как с точки зрения удобства, так и безопасности доступа к файлам. В частности, в компании не был регламентирован доступ к документам; документы хранились на общедоступном файловом сервере; зачастую документы, представляющие коммерческую тайну, оказывались в свободном доступе; не было механизмов удостоверения автора изменений или всего документа; не представлялось возможным отследить последнюю версию документа и автора изменений и др.

Выбор сделан в пользу программного продукта Vitro: он разработан на платформе Microsoft SharePoint Foundation 2010 как портал с расширенными специфическими возможностями для управления системой и совместной работы. Это позволяет интегрировать продукт с привычными офисными приложениями (электронная почта, MS Office Word, MS Office Excel, MS Office Project) и многими другими программными продуктами, обеспечивая простоту использования системы, быстрый старт работы пользователей с системой, минимум затрат на обучение и сохраняя при этом привычную скорость работы всей организации.

Итог

В целом по результатам внедрения системы Vitro сотрудники Arbyte получили возможность: работать с общими документами, не мешая друг другу, за счет использования конкурентного доступа к документам, при котором вносить изменения в документ единовременно может только один человек; хранить историю работы с документом, отслеживать авторов правок, принимать и отклонять изменения; настраивать права доступа к документам (просмотр, копирование, редактирование); сократить сроки создания или поиска необходимого документа; снизить трудозатраты на подготовку документов.