«Сургутнефтегаз» организовал архивное хранение электронных документов на базе Directum

2020: Организация архивного хранения электронных документов на базе Directum

6 августа 2020 года компания «Сургутнефтегаз» сообщила, что организовала архивное хранение электронных документов на базе DIRECTUM.

«Сургутнефтегаз»

По информации компании, «Сургутнефтегаз» переводит в электронный вид документы различных направлений деятельности, растет объем документооборота и расширяется перечень видов документов. Требовалось организовать архивное хранение электронных документов с учетом требований законодательства, тем самым обеспечив:

• постоянное и временное хранение электронных документов в форматах, утвержденных в компании;
• воспроизводимость (в том числе при смене информационной системы) и юридическую значимость документов в течение всего срока хранения;
• своевременное уничтожение документов согласно законодательным актам РФ и внутренним нормативным документам компании.
• «разгрузку» информационных систем компании, за счет передачи документов, в систему хранения электронных документов.

Руководство ПАО «Сургутнефтегаз» приняло решение о создании хранилища электронных документов на базе платформы DIRECTUM в едином информационном пространстве компании.

Работы по проектированию хранилища электронных документов проводились совместно командами Сургутнефтегаз и DIRECTUM и проходили в два этапа, в результате выполнения которых реализованы технологии комплектования архива, выдачи документов во временное пользование, выгрузки по запросам, обеспечения юридической значимости (проверки и усовершенствования электронной подписи по стандарту CAdES), проверки сохранности и уничтожения документов после окончания срока хранения.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Электронные документы создаются пользователями в информационных системах DIRECTUM, SAP и других системах-источниках, аккумулируются в централизованном хранилище. В зависимости от сроков выделяется два фонда хранения: документальный (до 10 лет) и архивный (более 10 лет).

При отправке документа в систему хранения электронных документов (далее - ХЭД) источник передает данные о том, каким работникам необходимо выдать права на этот документ. Если работник имел доступ к документу в системе-источнике, он автоматически получит права при обращении к файлу документального фонда.

Документы длительного срока хранения через определенное время перемещаются из документального фонда в архивный. При этом доступ для работников к ним ограничивается. Если пользователю необходимо обратиться к документу в архивном фонде, создается запрос. Архивариус согласует запрос и назначает срок действия прав, по окончании которого доступ к документу прекращается.

Порядок отбора документов для отправки в ХЭД зависит от вида документа и специфики работы с ним. Например, регистры бухгалтерского и налогового учета передаются в архив после утверждения и закрытия отчетного периода, а организационно-распорядительные документы — после выполнения всех контрольных поручений, и если в течение года к документу никто не обращался.

Для определения сроков хранения электронные документы должны быть включены в номенклатуру дел, независимо от системы, в которой они создаются.

Разработано два правила для помещения документа в дело:

• В системах с настроенной номенклатурой дел (например, в системе DIRECTUM) документ списывается в дело до момента передачи в ХЭД.
• В системах, где нет номенклатуры дел документ определяется в дело при передаче в ХЭД по определённым правилам: по виду документа, месту регистрации и году создания документа.

При этом в случае, если дело отсутствует в номенклатуре на момент передачи, то оно создается автоматически на основании шаблонной записи дела в специальном справочнике «Перечень обязательных документов по направлениям деятельности» и только после этого осуществляется передача, так как одним из ключевых требований хранения документов является их размещение в системе в составе дел. Если дело не будет определено, то документ не будет передан в хранилище.

Согласно рекомендациям ВНИИДАД в систему ХЭД документы передаются в виде ZIP-контейнеров, которые содержат в себе оригинал документа, XML-файл с атрибутами документа, а так же открепленные электронные подписи в формате CAdES-XL и документ в формате PDF/A.

С течением времени информационные системы обновляются, меняется программное обеспечение и оборудование. При организации долгосрочного хранения необходимо обеспечить возможность обращения к документам на протяжении всего срока их хранения, независимо от этих изменений.

Для решения данной задачи и используется специальный формат PDF/A, который позволяет воспроизвести документ в первозданном виде через несколько лет. Вся информация (шрифты, отступы, цвета и т.д.), необходимая для того, чтобы каждый раз отображать документ в неизменном виде, содержится внутри файла.

Формат PDF/A на август 2020 года является международным форматом архивного хранения (ИСО 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)») и поддерживается многими производителями программного обеспечения именно с этой точки зрения.

Благодаря поиску по реквизитам или полнотекстовому поиску сотрудник может найти документы в ХЭД по наименованию, номеру, дате, виду, месте регистрации или части текста. Найти документ можно и по приложению к нему, по листу согласования, реквизитам XML-файла с описанием контейнера.

Для представления документов государственным органам, юридическим лицам или работнику компании используется массовая выгрузка. Сотрудник запускает специальный сценарий, по которому можно экспортировать отдельные документы или дело целиком, на которые у него есть доступ. Возможные форматы выгрузки:

• только файл PDF/A;
• файл PDF/A и основной файл (и файлы приложений, если есть) со всеми ЭП.

Документы выгружаются на сервер в виде zip-архива, ссылка на архив и пароль отправляются пользователю на почту. Через определенное время архив удаляется из серверной папки.

В Федеральном законе №63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится о том, что на момент проверки электронной подписи сертификат электронной подписи (ЭП) должен быть действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания документа.

После согласования и подписания документа системы-источники обращаются к специальной службе штампов времени, чтобы зафиксировать доверенное время подписания. После фиксации доверенного времени система направляет запросы:

• в удостоверяющий центр ПАО «Сургутнефтегаз» для проверки действительности сертификата подписанта;
• в удостоверяющий центр КриптоПРО для проверки действительности сертификата службы штампов времени.

Затем данные о доверенном времени подписания и доказательства действительности сертификатов включаются в состав ЭП согласно стандарту CAdES. Это позволяет в дальнейшем проверить подлинность ЭП в режиме оффлайн, без обращения к удостоверяющему центру.

Использование штампа (метки) времени закреплено в Федеральном законе от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи».

Кроме того, для обеспечения сохранности документов, переданных в архив, в системе выполняются следующие регулярные процедуры

• проверки наличия документов в системе, их неизменности с момента передачи и целостности (не повреждены и открываются);
• «перештамповка» ЭП — вычисляется момент, когда срок действия сертификата службы штампов времени подходит к концу, и документ подписывается («перештамповывается») другим сертификатом. Тем самым продлевается срок сохранения юридической значимости документа.

Электронные документы уничтожаются в соответствии со сроками хранения по установленным архивным правилам. Проводится экспертиза ценности документов, отбираются дела на уничтожение с формированием соответствующего акта.

Чтобы безвозвратно удалить документы из ХЭД, по итогам подписания акта об уничтожении специальное программное обеспечение выполняет многократную перезапись информации по каждому удаляемому объекту. Тело документа удаляется из файлового хранилища. В системах-источниках сохраняется карточка удаленного документа, при обращении к которой пользователь получает информационное сообщение «Документ уничтожен».

По предварительной оценке, количество документов, планируемое к передаче в хранилище, будет составлять более миллиона в год по различным направлениям деятельности ПАО «Сургутнефтегаз».

2015: Завершение проекта внедрения СЭД Directum

27 апреля 2015 года стало известно о завершении проекта внедрения СЭД Directum в компании «Сургутнефтегаз».

Задачи проекта

В условиях роста и развития, важной стратегической задачей для «Сургутнефтегаза» стало создание единой платформы для автоматизации документооборота в сквозных бизнес-процессах. На ранней стадии ее реализации компания определила основные задачи:

• сокращение времени доставки и рассмотрения документа, как следствие более быстрое принятие ключевых управленческих решений;
• контроль своевременности выполнения поручений;
• создание механизмов защиты документов в электронном виде и информации о них;
• контроль и безопасность использования информации;
• создание системы актуализации данных (справочной информации), необходимых для корректной подготовки документов;
• оперативное реагирование на отсутствие сотрудников, например, когда они в отпуске или на больничном, позволяющее снизить риски несвоевременного выполнения выданных поручений;
• обеспечение бесперебойной работы всем пользователям компании.

В 2010 году сотрудники компании DIRECTUM предложили решение поставленных задач. Перед организацией тендера проводились совместные работы по проработке и реализации прототипа миграции всех документов и поручений из ранее внедренной системы в Directum, а также прототипа интеграции модуля управления персоналом – SAP HR. Успешное выполнение данных работ стало весомым фактором при принятии окончательного решения о внедрении системы Directum.

Игорь Вагин, заместитель начальника управления ПУ «СургутАСУнефть», отметил:

• Уникальность проекта состоит в том, что предыдущую систему мы одномоментно меняли на новую, сохранив при этом всю информацию о движении документов и поручений. Учитывая масштабность задачи, около 11 миллионов документов и 14 миллионов поручений, было решено организовать почасовой мониторинг всего процесса миграции, которая выполнялась около 7 дней. Весь руководящий состав и ведущие ИТ-специалисты работали посменно в режиме 24 часа в сутки. И каждый час выдавались сводки заинтересованным руководителям и специалистам, включая и компанию DIRECTUM.

Ход проекта

У любого крупного промышленного предприятия особое место в ИТ-инфраструктуре занимают системы класса ERP. Интеграция Directum с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС ОАО «Сургутнефтегаз» обеспечила реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.

Алексей Ардамин, начальник отдела разработки и внедрения информационных технологий в документообороте Управления делами ОАО «Сургутнефтегаз», сказал:

• В нашей компании переплетаются сотни бизнес-процессов, немалая часть которых автоматизирована. Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей.

Количество реализованных интеграционных решений более 10.

Интеграция DIRECTUM с техническими системами мониторинга инфраструктуры и системами поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировала успешное выполнение автоматизированных бизнес-процессов.

Благодаря интеграции Directum в ЕИС компании решены важные задачи:

• В любой момент времени информация о работниках компании актуальна и доступна. Поддерживать в актуальном состоянии информацию о сотнях тысяч работников и организационной структуре компании – первоочередная задача, так как ни один процесс управления документами не может выполнятся без ее использования. Актуальная организационная структура и данные по работникам позволяют регулировать правильность назначения прав доступа на документы. В режиме реального времени из системы управления персональными данными SAP HR в систему Directum синхронизируется подробная информация о персонале и рабочем расписании.

• Управление полномочиями пользователей осуществляется централизованно и максимально автоматизировано. Ведение полномочий пользователей системы Directum организовано через систему SAP IdM. Логические объекты SAP IdM в системе электронного документооборота представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники. Назначение полномочий пользователям в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли пользователя – делопроизводитель, пользователь, руководитель и в зависимости от организационного присвоения.

• Контент легкодоступен. Ежедневно в системе создаются тысячи документов, только скан-копий более 6 000. Еще одно интеграционное решение с ABBYY Recognition Server решает задачу полнотекстового распознавания электронных документов в Directum, потому что поиск по реквизитам не всегда удобен – по прошествии времени забывается от кого и когда документы были получены, кем созданы.

• Бесперебойная работа системы в режиме 24/7. Архитектура системы Directum организована для оптимального распределения нагрузки. Поэтому службы системы ОАО «Сургутнефтегаз» установлены на 30 серверах. В режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы клиентского программного обеспечения показателей автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг около 100 показателей работоспособности системы.

Интенсивность работы

Охват рабочих процессов

Шумцов Александр заместитель начальника отдела внедрения вычислительной техники, автоматизированных систем управления и ТТУ ОАО «Сургутнефтегаз», поведал:

• Независимый 3-уровневый ИТ-ландшафт из среды разработки, тестирования и рабочей среды обеспечивает исполнение этапов техпроцесса поддержки и постоянного развития системы.

Еще на начальной стадии работ специалисты Directum провели сайзинг, определив плановые показатели нагрузки и требования к аппаратной части. Перед запуском системы в опытно-промышленную эксплуатацию проводилось нагрузочное тестирование, которое имитировало максимальную нагрузку на систему и оборудование. Результаты тестирования подтвердили правильность выбранной конфигурации и способность системы выдерживать высокую нагрузку.

Грамотно выстроенная архитектура с оптимальной программно-аппаратной конфигурацией и постоянный мониторинг состояния показателей «здоровья» ИТ-инфраструктуры в Microsoft SCOM обеспечивают надежную круглосуточную работу системы Directum. Это позволяет принимать решения о дальнейшем развитии функциональности и масштаба системы, в том числе уверенно выполнять плановые работы по обновлению версий прикладного и системного программного обеспечения.

Проект в цифрах, 2015

На 27 апреля 2015 года Directum охватывает не только делопроизводство, но и не типичные для ECM-систем процессы, например, управление проектно-сметной документацией (ПСД). В ее согласовании принимают участие как минимум три стороны: структурное подразделение «Сургутнефтегаза», проектный институт «СургутНИПИнефть» и Аппарат управления. Готовый пакет ПСД распечатывался как минимум в 3 экземплярах, и дальнейшее согласование также происходило на бумаге. В силу территориальной распределенности участников все процессы затягивались. Directum же уменьшает время на создание типовых документов и согласование, полностью исключает потерю документов. Организовано единое структурированное хранилище ПСД, при необходимости пользователи за несколько секунд найдут по уникальным атрибутам необходимые экземпляры.

Выстроить эффективную работу с кадровыми документами также помогла ECM-система. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией.

Итог проекта

По результатам проведенных работ создана система управления документами ОАО «Сургутнефтегаз», в потенциале способная обеспечить совместную работу более 20 тыс. сотрудников компании. Масштаб проекта не только в достигнутых технических и технологических показателях, но и в затраченных ресурсах – над проектом работали порядка 60 специалистов ОАО «Сургутнефтегаз», более 100 сотрудников компании Directum и 10 партнеров вендора.

Гимранов Ринат, начальник Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз»:

• Наша компания придает большое значение сотрудничеству с российскими производителями, до 85% покупаемых ОАО «Сургутнефтегаз» услуг приходится именно на отечественные компании. Поэтому, нам особенно приятно, что в России есть производители, готовые взять на себя ответственность за такой крупный проект. Компания Directum полностью оправдала наше доверие. Особенно хочется отметить эффективность работы команды Directum – профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований, позволила достичь всех поставленных целей.

Совокупный эффект от внедрения Directum:

• время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено с 60 часов до нескольких минут, соответственно сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений;
• внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент неисполненных (исполненных не в срок) поручений;
• в 8 раз сократился объем документов, направляемых в бумаге;
• риски, связанные с некорректным оформлением документа сведены на «нет» благодаря использованию более 250 шаблонов документов.

Лариса Лаптун, заместитель начальника Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз», подчеркнула:

• Directum позволяет нам развивать внутренний электронный документооборот, и для этого необходимы не только внедрение и настройка системы, но и пересмотр регламентирующих документов и стандартов компании, определяющих взаимодействие между исполнителями и правила работы с документами.

ECM-система значительно повышает степень защиты информации за счет использования персонального и ролевого принципа назначения прав доступа к документам, существующих механизмов идентификации и проверки подлинности пользователей, применения средств защиты от несанкционированного копирования и распространения документов.

Проект реализован сложный, поэтому в 2015 году нам необходимо уделить особое внимание обеспечению надежной и бесперебойной работы системы. В этом направлении уже запланированы совместные с компанией Directum работы по мониторингу системы и аудиту производительности.

Проектно-техническая документация

• Сокращение времени согласования
• Контроль регламента согласования
• Соблюдение стандартов документирования
• Сокращение затрат

Проектно-техническая документация

Проектно-сметная документация (ПСД)

• Централизованное хранение
• Оперативный доступ
• Сокращение затрат на выпуск документации
• Оптимизация и контрольпроцесса рассмотрения и утверждения документации

Ведение архива ПСД

Результаты проекта ПСД

• Сокращение времени на согласование документов
• Параллельное рассмотрение, где это возможно
• Убрали бумажные копии перемещения документов между
• участниками процесса
• Убрали дополнительную регистрацию контроля перемещений бумажных документов в системе
• Контроль исполнительской дисциплины
• Выгрузка документов в электронном виде в Главгосэкспертизу
• Веб-сервис для работы сторонних организаций

Производственно-финансовый документооборот (ПФД)

• Перевод в эл. вид первичных бухгалтерских документов
• Согласование и утверждение с ЭП
• Оперативный доступ из систем SAP

Общая схема работы с ПФД

Претензионно-исковая деятельность

• Исключить двойной ввод данных
• Централизовать учет претензионно-исковых документов
• Автоматизировать отчетность

Претензионно-исковая деятельность

Интеграция с сервисами мой арбитр

• Подписка на новые события по существующим делам
• Автоматическая загрузка писем из «электронного стража»
• Распознавание документов, привязка к делам

Примечания

• Использованы материалы презентации "Бизнес-процессы документооборота ОАО «Сургутнефтегаз» за пределами делопроизводства", Габдуллин Ренат - Начальник отдела проектирования портфеля проектов ПУ «СургутАСУнефть», Гимранов Ринат - Начальник управления информационных технологий ОАО «Сургутнефтегаз» на конференции CNews 20 сентября 2017 года