Правительство Удмуртии организовало архив электронных документов на базе решения Directum

2021: Цифровой архив на базе решения Directum

Для органов власти и подведомственных организаций Удмуртской Республики создали цифровой архив на базе решения Directum. Об этом 18 ноября 2021 года сообщила компания Directum. Теперь электронные документы не будут дублировать на бумаге, их передача на хранение ускорится в разы, а экономия, по информации компании, составит миллионы рублей в год.

«На ноябрь 2021 года в госсекторе, в том числе в нашей республике, много электронных документов дублируются в виде их «твердых» копий на бумаге. Уже подписанный электронный документ приходится заново подписывать в бумажном виде, чтобы обеспечить его легитимность и сохранность на длительный период», - поясняет Тимур Меджитов, министр цифрового развития Удмуртской Республики.

Дублирование процессов в архивном деле вызывает дополнительные расходы. Именно поэтому в 2020 году в Удмуртии решили отказаться от бумажных копий и перейти на хранение электронных документов в цифровом виде. Тогда же оценили ожидаемый финансовый эффект - возможная экономия только для одного региона превысила 29 млн рублей в год.

Разработка системы архивного хранения электронных документов (САХЭД) вошла в число «бережливых» инструментов, которые внедряются в процессы региональных органов власти. ПО спроектировали на базе «Долговременного архива» Directum. Решение обеспечивает легитимное хранение документов на протяжении длительных сроков.

«Благодаря САХЭД мы исключили затраты на распечатывание «твердых» дубликатов электронных документов. Больше не нужно организовывать места для их хранения. При этом в разы быстрее проходит обработка документов. Если на бумаге их приходится полистно просматривать, группировать, подшивать в дела, пронумеровывать, то в электронном виде всё делает система», - поясняет министр.

Также благодаря САХЭД упрощается учет документов. Чтобы сделать опись, достаточно пары действий в программе. Если требуется справка или архивная информация, можно воспользоваться многокритериальным поиском, что заметно ускоряет процесс. Раньше, чтобы найти бумажные документы в Госархиве, сотрудникам требовалось от 15 минут до 3-4 дней. Теперь поиск занимает 10-15 минут.Облачные сервисы для бизнеса: особенности рынка и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 7.3 т

В САХЭД учтены все требования, которые предъявляются Росархивом. При передаче документов из системы документооборота формируется контейнер. В нем содержатся оригинал документа, его версия в неизменяемом формате PDF/A, метаданные и контейнер с электронной подписью (ЭП), которой он был подписан. Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи». Благодаря этому обеспечивается юридическая значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения.

Пользоваться системой на первом этапе будут более 500 сотрудников Госархива и органов власти. В их числе делопроизводители и архивисты, которые работают непосредственно с документами организаций и занимаются их комплектованием, хранением и учетом. У каждого пользователя будет свой уровень доступа к данным в системе, который присваивается на основании должностных обязанностей.

В ближайшие годы в Удмуртии планируют масштабировать САХЭД - подключить к ней все органы власти в регионе и муниципальные архивы, а также настроить интеграцию с системами организаций, от которых поступают документы на хранение.

2020: Использование Directum Solo

Около 4000 сотрудников органов государственной и муниципальной власти и подведомственных учреждений в Удмуртской Республике работают с проектами нормативных правовых актов в электронном виде. А руководители используют мобильное приложение Directum Solo и могут участвовать в согласовании даже вдали от рабочего места. Об этом 29 июня 2020 года сообщил Directum.

Правительство Удмуртской Республики с 2011 года работает в Directum. К единой системе электронного документооборота подключены государственные органы, органы местного самоуправления, подведомственные учреждения, а также другие организации, заключившие соглашение об информационном взаимодействии.

Проекты нормативных правовых актов (НПА) ранее разрабатывались и согласовывались на бумаге, и для каждого согласующего подготавливался отдельный экземпляр проекта НПА и сопроводительный комплект документов. Для согласования проекта НПА ответственный сотрудник лично посещал участвующие в рассмотрении документа ведомства, которые территориально удалены друг от друга. При возникновении замечаний инициатор был вынужден ездить несколько раз — забирать документы с примечаниями и привозить исправленные. Требовалось ускорить процесс и повысить его прозрачность.

На старте проекта перед командой компании Directum стояли задачи:

• перевести в цифровой вид и оптимизировать процесс согласования проектов НПА;
• создать удобный механизм отслеживания истории работы с документом и его текущего состояния;
• повысить исполнительскую дисциплину в части соблюдения сроков согласования.

В рамках проекта автоматизирована работа с постановлениями и распоряжениями Правительства Удмуртской Республики, указами и распоряжениями Главы Удмуртской Республики, распоряжениями Председателя Правительства Удмуртской Республики.

Каждый сотрудник, который участвует в создании и согласовании НПА, прошел обучение. Дополнительно для пользователей были разработаны информативные инструкции. В качестве удобств и преимуществ использования системы сотрудники выделяют:

• функциональность решения — в цифровой вид перевели каждый этап работы с проектом НПА: создание и согласование. Все необходимые действия удобно расположены на обложке специального разработанного модуля;
• удобное согласование — документы согласуются по заранее настроенным маршрутам, соответствующим регламенту Правительства Удмуртской Республики. Также автоматически формируются листы согласования и лист рассылки со списком организаций и способом доставки;
• автоматическая регистрация проектов НПА — после внесения на рассмотрение документ заносится в единую базу. Система автоматически присваивает регистрационный номер подписанному руководителем ведомства проекту НПА.
• единая электронная база проектов НПА теперь реализована в системе. Сотрудник, обладая необходимыми правами доступа, всегда может быстро найти нужный документ. Кроме того, справочники системы отображают этап рассмотрения НПА.

Руководителям цифровизация процессов позволяет контролировать этапы и сроки работ, и это положительно отражается на исполнительской дисциплине. В любой момент можно оценить, на каком этапе находится проект НПА, просмотреть историю работы с ним. В карточке каждого проекта НПА предусмотрена табличная часть, в которой видно у кого в работе документ, с каким результатом согласовали предыдущие согласующие.

Сотрудники Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, сопровождающие НПА, теперь могут прогнозировать количество ожидаемых документов и планировать свою загрузку на ближайший период.

Кроме того, руководители получили возможность в любой момент, даже отсутствуя на рабочем месте, согласовать проект НПА с помощью мобильного приложения Directum Solo. Для подписания документов используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

В Правительстве Удмуртской Республики уже определены требования по развитию функциональности модуля на 2020 год: повысить гибкость маршрута согласования и сделать работу сотрудников еще удобнее.

2016

По состоянию на ноябрь 2016 года общее количество пользователей СЭД среди сотрудников Правительства Удмуртской Республики по данным компании Directum превышает 10 тыс.

2013

27 декабря 2013 года компания Directum сообщила о получении в ноябре 2013 года Правительством Удмуртской Республики версии СЭД, сертифицированной согласно требованиям ФСТЭК.

Задачи проекта

К государственным информационным системам, используемым органами власти, предъявляются особые требования в плане обеспечения безопасности данных. В частности, требования описаны в Федеральном Законе N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и в Приказе Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 2 сентября 2011 года №221 «Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».

Ход проекта

Для подтверждения соответствия СЭД DIRECTUM всем установленным требованиям система сертифицирована Федеральной службой по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК).

Сертификат ФСТЭК выдан 28 мая 2013 года по результатам испытаний, проведенных лабораторией «МИКРОТЕСТ» в 2013 году. Он удостоверят, что комплекс средств защиты информации от несанкционированного доступа пользователей к базе данных, встроенный в систему DIRECTUM 4.9 (по 4 уровню НДВ), может использоваться как для защиты конфиденциальной информации (АС до класса 1Г включительно), так и для защиты персональных данных. Сертификат будет действителен до 28 мая 2016 года. Компания DIRECTUM планирует сертифицировать и последующие версии системы, обеспечивая своим заказчикам развитие функционала не в ущерб безопасности.

Также версия DIRECTUM 4.9 получила положительное заключение о корректном встраивании СКЗИ «КриптоПРО CSP» версии 3.6 в DIRECTUM 4.9 от ФСБ России.

Итог проекта

Первый заказчик, получивший сертифицированную версию DIRECTUM - Правительство Удмуртской Республики. Для органа власти соответствие информационной системы всем требованиям законодательства было критичным моментом. В состав Правительства входит более 30 органов исполнительной власти, занимающих несколько десятков территориально удаленных зданий. Органы власти взаимодействуют между собой в едином информационном пространстве, построенном на основе DIRECTUM.

В системе работает более 5,2 тыс. пользователей. Приобретение Правительством УР сертифицированной версии DIRECTUM – очередной шаг на пути создания Электронного Правительства республики.