Дистрибьютор молочной продукции «ПиР» управляет договорами в DirectumRX

4 июня 2019 года компания Directum сообщила, что для упрощения договорной работы и повышения ее прозрачности руководство ТД «ПиР» решило автоматизировать процесс с помощью ECM-системы DirectumRX. Все договорные документы согласуются в системе DirectumRX, при этом учитываются внутренние регламенты компании.

В результате проекта в компании была полностью автоматизирована работа с договорами:

• Все согласования происходят в системе по настроенным регламентам: в зависимости от типа документа определяется последовательность этапов и согласующие.
• Участники процесса могут проверить всю доступную информацию о контрагенте в пару кликов прямо из интерфейса системы.
• В едином реестре договоров документы можно гибко фильтровать и быстро выгружать в разных разрезах для отчетности.
• С помощью удобных механизмов легко отследить факт подписания и местонахождение бумажного оригинала документа.
• Быстро найти документ в системе можно по штрихкоду на бумажном варианте – при его сканировании открывается документ в системе, а электронный экземпляр можно найти по размерным параметрам – по номеру, дате, контрагенту, автору и т.д.

Дополнительно в системе был настроен процесс работы с разовыми поставками. Благодаря сокращенному кругу согласующих отгрузка продукции в таких случаях не затягивается – сотрудничество с контрагентом начинается еще до подписания договора.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.7 т

Исключить дублирование информации в разных системах удалось за счет интеграционных решений: в DirectumRX и MS Active Directory автоматически синхронизируются данные о подразделениях и сотрудниках, а в 1С:Бухгалтерия из ECM-системы выгружается информация о договорных документах. С помощью связки с почтовым клиентом работники ТД «ПиР» могут выполнять задания через корпоративную почту. Такой подход удобен, когда у сотрудника нет возможности здесь и сейчас подключиться к работе в системе, а процесс затягивать нельзя.

В DirectumRX на июнь 2019 года работают 105 сотрудников ТД «ПиР». Внутренние процессы компании стали более прозрачными и управляемыми. У руководства появился удобный инструмент контроля загрузки персонала, повысилась исполнительская дисциплина.

«Активное участие в проекте принимало руководство ТД «ПиР». Заказчик был заинтересован в том, чтобы проект шел максимально эффективно, а его результат оказал положительное влияние на работу организации. ТД «ПиР» не планирует останавливаться на достигнутом, руководство компании обдумывает возможности тиражирования внедренного решения, а также наращивания функциональности системы через внедрение прикладных модулей». Василий Лукин, руководитель проекта внедрения DirectumRX в ТД «ПиР»

За 2 недели опытно-промышленной эксплуатации системы в компании было создано 143 договорных документа и отправлено 204 задачи. По данным на июнь 2019 года руководство ТД «ПиР» планирует подключить к работе в DirectumRX другие компании торгового дома, а также автоматизировать процессы делопроизводства.