Согласование заявок на расходование денежных средств в биохимическом холдинге "Оргхим"

В результате постоянного увеличения количества входящих, исходящих и внутренних документов, необходимости в более упорядоченной и эффективной работе с ними руководство холдинга приняло решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД).

По результатам анализа представленных на рынке СЭД было принято решение об автоматизации работы с документами на основе программного продукта "1С:Документооборот 8 ПРОФ".

Основными задачами проекта являлись автоматизация процедуры согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств, а также создание электронного архива документов. Было также принято решение об интеграции "1С:Документооборот 8 ПРОФ" с автоматизированной системой "1С:Управление производственным предприятием 8", которая на момент внедрения СЭД уже находилась в эксплуатации.

В первую очередь было решено автоматизировать процесс согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств, и на это имелись причины. В условиях постоянного расширения бизнеса для согласования заявок требовались значительные затраты времени. Чтобы принять решения, например, о возможности платежей с превышением установленных лимитов или о переносе срока платежей, приходилось почти ежедневно проводить собрания.

Бизнес-процесс согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств реализован в системе следующим образом. Предварительно инициатор заявки создает ее в информационной базе "1С:Управление производственным предприятием 8". Далее с помощью средств автоматического обмена заявка поступает в систему "1С:Документооборот 8 ПРОФ", в которой при этом создается внутренний документ с соответствующими реквизитами. Затем инициатор выполняет запуск бизнес-процесса рассмотрения заявки сотрудниками финансовой дирекции по установленному маршруту. По итогам рассмотрения финансовой дирекцией заявка либо включается, либо не включается в платежный календарь.

При этом инициатору направляется резолюция с результатом. Заявки, которые рассмотрены и включены в платежный календарь, направляются далее для согласования по установленным маршрутам.

Утверждение заявок на расходование денежных средств выполняется в системе "1С:Управление производственным предприятием 8", при этом история изменения состояния заявок хранится в "1С:Документооборот 8 ПРОФ".

Результаты проекта

В результате внедрения системы "1С:Документооборот 8" разработаны регламенты бизнес-процессов согласования заявок на расходование денежных средств. Выполнена настройка различных маршрутов согласования заявок в соответствии с организационной структурой холдинга, а также в зависимости от параметров заявки, ролей пользователей и прав доступа. Автоматизировано 50 рабочих мест. Разработаны инструкции и выполнено обучение пользователей работе в системе.

Использование СЭД позволило не только повысить исполнительскую дисциплину на предприятии, но и сократить как минимум в два раза затраты времени сотрудников на обработку документов, высвободив время для аналитической деятельности.