Оптимизация процесса согласования счетов на базе ABBYY FlexiCapture, «Галактика ERP» и DIRECTUM

«Тюменский фанерный завод» – одно из крупнейших предприятий деревообрабатывающей отрасли в России, ежегодно поставляет на рынок России и зарубежья 90 тыс. кв. м³ продукции.

Завод развивается совместно с партнерами – компаниями строительной сферы и машиностроения. Благодаря этому Тюменский фанерный завод добился особого уважения клиентов из Японии, Италии, Дании, Польши, стран СНГ и других государств.

Избавить от рутины

В 2016 году ежедневно в финансовый отдел и отдел снабжения поступает более 100 счетов на оплату. Ранее ручной ввод данных в ERP-систему отнимал у сотрудников большую часть времени. Кроме того был высок риск возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором. Количество документов, требующих оперативного согласования, неуклонно росло, как и время на поиск нужных бумаг.

Оценив масштаб проблемы, руководство завода решило свести к минимуму участие операторов в процессе обработки документов и освободить высококвалифицированных специалистов от рутины. Было предложено автоматизировать ввод счетов в ERP-систему, их согласование и оплату.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.4 т

Задачу закрыли за счет интеграции трех систем: ABBYY FlexiCapture, «Галактика ERP» и DIRECTUM.

ABBYY FlexiCapture – решение для потокового ввода данных и документов. Продукт автоматизирует извлечение информации из бумажных документов и сохраняет данные в информационной системе предприятия.

Автоматизацией процесса на заводе занималась консалтинговая компания «Тюмбит-АСУ».

Интеграция ABBYY FlexiCapture с «Галактика ERP» и DIRECTUM дала возможность автоматически заполнять документ в обеих системах на основе распознанных скан-образов. Важной особенностью решения стала сквозная интеграция процессов от ввода документа до согласования и оплаты.

Теперь сотрудник участвует в процессе только на этапе принятия решения. В систему DIRECTUM вместе со счетом на оплату поступает акт сверки и история цен ранее закупавшихся товаров. Таким образом, у получившего документ специалиста есть вся необходимая информация для того, чтобы принять решение об оплате счета или отказе в согласовании.

Обработка распознанных данных

С распознанными ABBYY FlexiCapture файлами работает специальный скрипт.

Автоматически для каждого отдельного счета создается карточка в DIRECTUM и формируется документ в системе «Галактика ERP». Сотрудник при этом видит не только «шапку» (дата, номер, контрагент и т.д.), но и спецификацию документа. Обе карточки связаны между собой. Если в процессе оформления карточки в системе «Галактика ERP» не удалось найти сведения о контрагенте, то она создается без соответствующих данных. При этом ответственный получает задание «Заполнить контрагента вручную». Если по результатам распознавания и создания спецификации счета на закупку в базе «Галактика ERP» не удалось найти наименование ТМЦ, то создается новая запись в справочнике ТМЦ и подставляется в документ.

После заполнения карточек в обеих системах происходит запуск документа на согласование по типовому маршруту.

Пример задания в DIRECTUM

В задание вкладывается не только сам счет на оплату, но и документы, полученные автоматически из системы «Галактика ERP», а именно - Анализ цен закупки ТМЦ за последние 6 мес. (из карточки складского учета берутся операции с типом «Приход от поставщика») и Акт сверки с контрагентом. Как отмечают на «Тюменском фанерном заводе», отсутствие именно этих данных мешало оперативно принимать решения – чтобы одобрить или отклонить счет поставщика, приходилось обращаться в бухгалтерию.

Результаты проекта

За счет автоматизации рутинных операций «Тюменскому фанерному заводу» удалось повысить производительность сотрудников финансового отдела и отдела снабжения в несколько раз.

После внедрения интеграционного решения с ABBYY FlexiCapture:

• согласование одного счета занимает всего 2 минуты вместо 4 часов;
• скорость ввода данных в информационные системы увеличилась в 3-10 раз;
• суммарные расходы на обработку документов сократились более чем на 50%;
• сократилось число ошибок, связанных с человеческим фактором;
• повысился уровень безопасности конфиденциальных данных.

«Вы «отвоевали» у бумаги половину моего рабочего стола. Раньше стопка счетов на согласовании каждый день была больше 20 сантиметров, были недовольства от поставщиков по несвоевременной оплате. Но теперь это в прошлом, реальность сегодняшнего дня – пустой стол, своевременная оплата поставщикам и специалисты завода, занимающиеся интеллектуальным трудом, а не рутиной», – комментирует Гузалия Учар, финансовый директор Тюменского фанерного завода.

В планах компании – использовать возможности ABBYY FlexiCapture для обработки другой корреспонденции, например, грузовых таможенных деклараций и товарных накладных от клиентов.