Новая перевозочная компания (Directum (СЭД/ECM-система))

Проект:

Внедрение системы DIRECTUM в компании ОАО «Новая перевозочная компания»

=== География проекта: === г. Москва – центральный офис и 10 филиалов по России

Используемые решения и сервисы:

• Управление договорами
• Согласование счетов на оплату
• Управление тендерами
• Канцелярия

История проекта

Перед Департаментом подвижного состава компании «Новая перевозочная компания» встала задача: автоматизировать процессы согласования договоров, актов выполненных работ и счетов-фактур по ремонту и эксплуатации подвижного состава. Эти основные бизнес-процессы компании происходили в бумажном виде и занимали значительное количество времени, документы иногда терялись в многочисленной цепочке согласований.

После изучения нескольких основных СЭД, представленных на рынке России, ИТ-отдел отдал предпочтение системе DIRECTUM, как программе, которая наиболее отвечает многочисленным требованиям компании и предполагает активное развитие и масштабирование.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.8 т

Первыми модулями при внедрении системы DIRECTUM, были выбраны: «Управление договорами» и «Согласование счетов на оплату».

Эффект от внедрения был виден уже с первых дней промышленной эксплуатации. Вот что говорит по этому поводу Начальник департамента информационных технологий «Новая перевозочная компания» – А.О. Сафронов: - Уже в первые дни после внедрения можно было положительно оценить достигнутые результаты: специалисты нашей компании получили оперативный доступ к необходимой для них информации, например, кем уже согласован акт и у кого на согласовании сейчас находится документ. Работа сотрудников стала более организованной и прозрачной.

В настоящее время ежедневно ответственными Департамента производственных взаиморасчетов инициируется порядка 60-70 задач с еще большим количеством документов и выполняется 500-600 заданий.

В процессе деятельности перед нашей компанией регулярно встает задача выбора поставщиков и подрядчиков на конкурсной основе и, как следующий этап, – организация процесса контрактования.

В целях повышения прозрачности данного процесса и снижения присущих рисков руководство приняло решение автоматизировать процесс проведения тендоров в системе DIRECTUM и следующим этапом, внедрить модуль «Управление тендорами».

О результативности автоматизации тендерной деятельности говорит Директор по информационным технологиям «Новая перевозочная компания», Малёжин М.О.: - В настоящий момент в модуле «Тендеры НПК» ведется комплекс работ: от создания конкурентного листа и его согласования с необходимыми службами, в том числе с тендерной комиссией, до контроля заложенных бюджетов подразделений при заключении контрактов с победителями тендера. Логика работы системы основана на бизнес-процессе, ранее установленном в компании.

Внедрение данного модуля повысило эффективность процесса управления тендерами за счет доступности необходимой информации, увеличения скорости согласования, единого архива проведенных тендеров, конкурентных листов и коммерческих предложений поставщиков. С целью оптимизации работы рядовых сотрудников компании был использован мастер действий «Согласование тендерной документации» для автоматического формирования конкурентного листа или служебной записки (в случае упрощенного выбора поставщика).

Развитие проекта

После успешного внедрения модулей системы DIRECTUM для автоматизации важных бизнес-процессов компании, было принято решение автоматизировать и самый объемный по документообороту процесс – деятельность канцелярии.

В настоящий момент система постоянно развивается как силами ИТ-специалистов Заказчика, так и с привлечением компетенций TANAIS.