Макси Флора (Первая Форма BPM)

В феврале 2012 года в компании «Макси Флора» завершился проект по внедрению системы «Первая Форма».

Предпосылки проекта

Необходимость внедрения системы автоматизации бизнес-процессов в компании была сопряжена с большим объемом бумажной волокиты, которая негативно сказывалась на своевременности и качестве выполнения поручений. Одной из первичных задач, которые компания предполагала решить с помощью «Первой Формы» стала оптимизация взаимодействия смежных отделов: производственного, сметно-договорного, отдела снабжения и транспорта, коммерческого, сервисного и проектного.

Ход внедрения

Через 3 недели после установки система была сдана в эксплуатацию. Через 2 месяца в нее были полностью перенесены основные процессы.

Итоги проекта

Ввиду структурных особенностей функции финансового директора компании были закреплены за генеральным директором. За год в компании согласовывалось более 1500 платежей, это 5−10 и более согласований в день. Ранее все эти процессы происходили по телефону или почте, отсутствовала структурированность, часто случались возникали трудности из-за отсутствия нужного сотрудника на рабочем месте.

После установки «Первой Формы» временные затраты значительно сократились: 90% всех документов проходит через систему, что не только упрощает согласование, но и оптимизирует коммуникацию между отделами.

«Первая Форма» — это система, которая дисциплинирует коллектив, заставляет думать об оптимизации процессов и переходить от ручного управления к автоматическому. Создается информационный вакуум: каждый заинтересованный всегда осведомлен обо всех подробностях хода исполнения задач и работ», — рассказал Максим Воскобойников, генеральный директор компании «Макси Флора».

Каждое утро генеральный директор получает отчет о выходе сотрудников и оборудования на объекты, также ежедневно приходит отчет о выполненных задачах, что позволяет контролировать сроки сдачи проектов. В компании введена мотивация за соблюдение сроков, которая позволила повысить ответственность сотрудников, эффективность и исполнительскую дисциплину. Руководство также отметило существенный плюс в доступности приложения из любой точки мира ─ теперь отсутствие руководителя не останавливает текущую деятельность компании, для решения всех вопросов и согласования документов ему требуется планшет и всего 30 минут в день.

При помощи этой системы мы смогли объединить шесть удаленных подразделений в единое информационное пространство и значительно сократить коммуникационные издержки. Информация больше не теряется и стала доступна в любое время, где бы ни находились сотрудники, — продолжил Максим Воскобойников.

По его словам, автоматизация бизнес-процессов на базе «Первой Формы» дала, в том числе, значительную экономию времени:

• если до внедрения системы согласование и подписание счета занимало в среднем 3-4 рабочих дня, то теперь на это требуется 1 день;
• длительность процесса подачи и обработки заявок в отдел снабжения сократилась в два раза;
• раньше много времени отнимал поиск данных в почтовых клиентах. Теперь благодаря ленте событий в задаче можно моментально на одном экране видеть хронологию движения процесса или документов.

Кроме того, хотелось бы особенно отметить оперативность внедрения «Первой Формы» в нашей компании, – заключил Максим Воскобойников.