Дума Курганской области занимается "Делом"

В Курганской областной Думе компания "БизнесТехнологии" завершила внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО».

Начало

Полноценная работа по внедрению СЭД «ДЕЛО» в думе Курганской области началась в мае 2009 года: проектное обследование, описание и согласование справочников системы, описание настроек на действующую модель делопроизводства.

Next step

Следующим этапом стало обучение специалистов и руководителей Курганской областной Думы.

Last one

Завершающим этапом проекта стало составление технологических и пользовательских инструкций, разработка и внесение изменений в действующий регламент работы аппарата Курганской областной Думы.

По пути

В ходе реализации проекта выявлены некоторые особенности:

• номинально выделенные подструктуры, соответствующие комитетам и комиссиям Думы с целью создания единой системы документооборота как комитетов, так и областной Думы в целом;
• выделенное подразделение «Депутаты» с включением в качестве должностных лиц депутатов областной Думы;
• введение отдельного документа «Поручение руководителя отдела» (так называемые «устные распоряжения») для систематизации учета и контроля срока исполнения.

Итоги

Результаты внедрения СЭД:

• возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;
• увеличилась продуктивность работы с проектами документов в части согласования и утверждения его в электронном виде, а также возможность работы с версиями проекта документа;
• контроль исполнения поручений;
• применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило снизить постоянные затраты на канцелярские расходы;
• снизились затраты времени на обработку информации;
• повысилась оперативность получения необходимой информации.

СЭД «ДЕЛО» оказала влияние на организацию работы общего отдела СЭД «ДЕЛО»Курганской областной Думы]]:

• сократилось время на регистрацию документов;
• исключены потери информации через создание электронного архива документов;
• автоматизирована рассылка документов по электронной почте;
• автоматизирована печать конвертов для отправки документов почтой;
• сокращено время на подготовку статистических отчетов по работе с документами.