Кораблик (Microsoft SharePoint Server 2013)

В ввиду территориальной разрозненности магазинов и офисов компании, "Кораблику" был необходим дополнительный инструмент, который позволил бы создать единое информационное пространство для взаимодействия сотрудников. В компании "Кораблик" персонал в магазинах был информационно оторван от центрального офиса, а в качестве инструмента обмена данными и распространения информации использовалась только электронная почта, что снижало оперативность деятельности и создавало большое количество рутинных операций.

Цели и задачи проекты

Перед IT отделом сети магазинов "Кораблик" была поставлена задача – выбрать и внедрить информационную систему, объединяющую всех сотрудников территориально распределенной компании. Предстояло создать среду взаимодействия для 200 человек в центральном офисе, а так же для сотрудников 40 магазинов, по 5-6 человек в каждом, и в перспективе имеющей возможность функционировать при увеличении количества магазинов до 100. Информационная система должна была автоматизировать рабочие процессы, организовать совместную работу и выполнять функции распространения информации по компании. Кроме этого, необходимо было свести воедино новости и календари мероприятий магазинов и офиса, и создать условия для обмена мнениями внутри компании.

Решение

Базовой платформой для создания корпоративного портала компании был выбран Microsoft SharePoint Server. Функциональные возможности Microsoft SharePoint Server полностью отвечали требованиям к платформе по организации взаимодействия между сотрудниками. Основу решения составил коробочный продукт – пакет согласованных компонент для SharePoint, созданный системным интегратором Conteq, имеющим необходимый уровень экспертизы и являющимся золотым партнёром Microsoft. Conteq Intranet Portal позволяет быстро развернуть корпоративный портал организации на базе SharePoint. Также, портал включает в себя типовую структуру навигации, которую можно быстро и просто изменить, и настроить в соответствии с конкретными задачами. С использованием Conteq Intranet Portal были созданы разделы компания, сотрудники, подразделения, магазины, наша жизнь и заявки. Для автоматизации процесса обработки первичной документации был создан специальный компонент SharePoint. Компонент, позволяет реализовать структурированное хранение, осуществлять процессы сбора и обработки первичных документов, поиска и регламентированного доступа к ним со следующими ключевыми возможностями:

• создание иерархической структуры хранения любого уровня вложенности,
• создание электронного документа – заполнение регистрационной карточки,
• присоединение электронного образа документа посредством сканирования оригинала,
• создание комплекта документов (составной документ), имеющего свою регистрационную карточку и содержащего другие документы со своими наборами атрибутов на основании данных в ERP системе Microsoft Dynamics Ax,
• управление содержимым (конкурентный доступ, управление версиями, восстановление после удаления),
• контроль доступа, позволяющий назначать права доступа ролевым группам к документам, а также определять доступ на уровне отдельных документов и пользователей,
• подписка на оповещения о добавлении / изменении/ удалении документов в архиве,
• настройка персонализированных и общих представлений списков документов с использованием фильтров и группировки,
• поиск по атрибутам документов и полнотекстовый поиск по содержимому документов,
• поддержка аудита событий – настройка отслеживания таких событий, как просмотр, изменение, извлечение/возврат, удаление/восстановление документов.

Результат

Корпоративный портал сети магазинов "Кораблик" объединил всех сотрудников компании. Теперь сотрудники центрального офиса и 40 территориально распределенных магазинов получили доступ не только к официальной информации, но и получили возможность обмениваться фотографиями, объявлениями и событиями. Автоматизация процесса обработки первичных документов, гарантировала четкое соблюдение правил работы, исключила потери и пропуски документов, увеличила скорость внесения данных в ERP-систему и повысила эффективность работы всей сети магазинов.