Каустик (Directum (СЭД/ECM-система))

Внедрение электронного документооборота в ОАО «Каустик»

В настоящее время Стерлитамакское акционерное общество «Каустик» динамично развивающееся предприятие химической промышленности, включающее в свою структуру научно – инженерный центр и три производства: соды каустической, хлорорганических продуктов, поливинилхлорида и кабельных пластикатов различных марок.

Цели

Основными целями проекта внедрения электронного документооборота DIRECTUM стали сокращение бумажного документооборота, повышение исполнительской дисциплины, исключение потери документов и повышение взаимозаменяемости сотрудников.

Выбор решения

В связи с большим объемом работ и в целях повышения управляемости проекта, внедрение было разбито на два этапа.

В первую очередь было закуплено программное обеспечение DIRECTUM Ent и описаны автоматизируемые бизнес-процессы для подготовки проектных решений.

Для работы по реализованным процессам были написаны инструкции для сотрудников, что позволило в сжатые сроки и на конкретных примерах провести обучение порядка 50 пользователей. Администраторы и разработчики системы прошли полноценное обучение с последующей аттестацией и сертификацией, для дальнейшей работы в системе, ее улучшения и самостоятельной поддержки.

Ход проекта

В рамках проекта был разработан механизм постоянной синхронизации справочников DIRECTUM с БОСС-Кадровик и ERP Галактика, что позволяет поддерживать в актуальном состоянии в системе данные об организациях и сотрудниках. Также была произведена установка и настройка системы, поставка ключей eToken для хранения закрытой части ЭЦП.

Ключевыми процессами автоматизации документооборота на первом этапе стали процессы создания, регистрации, согласования и подписания договоров, приказов и распоряжений. Соответственно были разработаны 2 типовых маршрута для работы по этим процессам. «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

На втором этапе внедрения была автоматизирована работа со служебными записками, входящими и исходящими документами, подготовка и проведение совещаний, установка и настройка возможностей работы через веб-доступ. Для этого были разработаны 4 типовых маршрута.

Помимо этого на предприятии было настроено резервирование служб DIRECTUM и серверов баз данных (кластер из двух серверов) для повышения отказоустойчивости сервера, что привело к повышению общей надежности системы и предотвращению неконтролируемого отказа при работе большого числа сотрудников.

Результаты

По завершению проекта в системе DIRECTUM одновременно работало около 200 пользователей.

После внедрения системы и с помощью использования ЭЦП многие внутренние документы не нуждаются в распечатке, а согласуются в электронном виде, что сокращает время согласования, бумажный поток документов и затраты на оргтехнику.