Завершен проект внедрения Directum в АО «КЗТА»

Компания Акелон приступила в конце 2014 года к проекту внедрения ЕСМ-системы DIRECTUM на Калужском заводе телеграфной аппаратуры – одном из динамично-развивающихся предприятий Калужской области. За 4,5 месяца планируется автоматизировать документооборот во всех подразделениях завода, провести обучение пользователей и администраторов системы.

С приходом нового руководства на предприятии возникла необходимость построения современной системы управления бизнес-процессами. Выбор поставщика осуществлялся на конкурсной основе в соответствии с законодательством РФ.

Проект внедрения стартовал в ноябре 2014 года, его основная цель – автоматизировать работу со всей внутренней документацией, архивами переписки, договорами, процессами согласования (договоров, счетов, рабочих процессов). Реализация проекта будет осуществлена с использованием Базовых модулей системы DIRECTUM, «Классическое делопроизводство», «Управление договорами». Сертифицированные преподаватели Акелон ознакомят пользователей с использованием уже внедренной и адаптированной к работе системой, а также проведут 2 семинара для руководителей и остальных пользователей.

В мае 2015 года Акелон и АО «Калужский завод телеграфной аппаратуры» объявили о завершении проекта внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием на платформе DIRECTUM.В рамках проекта автоматизированы процессы работы с входящей, исходящей, организационно-распорядительной документацией, служебными записками, а также договорными документами. Особое внимание в ходе проекта было уделено формализации и оптимизации ключевых бизнес-процессов, созданию единого информационного пространства в рамках системы DIRECTUM, обеспечивающего маршрутизацию и хранение электронных документов.

Ситуация

До момента внедрения системы можно было выделить ряд ключевых проблем, с которыми сотрудники сталкивались в процессе работы:

• Бизнес-процессы по согласованию были недостаточно прозрачны, что не позволяло руководству компании оперативно контролировать и оценивать состояние работ на текущий момент времени.
• Возникали проблемы в связи с возможной потерей документов. В случае потери, документ приходилось вновь распечатывать и согласовывать со всеми участниками, т.к. восстановить историю работы с документами было практически невозможно. При этом потеря договора могла повлечь определенные санкции, в связи с несвоевременным подписанием договора сторонами и началом работ по нему.
• Много времени требовалось на поиски данных, т.к. зачастую документ хранился в каждом подразделении в бумажном виде, в связи с чем отсутствовал автоматизированный поиск по атрибутам документа (поиск осуществлялся вручную по бумажным журналам регистрации).
• Слабо развито взаимодействие между сотрудниками предприятия и, соответственно, возникали сложности со своевременным обменом актуальной информацией. Отсутствовал универсальный способ рассылки документов по заводу, поэтому часть сотрудников использовала внутреннюю электронную почту, направляя документ на ознакомление напрямую адресатам, часть через делопроизводителей в подразделениях, часть сотрудников доставляла документы лично.
• Согласование документов велось исключительно в бумажном виде, поэтому каждый раз при внесении изменений в документ он перепечатывался и повторно согласовывался.

Поскольку блок управления и производственный блок находятся в разных зданиях, согласование документов в бумажном виде осложнялось удаленностью и недоступностью ответственных за согласование сотрудников.Метавселенная ВДНХ 4.3 т

Наблюдались высокие затраты на расходные материалы, т.к. документы в процессе согласования и исполнения перепечатывались и ксерокопировались несколько раз.

Перед руководством КЗТА стояла задача создать единое информационное пространство для хранения и обмена документами, повысить эффективность работы предприятия за счет формализации и оптимизации бизнес-процессов, а также сокращения затрат на расходные материалы. Кроме того, требовалось достичь повышения уровня исполнительской дисциплины сотрудников и скорости выполнения задач.

Выбор

Учитывая вышеизложенные факторы, руководством компании было принято решение о необходимости внедрения системы электронного документооборота.

Весной 2014 года по запросу КЗТА сотрудниками компании Акелон был проведен предпроектный экспресс-анализ, в ходе которого были выявлены основные проблемные места в организации работы сотрудников, а также сформулированы требования к будущей системе. Одними из ключевых требований руководства были ускорение и упрощение процесса согласования, обеспечение прозрачности бизнес-процессов и возможности формировать различные выборки данных из системы для контроля качества работы сотрудников. Требовалось обеспечить версионность документов, быстрый атрибутивный поиск данных в хранилище, повысить сохранность документов и исключить их потери в процессе согласования.

Для руководства КЗТА было важно при базовом внедрении получить многофункциональную, полноценную систему, которая не требует значительных доработок и, которую максимально просто развивать и поддерживать в будущем, постепенно наращивая функционал.

Осенью 2014 года был проведен конкурс на выбор компании-исполнителя и системы. По результатам конкурсной процедуры победу одержала компания Акелон, а технологической платформой для автоматизации была выбрана система DIRECTUM. Ключевым плюсом при выборе компании Акелон в качестве исполнителя работ стало наличие статуса генерального партнера DIRECTUM, а также богатый опыт внедрения системы DIRECTUM в схожих по структуре крупных промышленных предприятиях. Важным фактором, повлиявшим на принятие решения в пользу системы DIRECTUM, было наличие библиотеки готовых решений и наработок в данной сфере, в частности готовые решения по блокам «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами».

Со стороны КЗТА были предъявлены серьезные ограничения по стоимости и срокам реализации проекта. Весь проект необходимо было реализовать за 4 месяца.

Анализ задач

В ходе проекта специалистам компании Акелон предстояло реализовать следующие функциональные требования:

• исследовать, описать и структурировать бизнес-процессы компании;
• обеспечить сокращение бумажного документооборота и затрат на расходные материалы;
• создать единое информационное пространство для хранения всей документации, создаваемой в процессе работы;
• обеспечить версионность документов и хранение истории работы с документами;
• разработать механизмы взаимодействия между сотрудниками компании в процессе работы над документацией с четкой регламентацией сроков исполнения поставленных задач;
• обеспечить быстрый поиск данных по различным атрибутам;
• автоматизировать, ускорить и регламентировать бизнес-процессы работы с входящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, служебными записками, исходящими и договорными документами;
• ввести электронную подпись;
• обеспечить автоматическое своевременное оповещение пользователей о наличии новых заданий с помощью уведомлений по электронной почте;
• обеспечить доступ к системе через Internet;
• выполнить загрузку организационной структуры компании и базы контрагентов из учетной системы;
• провести обучение пользователей системы;
• разработать комплекс всех необходимых инструкций для корректной работы пользователей в системе.

Платформа

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (EnterpriseContentManagement) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, разработка готовых к применению бизнес-решений, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.

Работа в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств позволяет обеспечить непрерывность бизнеса и предоставить пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий.

Решение

В ходе проекта были внедрены следующие бизнес-решения:

• Классическое делопроизводство;
• Управление договорами.

Работа с входящими документами Для автоматизации работы с входящей корреспонденцией был разработан типовой маршрут «КЗТА. Рассмотрение входящего документа».

Входящие РКК

После поступления входящего документа делопроизводитель создает для него регистрационно-контрольную карточку (далее РКК), после чего документу автоматически присваивается регистрационный номер в заданном формате. Далее заносит в систему отсканированный электронный документ и на этом шаге работа с документом в бумажном виде, как правило, завершается.

Регистратор входящих документов указывает в РКК сотрудников, ответственных за рассмотрение документа и отправляет его по типовому маршруту. Для удобства пользователей в текст задачи автоматически прописываются участники процесса – адресаты, данные о которых берутся из входящей РКК.

С помощью разработанного типового маршрута по рассмотрению входящих документов всем сотрудникам, указанным в РКК в качестве адресатов отправляется задание на рассмотрение документа.

Специфика работы государственных учреждений предполагает вертикальное рассмотрение документов. Поэтому входящий документ сначала должен поступить на рассмотрение высшему руководству, которые посредством вынесения резолюции делегируют работы на руководителей подразделений.

Рассмотрение документа

Поскольку порядок работы с документами, поступившими на рассмотрение высшему руководству и руководителям подразделений, отличается, в типовом маршруте по рассмотрению входящих документов автоматически вычисляется, какого уровня руководитель указан в качестве адресата по документу и далее документ отправляется по нужной ветке маршрута. Для документов, отправляемых на рассмотрение высшему руководству, предусмотрена проверка руководителем секретариата и этап создания поручений по резолюции. Для документов, рассматривать которые должен руководитель подразделения, процедура сводится к тому, что формальные поручения не создаются и используется стандартный для DIRECTUM механизм задач-заданий. Кроме того, для делегирования работ своим подчиненным руководители подразделений теперь используют механизм подзадач.

Таким образом, типовой маршрут охватывает максимальное количество возможных вариантов работы с входящими документами, но при этом не накладывает ограничений. Учитывается также сценарий работы с документами, которые передаются руководителям напрямую на встречах или переговорах. В данном случае делопроизводителю необходимо создать электронный документ в системе уже с резолюцией и сразу отправить поручение по резолюции на исполнение, пропустив этап рассмотрения документа в электронном виде.

Работа с поручениями

Большое внимание было уделено работе с поручениями и контролю их исполнения. До внедрения системы DIRECTUM учет всех поручений, выданных высшим руководством КЗТА, производился во вспомогательной программе, функциональность которой позволяла только делать отметки о факте выдачи наличия поручения (отметки о закрытии проставлялись вручную самими контролерами после устного доклада исполнителей о выполнении работ), при этом поручения руководителей подразделений нигде не фиксировались. Теперь вся работа по исполнению поручений и их контролю перенесена в систему DIRECTUM.

Для организации работы с поручениями в системе DIRECTUM используется стандартный типовой маршрут «Исполнение поручений по РКК». Было проведено дополнительное обучение для сотрудников Секретариата, в котором особое внимание уделялось работе с отчетами по контролю исполнения поручений, а также способам фильтрации данных в справочнике «Поручения по РКК» для их выгрузки в MS Excel.

Для эффективной работы с отчетами была написана отдельная инструкция для руководства с описанием наиболее удобных и информативных отчетов по контролю исполнения поручений.

Работа с исходящими документами

Для автоматизации работы с документами, отправляемыми из КЗТА во внешние организации, разработан типовой маршрут для согласования и работы с исходящими письмами. При помощи маршрута автоматизирован процесс согласования, подписания и подготовки исходящих документов к отправке.

Согласование

Особенностью реализации данного процесса является удобство заполнения параметров типового маршрута. При выборе маршрута у пользователя запрашивается ряд параметров, большинство из которых заполнены автоматически. Например, по организационной структуре вычисляется руководитель подразделения, заполняется адрес для отправки в зависимости от адресата получателя, который указан в карточке исходящего письма.

Кроме того, добавлены проверки, которые не позволяют пользователям отправлять документ на подписание генеральному директору без визы руководителя подразделения. Были определены условия определения мест регистрации для документов (Секретариат или какое-либо структурное подразделение). Данные проверки позволяют упорядочить процесс в целом и обеспечить регистрацию особо важных исходящих документов в канцелярии. В зависимости от значений параметров маршрута вычисляется регистратор (сотрудник канцелярии или делопроизводитель подразделения) и отправитель письма. По аналогии с работой по входящим документам в текст задачи прописываются все участники процесса и другие параметры маршрута.

Работа с организационно-распорядительными документами

Работа с ОРД была автоматизирована с помощью специального типового маршрута. Маршрут предусматривает различные варианты работы с приказами, распоряжениями и кадровыми приказами.

В рамках прохождения типового маршрута происходит подготовка, согласование и утверждение ОРД. При этом для каждого вида документа есть своя специфика прохождения маршрута. В зависимости от вида документа (приказ по основной деятельности, распоряжение, кадровый приказ), отправленного на согласование, вычисляются регистраторы. Если подписантам ОРД является генеральный директор или его заместитель, то в маршрут добавляется проверка руководителем Секретариата. При старте задачи инициатор может указать, каким образом может происходить согласование ОРД: последовательно или параллельно.

Важной особенностью всех разработанных для КЗТА типовых маршрутов является их гибкость. После доработки документа инициатором, а также при согласовании руководителем подразделения или руководителем Секретариата происходит перезапрос параметров типового маршрута. Что позволяет, при необходимости, менять сценарий работы с документом. В случае если после перезапроса какие-либо параметры были изменены, текст задачи полностью переписывается с актуальными значениями.

Для подтверждения факта согласования документа разработан отчет «Лист согласования», который позволяет исключить хождение бумажного документа. Оригинал документа появляется только в конечной точке маршрута ? на этапе подписания.

Работа со служебными записками

Служебные записки являются наиболее частым и популярным способом обмена информацией внутри КЗТА. Практически каждый сотрудник может инициировать процесс рассмотрения служебной записки. Для обеспечения удобства пользователей был разработан типовой маршрут для направления служебной записки на рассмотрение.

В маршрут заложено ограничение, запрещающее рядовым пользователям отправлять документ на рассмотрение генеральному директору или его заместителю без визы непосредственного руководителя.

Для служебных записок, у которых в качестве адресатов указаны руководители высшего уровня, добавлен этап регистрации и создания поручений. Если же адресатом по служебной записке является руководитель подразделения, то документ идет по сокращенному маршруту, не включая блок регистрации и создания поручений, а для служебных записок на имя высшего руководства наоборот активируется процедура регистрации и рассмотрения документов с последующим оформлением поручений, их исполнением и контролем. Для делегирования работ руководители подразделений теперь используют механизм подзадач. Перечисленные вычисления осуществляются в зависимости от значения параметра «Адресаты», который пользователь заполняет перед стартом задачи.

Работа с договорными документами Спроектированное и разработанное решение, автоматизирующее договорную работу, отличается большей гибкостью и расширенной функциональностью по сравнению со стандартными возможностями модуля «Управление договорами» DIRECTUM.

Договорная работа на заводе осуществляется по множеству различных сценариев, каждый из которых было необходимо учесть при проектировании.

Процесс работы по договорам в КЗТА может включать в себя несколько этапов, основные из которых:

• создание документа;
• предварительное параллельное рассмотрение документа согласующими сотрудниками;
• основное согласование и визирование документа;
• доработка документа (при возникновении замечаний);
• отбор поставщика и проведение процедуры закупки (в случае, если необходимо провести конкурсную процедуру);
• подписание со стороны КЗТА;
• подписание со стороны контрагента;
• регистрация в реестре;
• уведомление заинтересованных участников о факте подписания.

Согласование договора

Особенность работы с договорами на предприятии заключается в том, что по большинству договоров изначально неизвестен контрагент. Поэтому сотрудники контрактного отдела должны сначала провести процедуру закупки и только после этого указать реквизиты контрагента в договоре. В зависимости от значения признака «Отбор поставщика» в карточке договора в типовой маршрут добавляется этап согласования специалистом контрактного отдела, а также этап проведения процедуры закупки.

В зависимости от указанной в карточке договора категории вычисляются основные согласующие, ответственный юрист и подписант договора. В случае согласования нестандартного договора, инициатор может добавить дополнительных согласующих.

Все участники процесса прописываются в текст задачи и могут быть изменены при доработке документа инициатором.

При необходимости инициатор договора может добавить этап предварительного согласования, на котором юрист, руководитель подразделения и согласующие смотрят договор, перед тем как поставить электронные подписи. Данная возможность помогает сократить процесс согласования, поскольку при наличии замечаний правки можно внести в текущую неподписанную версию, и далее не потребуется возвращать договор на доработку.

Кроме того, маршрут позволяет учесть все возможные варианты работы с договором: когда готовый договор пришел от контрагента, когда договор готовится в КЗТА, когда первым договор должен быть подписан со стороны контрагента и когда первым договор должен быть подписант со стороны КЗТА.

• Загрузка данных из учетной системы и настройка уведомлений
• Рассылка уведомлений

Перед началом работы пользователей в системе была произведена загрузка организационной структуры компании из учетной системы. Были импортированы данные для справочников «Работники», «Должности» и «Подразделения». Для выполнения такой загрузки использовался существующий в DIRECTUM сценарий «Импорт данных из внешних систем», а в рамках проекта была подготовлена подробная инструкция по подготовке данных для загрузки.

Аналогичным образом, при помощи сценария по загрузке данных, в DIRECTUM была сформирована база контрагентов, состоящая из 8500 записей.

Для повышения удобства пользователей с помощью стандартного сценария системы настроена рассылка уведомлений на электронную почту. Если работа сотрудника напрямую не связана с работой в системе, и он не заходит в нее ежедневно, то он может оперативно получать информацию о новых непрочитанных заданиях и всегда быть в курсе всех выполняемых работ. Во входящем письме содержится ссылка, по которой пользователь может сразу перейти к нужному заданию, не запуская при этом вручную систему DIRECTUM.

Результаты

По результатам проекта внедрения КЗТА получила решение, способное удовлетворить текущим и перспективным потребностям организации. Пользователи получили инструмент, позволяющий сократить время на поиск актуальной документации за счет внедрения электронного архива, который предоставляет собой единое информационное пространство для централизованного доступа к документации. Процесс работы стал более быстрым, структурированным и понятным.

Руководство получило возможность отследить состояние работ в любой момент времени, контролировать выполнение заданий своими подчиненными и с легкостью планировать их оптимальную загрузку.

Сотрудники компании Акелон провели детальное исследование бизнес-процессов предприятия, предложили варианты их оптимизации с учетом особенностей деятельности КЗТА. Совместно с рабочей группой КЗТА были спроектированы механизмы, позволяющие автоматизировать основные процессы работы с документацией.

Важной особенность данного проекта было участие сотрудников из Самары и Москвы. Большинство работ осуществлялось удаленно. Практически на весь период опытно-промышленной эксплуатации было обеспечено присутствие консультантов на площадке КЗТА в г. Калуга, а в оставшееся время оказывались удаленные консультации и поддержка.

В ходе проекта было обучено по полным курсам «Базовые модули», «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами» и аттестовано 8 ключевых сотрудников КЗТА и 1 администратор. Также было проведено более 5 групповых семинаров, а также оказано большое количество индивидуальных консультаций.

В виду особенностей внутренней организации и повышенной системы безопасности на оборонном предприятии на этапе опытно-промышленной эксплуатации рабочая группа проекта столкнулась с некоторыми сложностями (примеч. для документов по военному назначению требуется частичное визирование сотрудниками в бумажном виде), но не смотря на них, был достигнут положительный эффект от внедрения.

Продолжительность опытно-промышленной эксплуатации системы составила 4 недели, однако уже на первой неделе сотрудники Акелона получили большое число отзывов по работе системы, что позволило выполнить необходимые настройки в некоторых процессах в системе для повышения эффективности.

На момент завершения проекта в системе было зарегистрировано 927 пользователей, создан 4414 документ и отправлено 9114 задачи. Произведена загрузка организационной структуры и справочника контрагентов из учетной системы. Постепенно заполняются данные о сотрудниках, добавляются фотографии и телефонные номера, что также облегчает взаимодействие на крупном предприятии. За заполнение всех справочников системы назначены ответственные сотрудники. А в департаменте информационных технологий создана горячая линия для оказания поддержки пользователя системы, проводятся регулярные семинары по системе.

Наблюдается устойчивая положительная динамика по использованию системы с момента ее перевода в опытно-промышленную эксплуатацию.

Перспективы

Руководство КЗТА заинтересовано в дальнейшем развитии системы. Уже сейчас ведутся переговоры по расширению возможностей системы, которые охватят новые документы и процессы.

Наращивание существующей функциональности планируется осуществлять в большей степени за счет собственных специалистов компании, при этом для решения отдельных задач возможно привлечение сотрудников компании Акелон.

Есть планы по увеличению количества используемых лицензий для более комфортной работы сотрудников предприятия.