«Гедеон Рихтер - Рус» автоматизировал учет рабочего времени с помощью Directum

2019: Автоматизация учета рабочего времени с помощью Directum

8 октября 2019 года стало известно о том, что компания «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» автоматизировала учет рабочего времени с помощью DIRECTUM. Система помогает сотрудникам предприятия эффективно взаимодействовать между собой. Плановые отсутствия — командировка, отпуск, больничный, дни отдыха — прилетают в систему автоматически из «1С:ЗУП». В обязательном порядке указывается причина отсутствия. Информацию может добавлять как сам сотрудник, так и руководители подразделений.

Как сообщалось, на протяжении нескольких лет сотрудники компании работали с системой PayDox. Однако со временем решение перестало обеспечивать нужный уровень масштабируемости и автоматизации, который хотелось бы видеть заказчику. В 2016 году было принято решение о внедрении другой системы. Среди нескольких вариантов руководство выбрало DIRECTUM.

На предприятии существует большое количество разнообразных графиков работы. Ежедневные рутинные операции по проверке соблюдения трудового распорядка и формирование отчетности требуют значительных трудозатрат сотрудников. Так, перед командой проекта было поставлено сразу несколько задач: автоматизировать проверку данных из системы контроля и управления доступом (фактические периоды работы) и из «1С:ЗУП» (графики работы); разработать для руководителей систему уведомлений об отклонениях от рабочего плана; ускорить формирование сведений по балансу отработанного времени сотрудниками с гибким графиком; автоматизировать согласование отсутствия сотрудника на рабочем месте; ввести табель учета по фактически отработанным часам.

На октябрь 2019 года работу предприятия обеспечивают более 500 человек, введено 6 режимов рабочего времени. Решение на базе DIRECTUM рассчитано на каждую категорию пользователей: сотрудники — оперативно отслеживают рабочую загрузку в системе; руководители — контролируют трудозатраты подчиненных; табельщики — гарантированно информируются обо всех плановых и внеплановых отсутствиях работников.

DIRECTUM помогает сотрудникам предприятия эффективно взаимодействовать между собой. Плановые отсутствия — командировка, отпуск, больничный, дни отдыха — прилетают в систему автоматически из «1С:ЗУП». В обязательном порядке указывается причина отсутствия. Информацию может добавлять как сам сотрудник, так и руководители подразделений. Последним задание получает табельщик, который засчитывает или исключает период отсутствия из фактически отработанного времени.

В рамках проекта внедрения было также автоматизировано рабочее место охраны. Это помогает учитывать информацию по присутствию на рабочем месте сотрудников, которые забыли пропуск. Теперь вместо бумажного журнала учета представитель охраны вводит информацию в DIRECTUM напрямую. Если запись не была сделана, система обнаружит несоответствие и отправит запрос работнику для указания причины отсутствия. Подобный сценарий действует при обнаружении опозданий, ранних уходов с места работы, а также периодов отсутствия в рабочее время.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.9 т

На октябрь 2019 года в DIRECTUM зарегистрировано порядка 330 пользователей, включая руководителей и топ-менеджмент. В системе организованы процессы делопроизводства и договорной деятельности. Автоматизированный учет рабочего времени позволил АО «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» оптимизировать трудозатраты: время на обработку данных и формирование отчетности по загрузке специалистов сократилось с 7-8 дней до 1-2 дней; анализ загрузки специалистов, расчет рабочего времени и уведомления по отсутствию работников теперь формируются автоматически, а вся информация содержится в системе; ежемесячные и квартальные отчеты формируются автоматически и не требуют участия табельщиков.

2016: Начало проекта

28 октября 2016 года компания Tanais сообщила о начале проекта внедрения ECM-системы Directum в ИТ-инфраструктуру АО «Гедеон Рихтер-Рус».

Задачи проекта

До внедрения Directum сотрудники «Гедеон Рихтер-Рус» использовали систему PayDox. Однако система не обеспечила уровень масштабируемости и автоматизации, требуемый заказчику и в 2015 году компания приняла решение о выборе другой системы.

Предстоял выбор между Directum и WSS Docs. Компания предпочла первую.

Ход проекта

Внедрение Directum решили разбить на несколько этапов:

• первым этапом предстоит автоматизировать основные процессы канцелярии, они помогут заказчику оценить эффективность системы.
• вторым этапом продолжится автоматизация канцелярии, но с большим объёмом работ — предстоит охватить почти все процессы.
• в ходе третьего этапа запланирована автоматизация договорной деятельности.

Завершение первого этапа проекта запланировано на март 2017 года. Оставшиеся два этапа, согласно плану, будут окончены в течение 2017 - 2018 годов.