Высшая школа экономики (НИУ ВШЭ) (Проекты ИТ-аутсорсинга)

2023: Проектирование финансового дашборда ВШЭ

Что такое финансовый дашборд и для чего он нужен современному университету? Команда «Кеды профессора» рассказала о том, что такое BI-система и какие задачи она решает на примере кейса НИУ ВШЭ.

Проектирование и разработка технического проекта финансового дашборда для ВШЭ

Задача — создать дизайн-проект интерфейсов и документацию технического проекта дашборда, который:

• консолидирует основную финансовую и нефинансовую информацию в виде понятной инфографики;
• обеспечит системный контроль за финансово-хозяйственной деятельностью;
• поможет принимать управленческие решения, ориентируясь на доступные данные.

Решение: Современный дизайн-проект, который состоит из интуитивно понятных виджетов и позволяет пользователю фильтровать данные.

Что такое дашборд

BI-системы применяются в различных сферах для улучшения рабочих процессов. Понятный и читаемый дашборд BI-платформы позволяет увидеть данные в виде набора настраиваемых визуальных компонентов.

Как правило, конфигурация любого дашборда состоит из трех блоков:

• меню и фильтры;
• кнопки навигации;
• основное рабочее пространство с визуализациями.

Дашборд позволяет отслеживать тенденции для разных временных отрезков и настраивается пользователем.

Отличия дашборда от отчета и инфографики

Важно понимать отличия дашборда от отчетов и инфографики. В то время как инфографика — это упрощенная визуализация данных, а отчет — фиксация данных за ограниченный период, дашборд представляет собой куда как более сложный и подвижный инструмент. Дашборд отображает изменения и позволяет их отслеживать. Специалист может смотреть, как показатели менялись в разные временные отрезки, выявлять тенденции и делать прогнозы.

Типы дашбордов

Основных типов дашбордов три. Обычно они применяются в совокупности.

Операционный дашборд отображает изменения данных.

Аналитический помогает исследовать тенденции, фиксировать отклонения показателей и отслеживать их причины.

Стратегический дашборд помогает составить представление о ситуации в целом и при необходимости выявить проблемы.

С какими данными можно работать

С помощью дашбордов можно визуализировать любые данные. В случае с вузом это могут быть:

• кадровые данные — например, нагрузка на сотрудников, уровень заработной платы, переработки и отгулы, увольнения;
• данные учащихся — показатели мер социальной поддержки, посещаемости, успеваемости для оценки эффективности преподавания;
• другие финансовые и нефинансовые данные.

Разработка дашборда

Разработка дашборда велась в несколько этапов по классической методологии «водопада». Коротко путь разработки можно представить в виде цепочки последовательных шагов.

1 шаг: интервью с ответственными сотрудниками. Интервью позволили выявить основные потребности и определить конкретный перечень актуальных данных, которые дашборд должен был уметь мониторить.Цифровизация ритейла: тренды, инновации, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 7.7 т

2 шаг: разработка комплекса показателей деятельности вуза. На этом этапе мы работали с финансовыми и нефинансовыми показателями, определяя, какие из них следует отображать на дашборде с помощью виджетов.

3 шаг: разработка метрик и элементы визуализации. Чтобы пользователю было приятно и удобно работать с системой BI-аналитики, нужно разработать интуитивно понятную и красивую графическую среду в стиле брендбука НИУ ВШЭ.

4 шаг: проработка структуры. На этом шаге нужно настроить интуитивно понятное расположение данных и адаптировать интерфейс под просмотр и управление с мобильного устройства.

5 шаг: настройка дашборда.

Результаты

В результате слаженной и эффективной работы команды получился современный, удобный и интуитивно понятный в управлении продукт, который дает доступ к финансовой и нефинансовой информации по интересующей сфере вуза и помогает решить ряд задач НИУ ВШЭ. Например, дашборд позволяет:

• мониторить основные финансовые показатели, собранные в едином интерфейсе;
• контролировать соблюдение лимитов финансового плана по конкретному лимитодержателю;
• получать информацию об экономическом состоянии каждого из подразделений и кампусов вуза;
• просматривать основные финансовые данные, такие как структура доходов и расходов, движение денежных средств, прогноз исполнения финансового плана;
• просматривать основные сведения о мерах социальной поддержки для студентов;
• контролировать уровень заработной платы сотрудников вуза и сравнивать его с уровнем в других вузах.

Виджеты, которые отображают интересующую информацию, всегда можно добавить в «Избранное», а неактуальные удалить.

С каждым годом BI-системы в России находят всё большее применение. Для решения задач учебных организаций они также могут быть очень полезны.