«СКБ Контур» внедрила электронный документооборот на базе «Контур.Диадок» в компании Вконтакте

Выбор решения

В компании «СКБ Контур», необходимость выставлять и получать первичные документы существует у любой организации. Но при большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Для их минимизации руководство «Вконтакте» в конце 2013 г. приняло решение о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО). Недавно проект перешел в стадию промышленной эксплуатации. Как и большинству крупных компаний, «Вконтакте» необходимо ежемесячно оформлять, подписывать и пересылать тысячи документов: счета, акты, накладные, счета-фактуры и прочие. Все документы нужно систематизировать и хранить. На момент принятия решения о переходе на ЭДО документооборот социальной сети «Вконтакте» составлял примерно 3 тыс. исходящих документов в месяц, или 36 тыс. в год. Число контрагентов из самых разных уголков России приблизилось к 1000. Отправку одного пакета документов обходилась примерно в 300 руб, а по времени пересылка «Почтой России» занимала в среднем 1,5 месяца.

Цели и задачи

По предварительной оценке, внедрение ЭДО с контрагентами должно было сэкономить около 70% расходов на документооборот и окупить проект за полгода. Кроме того, в числе ожидаемых результатов было повышение прозрачности бизнес-процессов, эффективности взаимодействия с контрагентами и уровня их лояльности. «СКБ Контур» стал вторым оператором, с которым «Вконтакте» запустила проект по переходу на ЭДО. С системой «Контур.Диадок» компания была уже знакома, так как с ее помощью социальная сеть получала электронные документы от одного из контрагентов, отметили в компании.

Ход проекта

По информации «СКБ Контур», поскольку «Диадок» интегрируется с любой бухгалтерской или учетной системой (1С, SAP, Oracle и другими), сотрудники «Вконтакте» смогли работать с электронными документами непосредственно из своей учетной программы. Адаптация к специфике учетной программы «Вконтакте» прошла успешно и быстро за счет того, что у «Контур.Диадока» есть разработанное решение для интеграции с системой 1С. Интеграционный модуль был доработан и настроен в соответствии с потребностями компании. После первых опытов работы в ЭДО она полностью перешла на обмен электронными документами со всеми своими контрагентами. Большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе «Вконтакте» («1С:Управление производственным предприятием» 8.2 редакция 1.3) хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой. Такая ситуация возникла из-за формы регистрации на сайте, в которой контрагенты компании набирали юридический адрес вручную. Постоянно править адреса вручную было невозможно, для автоматической отправки нужен структурированный вид. Для решения этой задачи программисты «СКБ Контур» в течение недели разработали типовой интеграционный модуль, в котором была реализована возможность проверки правильности заполнения юридического адреса контрагента и при необходимости обновления его данными из «Контур.Диадока» (при условии, что у контрагента эти данные заполнены).

Результат

Решение было успешно внедрено, и за три месяца с момента перехода на ЭДО сотрудники «Вконтакте» отправили через «Контур.Диадок» более 3 тыс. электронных документов. В то же время, за счет внедрения ЭДО, по отзыву «Вконтакте», ускорилось движение документов (особенно в случае с географически удаленными контрагентами), снизились почтовые расходы, повысилась производительность работы бухгалтерии.

Компания заняла активную позицию по отношению к своим партнерам и клиентам в вопросе перехода на ЭДО через «Контур.Диадок». Так, за первые три месяца было подключено более 500 контрагентов. «Ключевыми факторами в этом процессе стало ускорение получения документов до пары минут, которые являются юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге, а также могут быть представлены в налоговую инспекцию, суды и другие инстанции», — указали в «СКБ Контур».

Эдуард Шифман, руководитель направления «Электронный документооборот и взаимодействие между предприятиями» «СКБ Контур», заявил: «Совместными усилиями специалистов `Вконтакте` и команды `Контур.Диадок` переход на ЭДО был проведен в сжатые сроки. На то, чтобы наладить отправку исходящих документов, потребовалась неделя».