«Белэнергомаш-БЗЭМ» автоматизировал процессы c помощью системы DirectumRX

2019: Внедрение системы DirectumRX

12 декабря 2019 года компания DIRECTUM сообщила, что ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ» переводит внутреннее и внешнее взаимодействие в электронный вид. Благодаря системе DirectumRX около 600 сотрудников БЗЭМ пользуются преимуществами цифровых процессов. В системе электронного документооборота организована работа с корреспонденцией, нормативно-технической документацией, распорядительными, договорными и первичными учетными документами.

Предпосылки и задачи проекта

При растущих масштабах производства и поставок стало сложно контролировать процессы и выстраивать эффективное взаимодействие с клиентами. Так, в 2018 году в «Белэнергомаш-БЗЭМ» было принято решение объединить процессы внутреннего и внешнего согласования документов и перевести их в электронный вид.

При выборе системы электронного документооборота важными критериями стали удобный интерфейс и наличие веб-клиента, гибкость и изменяемость под требования предприятия, а также опыт компаний, уже работающих в данной системе.

Проработанный экспресс-анализ процессов, проведенный специалистами компании DIRECTUM, и положительные отзывы от других компаний сыграли решающую роль – в «Белэнергомаш-БЗЭМ» выбрали систему DirectumRX.

Ход проекта

Проект внедрения стартовал в начале 2019 года. Плотное сотрудничество с представителями ключевых подразделений предприятия на этапе исследования помогло в короткие сроки разработать проектные решения: были подготовлены описания процессов делопроизводства, управления совещаниями, договорной и закупочной деятельности. Также была спроектирована работа с первичными учетными документами, межкорпоративный документооборот и интеграция с учетной системой SAP ERP.

Сотрудники ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ» – пользователи DirectumRX работают с ключевыми документами по продажам и закупкам в электронном виде. Практики выстроенного взаимодействия были учтены в адаптированных регламентах системы, ролях согласования и прочих настройках. За три недели для работников предприятия было проведено:

• 19 вводных семинаров об основной функциональности системы, которые посетили порядка 500 пользователей;
• 9 семинаров по особенностям определенных рабочих процессов для детального обучения ключевых сотрудников.

Проект охватил несколько направлений:

• автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией – документы регистрируются и согласовываются в системе, их всегда легко найти и проконтролировать исполнение поручений по ним;
• переведена в электронный вид работа с внутренними документами: служебными записками, с нормативно-технической документацией, с приказами, распоряжениями. Так, компании удалось отказаться от приличного объема бумаги на столах сотрудников, к тому же руководство получило гарантию того, что вся необходимая информация доводится до подчиненных;
• все договоры хранятся в единой базе – в системе DirectumRX. Сократилось время на согласование договорных документов, для удобства подписанта при печати на бумажный экземпляр наносится штамп о согласовании, наличии протокола разногласий и электронной подписи.
• электронное взаимодействие с контрагентами стало частью процесса внутреннего согласования. Благодаря коннектору к сервису обмена, который планируется запустить в эксплуатацию в начале 2020 года, ответственному за документ сотруднику больше не нужно контролировать отправку и возврат документа. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту через сервис электронного обмена, система сама контролирует его возврат.
• для закупочной деятельности в «Белэнергомаш-БЗЭМ» разработан модуль «Закупки». С его помощью проще управлять заявками на закупку и ввоз товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оформлять доверенности на получение ТМЦ и карты замены материала. Процесс согласования заявок стал более прозрачным.
• заявки на изготовление продукции создаются, согласуются и хранятся в системе. Для автоматизации преддоговорной деятельности выделен отдельный модуль «Продажи». С DirectumRX рассмотрение и обработка заявок ускоряются и становятся более контролируемыми. Жизненный цикл заявки встроен в единый процесс: от получения входящего письма и подготовки коммерческого предложения до заключения договора и уведомления о запуске в производство.
• работа с повестками, протоколами и поручениями с совещаний также переведена в систему. Можно легко ознакомить всех участников с повесткой, сформировать и отправить на исполнение протокол, а отслеживать исполнение работ можно с помощью удобного отчета.

«Для меня было крайне важно выстроить и обеспечить полную прозрачность процесса прохождения заявки – от момента согласования до поступления ТМЦ на склад. Весь процесс по итогам внедрения проходит в СЭД, можно отследить сроки, кто согласовал заявку, и на каком этапе проходит закупка. Я считаю, что ключевая задача внедрения СЭД для моего подразделения выполнена», отметил Денис Ковалев, заместитель директора департамента закупок

«Каждый руководитель может отследить на каком этапе и по какой причине потенциальная заявка на изготовление из входящего письма «не переросла» в договор», отметил Роман Дорохов, директор департамента продаж металлоконструкций

В ходе проекта удалось исключить дублирование информации с помощью двухсторонней интеграции DirectumRX, которая передает договорные документы, и учетной системы SAP, откуда автоматически загружаются данные о контрагентах, первичные учетные документы и внутренние документы, связанные с процессом производства (карты замены материала и уведомления о запуске). Благодаря настроенной интеграции с Active Directory в системе всегда содержится актуальная информация об организационной структуре предприятия, которая необходима для правильного исполнения процессов.

Итоги проекта

Благодаря качественному обучению пользователи начали работать в системе с первого дня. По итогам двух месяцев использования системы «Белэнергомаш-БЗЭМ» удалось достичь следующих результатов:

• запущено более 19 000 задач, из них более 6000 — на согласование по регламенту;
• создано более 42 000 документов, из них: 2474 договорных документа, 4285 входящих и исходящих писем, 3545 счетов-фактур, 4437 накладных, 1527 актов и 4981 служебная записка.

На декабрь 2019 года система переведена в промышленную эксплуатацию. Внутреннее и внешнее взаимодействие сотрудников происходит в системе, а процессы стали более гибкими. Специалисты «Белэнергомаш-БЗЭМ» продолжают оптимизировать процессы с учетом возможностей DirectumRX. Планируется разработка дополнительных модулей – «Сервисы компании» для работы с заявками на транспорт, пропусками, бухгалтерскими справками и командировками, и «Управление качеством» для автоматизации паспортов качества, актов о браке, управления жалобами.