«Алтайская государственная педагогическая академия» завершила проект внедрения СЭД

В «Алтайской государственной педагогической академии» завершен проект внедрения системы электронного документооборота «Дело». Проект реализован компанией «Корпоративные системы – Консалтинг». Целесообразность перехода на электронный документооборот обусловлена большим объемом хранимой информации, котрая, в том числе, содержит данные об обучающихся, выданных дипломах, научных работах, переписку, внутреннюю документацию. Подобный объем хранимой информации в преимущественно бумажной виде требует четкой организации управления документом: от его создания до списания в дело. Для решения всех этих задач вуз использует систему электронного документооборота.

Цели проекта

Цель для Заказчика и Исполнителя была очевидна – перейти на новый уровень организации документооборота и управления документами в учреждении, но прежде всего, решить первые, наиболее важные задачи:

• упорядочить технологию обработки документов и пересмотреть правила регистрации документов в связи с грядущим применением автоматизированной системы;
• автоматизировать учет документов и уйти от «журнального учета»;
• наладить оперативное получение актуальной информации об исполнении документов в режиме «on-line»;
• разграничить функциональные обязанности специалистов общего отдела в автоматизированной системе;
• автоматизировать работу по формированию реестров передачи документов, реестров внешней отправки документов, аналитических и отчетных форм.

Решение

Реализовать поставленные цели и задачи позволит система, в которой можно полностью настроить правила работы с документами с учетом специфики делопроизводства ВУЗа, требований ГОСТ и норм ДОУ. Но, это лишь первый этап перехода ВУЗа на использование современных технологий в области управления документами. Выбранная система должна обеспечивать легкое масштабирование, возможность частичного перехода на электронный документооборот и полный набор функций по управлению документами и задачами/поручениями, который обеспечит массовое вовлечение персонала ВУЗа в работу в системе. Известно, что от качества услуг внедрения системы автоматизации зависит очень многое: сроки запуска в промышленную эксплуатацию, уровень подготовки пользователей системы, эффективность решения системой поставленных задач.

Учитывая эти и другие немаловажные факторы, Заказчиком был сделан выбор в пользу СЭД «ДЕЛО». Система отвечает вышеизложенным требованиям, что подтверждает многолетняя практика успешного применения системы в организациях различного вида деятельности. В качестве поставщика системы и исполнителя проекта была выбрана компания ООО «Корпоративные системы - Консалтинг» («КС-Консалтинг»), имеющей более чем десятилетний опыт работы в отрасли и положительно зарекомендовавшей себя на рынке внедрения СЭД.

Реализация проекта

Переход к использованию системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота требует тщательной подготовки и участия не только со стороны Исполнителя, но и со стороны Заказчика проекта. Специалисты общего отдела Алтайской государственной педагогической академии активного содействовали в реализации проекта и проявляли заинтересованность в скорейшем достижении намеченной цели. Проведя обследование документооборота Заказчика, специалисты ООО «КС-Консалтинг» не только настроили систему на специфику учебного заведения, но и разработали рекомендации по оптимизации делопроизводства и документооборота, в связи с применением автоматизированной системы.

Результаты и перспективы проекта

При вводе СЭД «ДЕЛО» в промышленную эксплуатацию специалисты общего отдела ощутили явные преимущества автоматизированного делопроизводства перед «традиционным»: Во-первых, в процессе настройки системы были сформированы четкие правила обработки и движения документов с учетом разграничения функциональных обязанностей сотрудников. Во-вторых, журнальная регистрация уступила место автоматизированной регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. В-третьих, в общем отделе начальник получил возможность оперативно получать информацию об исполнение документов, а сотрудники теперь используют в работе автоматически формирующиеся в системе реестры передачи, реестры отправки документов, и отчетные формы. В приемных ректора и проректора по научной работе, уже на данном этапе сотрудниками ведется работа со своими документами и поручениями в «кабинетах» системы «ДЕЛО». Следующим шагом на пути ВУЗа к электронному документообороту, руководство академии рассматривает вовлечение в работу в системе «ДЕЛО» персонала деканатов.