Илья Зайчиков, Haulmont: Команда СЭД "Тезис" имеет огромный опыт переноса больших данных из устаревших систем в новую
Рынок систем электронного документооборота, как и требования к этим системам со стороны заказчиков, претерпевает серьезные изменения. Об этом в интервью TAdviser рассуждает Product Owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков.
Как изменилась роль СЭД в корпоративной экосистеме решений в последние годы?
Илья Зайчиков: В последние несколько лет СЭД все чаще становятся центром корпоративной автоматизации, вокруг которого строятся все остальные процессы. Как правило, в первую очередь заказчики решают такие задачи, как управление документами, канцелярией и поручениями, а затем, оценив преимущества СЭД, решают перевести туда и другие направления. Таким образом, в СЭД добавляются элементы CRM, ERP, функциональность для работы с закупками, финансами или кадрами. На базе СЭД часто создаются электронные архивы. За счет интеграции с другими системами появляется единое информационное пространство компании. Например, в Российском морском регистре судоходства на базе СЭД ТЕЗИС реализован учет судов и их освидетельствование, причем работать в системе могут даже инспекторы в портах, где нет стабильного интернет-подключения. В Экспофорум в систему добавлены элементы CRM, а также функциональность для планирования мероприятий. В одной из крупнейших российских страховых компаний Ингосстрах в СЭД ТЕЗИС автоматизирована закупочная деятельность. В банковской группе ТКБ автоматизировали сопровождение онлайн-заседаний. В Независимой нефтегазовой компании СЭД ТЕЗИС развилась до полноценного управленческого контура с автоматизацией бюджетирования, финансового контроля, работы службы материально-технического обеспечения и управления эффективностью сотрудников.
Чтобы использование в таком формате было возможно, необходима высокая гибкость в плане настройки бизнес-процессов и интеграций. СЭД ТЕЗИС стала для многих заказчиков таким центром корпоративной автоматизации. Сразу после установки, «из коробки», в системе доступна функциональность для управления документами, задачами, канцелярией, совещаниями. В новой версии, которая вышла в октябре 2022 года, появился HR-модуль, открывающий возможность автоматизации кадрового документооборота. Вдобавок к этому, СЭД ТЕЗИС обладает достаточной гибкостью для добавления широкого круга бизнес-процессов.
СЭД ТЕЗИС может использоваться для крупных проектов за счет отказоустойчивости при безлимитном количестве подключений и высокой производительности. Система успешно прошла нагрузочное тестирование при 16 000 одновременных подключений, а также внедрена в правительстве ЯНАО, где в системе работает 28 000 пользователей, в том числе около 8 000 одновременно.
Как бы вы охарактеризовали структуру российского рынка СЭД к началу 2022 года? Какие изменения на нем начали происходить после начала военной спецоперации и введения жестких санкций?
Илья Зайчиков: Сейчас, по нашим наблюдениям, соотношение отечественных систем к иностранным составляет примерно 70 к 30, и в будущем доля российских СЭД продолжит расти. Многие производители популярных зарубежных систем заявили об уходе с российского рынка. Среди них, в частности, SAP, Microsoft или IBM. Как правило, уже внедренные иностранные системы можно продолжать использовать, но может быть усложнено их развитие, продление лицензии или масштабирование.
Раньше критерий импортозамещения был важен в первую очередь для государственного сектора. Однако даже там многие организации переходили на российское ПО только когда их прошлая иностранная СЭД окончательно устаревала, и развивать ее было дороже, чем внедрить новую. Сейчас вопрос импортозамещения стал актуален для многих компаний. 28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT
Для полной технологической независимости необходима совместимость СЭД с российскими ОС, СУБД, серверным ПО, поскольку производители этих иностранных решений также могут прекратить работу в России.
При выборе импортонезависимой СЭД, особенно для крупных проектов, важен опыт реальных внедрений. Дело в том, что ни один вендор не может по щелчку пальцев обеспечить технологическую независимость, если раньше его решения были заточены под работу с иностранным ПО. Поначалу неизбежны те или иные ошибки.
Для клиентов СЭД ТЕЗИС вопрос импортозамещения уже решен. Мы всегда говорили о важности технологической независимости, и наш продукт с самой первой версии позволял ее обеспечить. Кроссплатформенность СЭД ТЕЗИС позволяет использовать ее в любой ИТ-экосистеме. У нас есть обширный опыт внедрения системы с различными ОС (включая MacOS, Windows, решения на базе Linux и Unix), серверным ПО (Windows Server, Ubuntu, RedHat, Astra Linux, Red OS) и СУБД (MS SQL, PostgreSQL, Oracle, Postgres Pro). Полнофункциональный веб-клиент поддерживает все браузеры (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Яндекс.Браузер).
СЭД ТЕЗИС не только соответствует политике импортозамещения, но и выигрывает конкуренцию у иностранных систем, если сравнивать по функциональности, технологичности и стоимости. Это подтверждается большим количеством проектов по миграции, в том числе реализованных до появления тренда на импортозамещение. Среди них замена таких систем как Lotus Notes в Правительстве ЯНАО, Промсвязьбанке, ГК ННК, Почта Банк и УБРиР; Documentum у крупного производителя цемента и «АККУЮ НУКЛЕАР»; Alfresco в банковской группе ТКБ, Российском аукционном доме, страховом обществе «Помощь»; SAP OpenText в ювелирной сети 585 GOLD; MS Sharepoint в EXPOFORUM и Valio. Вдобавок к этому, мы выполнили несколько успешных проектов для зарубежных заказчиков, у которых, конечно же, нет запроса на импортозамещение.
Еще одна составляющая технологической независимости — возможность реализовать проект без участия вендора, силами собственных специалистов или компании-интегратора. При выборе Расширенной редакции СЭД ТЕЗИС заказчики могут изменять исходный код системы. Кроме того, мы проводим обучение по разработке в СЭД ТЕЗИС. Возможность внедрения и развития системы без участия вендора подтверждает опыт клиентов. Собственными силами выполнили проекты в 585 GOLD, EXPOFORUM, «Хевел Солар» и банковской группе ТКБ. С помощью вендоров проведены внедрения в Администрации Губернатора Самарской области, Правительстве Челябинской области, холдинге ЦАЭК, МТС Банке.
Можно ли говорить о том, что зарубежные производители, которые и так себя не очень хорошо чувствовали в последние годы, теперь быстро уступят место отечественным разработчикам решений в области электронного документооборота?
Илья Зайчиков: Скорость замены иностранных СЭД на российские во многом зависит от готовности заказчиков к инвестициям. Хотя системы электронного документооборота очень важны для бизнеса, по нашему опыту, многие компании решались на миграцию только когда ПО уже устаревало совсем. Это объясняется тем, что пользователи привыкли к одной системе. К тому же при переходе с одной СЭД на другую часто требуется решить вопрос переноса большого количества исторических документов. Однако внедрение нового решения по стоимости может быть сопоставимо с развитием устаревшего. Кроме того, использование новой современной СЭД, учитывающей особенности актуальных бизнес-процессов, может принести реальный результат в виде экономии времени или сокращения издержек.
Команда СЭД ТЕЗИС имеет огромный опыт переноса большого количества данных из устаревшей системы в новую. Интуитивно понятный интерфейс поможет пользователям легко освоиться.
На чем делали акцент заказчики в разгар пандемии и как изменились их требования в 2022 году?
Илья Зайчиков: В первую очередь, переход на удаленную работу потребовал возможности доступа ко всем корпоративным ресурсам с любого устройства. Поскольку СЭД ТЕЗИС — это веб-приложение, то через браузер систему можно открыть на любом компьютере без подготовки рабочего места. Мобильное приложение позволяет работать с любого смартфона или планшета.
Когда руководители и их подчиненные работают дистанционно, появляются вопросы контроля — как проверить, что сотрудник в рабочее время действительно занят выполнением своих обязанностей. Мы считаем, что главный показатель эффективности — результат. В СЭД ТЕЗИС легко можно увидеть результат работы сотрудника или отдела. Во-первых, в системе фиксируется, с какими документами пользователь работал и какие задачи выполнял. Во-вторых, предусмотрена возможность формирования отчетов, например, по количеству задач, выполненных сотрудниками или отделом за какой-либо период.
После пандемии многие компании перешли на гибридный режим работы, поэтому возможность доступа с любого устройства и инструменты контроля продолжают быть актуальными.
Еще один важный вопрос — взаимодействие с контрагентами. Во время ковида на удаленную работу перешли также и сотрудники, которые отвечают за отправку корпоративной почты, поэтому была очень востребована функция обмена юридически значимыми документами с контрагентами. Благодаря интеграции с системой ЮЗЭДО Диадок прямо из СЭД можно отправить документ контрагенту или получить от него. Поддерживается широкий спектр формализованных и неформализованных документов. Преимущества ЮЗЭДО за время пандемии оценили многие компании, поэтому продолжили развивать безбумажный документооборот с контрагентами и сейчас, когда локдаунов больше нет.
Расскажите о новых функциях и важных изменениях в последней версии СЭД ТЕЗИС. Почему особое внимание было уделено дизайну?
Илья Зайчиков: В версии СЭД ТЕЗИС 5.1, которая вышла в 2021 году, мы обновили дизайн продукта. Это сделано с опережением: прошлый дизайн существовал всего 4 года, хотя обычно дизайн ПО актуален 5-7 лет. При разработке нового дизайна мы следовали рекомендациям профильного агентства, которое проводило аудит системы. Кроме того, мы учитывали пожелания пользователей. В результате сохранились самые удобные механики, при этом внешний вид системы стал более современным, сократилось количество кликов для выполнения тех или иных действий, у появилась возможность индивидуальной настройки главного экрана. Основное нововведение в версии 5.1 — это механика виджетов. Виджеты представляют собой окна для доступа к различным функциям СЭД. Среди них, например, список назначенных пользователю документов и задач, календарь, история последних открытых карточек, заметки с текстом, изображениями и ссылками, диаграммы и т.д. Каждый пользователь может использовать преднастроенную панель или добавлять, перемещать и убирать виджеты по своему желанию. Сейчас, через год после выпуска нового дизайна, его используют несколько крупных заказчиков, и все они высоко оценили улучшения.
В октябре 2022 года вышла версия СЭД ТЕЗИС 5.2. Поскольку мы стремимся развивать систему комплексно, то фокусировались сразу на нескольких направлениях: функциональность, интерфейс, производительность и безопасность.
Одно из самых главных нововведений — модуль кадрового документооборота, который позволит автоматизировать управление отпусками и командировками. Пользователи смогут выполнять такие действия как планирование, согласование, подтверждение и перенос отпуска, согласование и отмена командировки. С помощью диаграммы Ганта руководители легко проверят, не пересекаются ли желаемые даты отпусков у нескольких сотрудников. В системе автоматически генерируются печатные формы для заявлений, приказов и других кадровых документов. Таким образом, пользователям нужно будет просто распечатать их и подписать. Еще одна полезная функция нового модуля — возможность через СЭД ТЕЗИС заказать справки, например, для банка или налоговой. В карточку сотрудника теперь можно внести больше данных, относящихся к HR-направлению, например, город, должность руководителя, замещающий сотрудник, даты больничного или отсутствия на рабочем месте, дата увольнения, сканы диплома, военного билета и других документов. Вдобавок к этому, в СЭД ТЕЗИС 5.2:
- Расширились возможности юридически значимого документооборота и список поддерживаемых бухгалтерских документов.
- Повышено быстродействие СЭД ТЕЗИС.
- Проведен аудит информационной безопасности силами профильного агентства, подтвержден высокий уровень защиты и отсутствие критических уязвимостей, выполнены рекомендации специалистов.
- Модернизирован интерфейс дизайнера бизнес-процессов.
Насколько велика роль концепции Low-code при реализации и развитии ваших решений?
Илья Зайчиков: Low Code инструменты сейчас вызывают большой интерес. Основная идея состоит в том, чтобы снизить стоимость проекта и упростить формирование команды за счет привлечения специалистов без навыков программирования, например, администраторов системы. В СЭД ТЕЗИС заказчикам доступны такие Low Code инструменты как дизайнер бизнес-процессов, конструкторы карточек, справочников и отчетов и матрица подстановок. С их помощью можно, например, настроить в формате блок-схемы, какие этапы и в какой последовательности должен пройти документ, а также задать участников в зависимости от различных условий.
Для более глобальных изменений в СЭД ТЕЗИС доступно изменение исходного кода системы при приобретении Расширенной редакции системы.
Над чем ваша команда работает сейчас и что нового будет доступно заказчикам в 2023 году?
Илья Зайчиков: Мы планируем реализовать искусственный интеллект в СЭД ТЕЗИС. Он станет доступен заказчикам уже в следующем году. Мы уже завершили этап R&D и подготовили технологическую базу для развития ИИ. Около 10 наших крупных клиентов подтвердили заинтересованность в ИИ.
При помощи технологии машинного обучения система будет собирать данные о событиях и решениях пользователей, и на основе этого предлагать подходящие варианты действий в тех или иных ситуациях. ИИ позволит автоматизировать рутинные, часто повторяющиеся процессы, а также оптимизировать повседневную работу руководителей.
В 2021 году мы получили грант Российского фонда развития информационных технологий на развитие ИИ в СЭД ТЕЗИС. Это позволило нам увеличить команду разработки и, следовательно, ускорить выпуск искусственного интеллекта на рынок.
Однако ИИ не единственное направление развития СЭД ТЕЗИС, как всегда, мы будем улучшать и другие аспекты, важные пользователям.