Castorama использует электронный архив «Этлас»

2023: Внедрение электронного архива «Этлас» версии 6.6

Сеть магазинов для дома, дачи и ремонта Castorama для работы с архивом бухгалтерской и финансовой документации использует электронный архив «Этлас». Это позволило оптимизировать расходы на архивное дело и повысило эффективность делопроизводства в компании. Об этом компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила 31 марта 2023 года.

Сетевая розничная торговля материалами для дома и ремонта подразумевает работу с сотнями поставщиков. С каждым из них заключается соответствующий договор, а перемещение товаров, в свою очередь, — это товарные накладные, счета-фактуры, акты приёма товара и возврата рекламационных позиций и т.п. Ежедневно в каждом из десятков магазинов Castorama оформляются десятки бухгалтерских документов, которые, в соответствии с требованиями действующего налогового законодательства, необходимо оформлять на бумаге, а после исполнения хранить в течение предписанных сроков.

Для архивного хранения бумажных оригиналов необходим специально оборудованный склад, обеспечивающий их сохранность. Очевидно, что на поиск на складе нужного документа тратится драгоценное время. При правильно организованном архивном деле оно невелико, но когда речь идёт о сотнях тысяч документов, суммарные временные затраты становятся значительными — оплата труда занятых этой работой специалистов увеличивает затраты.

Информационные технологии позволяют упростить задачу архивного хранения бухгалтерских документов, сделать работу с ними более удобной и одновременно оптимизировать издержки. Именно такое решение на основе программного обеспечения от «Этлас-софт» было внедрено компанией Castorama:

• на серверы компании установлено программное обеспечение электронного архива «Этлас» версии 6.6, дополненное модулем «Веб-доступ»;
• бумажные оригиналы документов были переданы на хранение в специализированную компанию, предоставляющую услуги архивного хранения — это дешевле, чем содержать собственный склад;
• электронные копии бухгалтерских документов были загружены в электронный архив, при этом для каждого указано местоположение оригинала на складе;
• для текущей работы персонал компании использует электронные документы, хранящиеся в электронном архиве, доступ к которому осуществляется дистанционно через интернет.

Развёртывание системы выполнили специалисты компании партнера. Благодаря простому, интуитивно-понятному интерфейсу у сотрудников бухгалтерии проблем с освоением программы не возникло.