Новый интегратор СЭД Docsvision в "ПО Элтехника" видит успех проекта в прозрачности и управляемости

В мае 2005 года в компании осуществлен пилотный проект силами интегратора Digital Design. Внедрение предназначено для создания электронного архива документов:

• создание единого места хранения документации;
• сокращение времени поиска необходимой документации;
• разграничение доступа к хранимым объектам посредствам настройки системы прав доступа;
• классификация и категорирование документации;
• отслеживание документов на уровне мест и единиц хранения.

В перспективе возможна интеграция с Microsoft Dynamics AX с помощью шлюза DocsVision. Версия: 3.5 Количество пользователей: до 10 человек. Тип решения: настройка приложения «Делопроизводство».

• Проект - лицензии: 10
• Проект - пользователи: 10
• Распределенное решение: НЕТ
• Делопроизводство: ДА
• Управление процессами: НЕТ
• Административное делопроизводство: НЕТ
• ServiceDesk: НЕТ
• Разработка на платформе DocsVision: НЕТ
• Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Dynamics AX: ДА
• Другие шлюзы: НЕТ
• Электронная цифровая подпись: НЕТ

В процессе прохождения заказов в компании ежедневно активно участвует порядка 25 человек, в число которых входят сотрудники конструкторско-технологического и коммерческого отделов, руководство подразделений и топ-менеджмент, каждую неделю в «ПО Элтехника» регистрируется и согласовывается несколько типовых договоров. До начала проекта в «ПО Элтехника» система DocsVision использовалась в составе решения электронного архива документов, процесс согласования и обработки документов не был автоматизирован. В 2010 году руководством компании было принято решение о переходе на новую версию системы DocsVision 4.5, основная цель перехода заключалась в повышении скорости согласования договорной и внутренней документации, регламентации сроков согласования и усиления контроля над процессом со стороны руководства.

В рамках перехода на новую версию специалистами Teamlead был создан бизнес-процесс продвижения заказов, разработаны скрипты для запуска истории согласования и запуска процессов. Так же были настроены карточки документов, созданы поисковые запросы и представления для реестров.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.4 т Решение, построенное на базе платформы DocsVision 4.5, охватывает все этапы процесса прохождения заказа на продукцию: от составления коммерческого предложения и регистрации заказа в системе, до момента его отгрузки.

«Созданное решение по автоматизации процесса прохождения заказов является удобным и востребованным как среди руководителей подразделений, так и среди линейных сотрудников. Контроль сроков исполнения и результатов работ, сохранение истории обработки заказов позволяют повысить скорость и качество работы всех сотрудников, всегда видеть ответственного за результат того или иного этапа. Все это в итоге повышает качество продукции компании», - прокомментировал руководитель службы ИТ ОАО "ПО ЭЛТЕХНИКА" Балахлинский Константин Владимирович.

«С технологической точки зрения, созданное нами решение позволяет расширить спектр применения системы DocsVision и использовать ее не на отдельных участках бизнеса, как то согласование договоров или электронный архив, а автоматизировать полноценный бизнес-процесс, обеспечивающий жизнедеятельность любой компании. Хотя автоматизация дополнительных бизнес-процессов также важна и востребована, и в планах по развитию системы DocsVision в компании «ПО ЭЛТЕХНИКА» создание электронной канцелярии», - комментирует руководитель проекта Абросов Дмитрий.

2013 год. СЭД одна - интегратор третий

Компания «Системная Экспертиза» завершила проект автоматизации процесса управления качеством продукции в компании «ПО ЭЛТЕХНИКА», сообщила пресс-служба подрядчика 25 марта 2013 года.

История

ОАО «ПО Элтехника» работает с системой Docsvision с 2005 года. Тогда проект развертывания системы реализовала компания Digital Design. В 2007 году инициативу развития и поддержки взяла на себя компания Teamlead.

На 25 марта 2013 года СЭД сопровождает компания «Системная Экспертиза».

В системе работают 150 сотрудников. Продукт используется для автоматизации процессов делопроизводства, согласования договоров, а также для решения специфических для бизнеса задач, например, таких как управление документооборотом, связанным с заказами клиентов (с момента возникновения заявки до отгрузки продукции по заказу).

Решение

Проект выполнен на платформе Docsvision. В рамках внедрения компания-подрядчик провела анализ и предложила решение по автоматизации процесса управления актами о несоответствии и браке, которое и было реализовано в кратчайшие сроки.

Константин Балахлинский, руководитель службы ИТ ОАО «ПО Элтехника», отметил: «Мы последовательно автоматизируем с помощью Docsvision ключевые для нашей компании процессы, понимая, что электронный документооборот снижает издержки и повышает эффективность работы сотрудников».

Михаил Тихонов, руководитель проектов компании «Системная Экспертиза», подчеркнул: «На наш взгляд ключевым фактором в успешности проекта будет играть заранее заложенные на этапе автоматизации элементы контроля над этапами обработки актов о браке, а также прозрачность и управляемость процессом».