МПЗ «Богородский» перешел на электронный архив документов

20 сентября 2017 года группа компаний «Гэндальф» объявила о внедрении системы электронного архива на МПЗ «Богородский».

История внедрений

Расширять рынок сбыта, увеличивать темпы продаж мясокомбинату «Богородский» помогают инновации. В 2008 году «Богородский» внедрил систему ХАССП (Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP) — анализ рисков и критические контрольные точки, прим. TAdviser), предполагающую хранение в базе данных сведений о каждом выпущенном продукте: сырье, из которого он сделан; работниках, его выпустивших; водителях, осуществлявших его доставку в магазины. В 2017 было принято сразу 3 инновационных решения.

Очередным этапом реализации бизнес-стратегии мясокомбината стал интернет-магазин. Для его бесперебойной деятельности компания использует собственную логистику и штатных доставщиков. Для отслеживания транспортных средств, контроля деятельности торговых представителей, персонала и интернет-трекинга в онлайн-магазине МПЗ «Богородский» начал применять М2М-технологии. С целью обеспечения контроля документов и их быстрого поиска мясокомбинат перевел бумажную документацию в электронный вид, внедрив программу «Скан-Архив».

Предпосылки

Предпосылками миграции предприятия на электронный архив стали:

• Развитие мясокомбината и связанное с этим увеличение документооборота и числа проверок.
  • Повысилось число выездных и камеральных налоговых проверок. Процесс подготовки документов к проверкам длился неделями — приходилось вручную искать документы в папках бумажного архива и по отдельности копировать. Сложно было контролировать движение документов для сдачи в архив.

• Рост числа контрагентов с дебиторской и кредиторской задолженностью.
  • Все чаще возникала потребность составлять акты сверок для выявления просроченной задолженности.

Выбор решения

В МПЗ «Богородский» приняли решение приобрести электронный архив, когда в компании увеличился объем обрабатываемых документов.

При выборе программы основной целью стало обеспечение сотрудников бухгалтерии и финансовой службы актуальными учетными данными и сокращение операционных издержек. По отзыву заказчика, «Скан-Архив» оптимально подошел для решения этой задачи.

Итоги проекта

Внедрение решения «Скан-Архив» от компании «Гэндальф» помогло избавить сотрудников мясокомбината от ручного поиска документов. По отзыву представителей заказчика, продукт позволяет оперативно работать с документами и без лишних трудозатрат.

Сотрудники бухгалтерии МПЗ «Богородский» теперь могут отслеживать движение документов на каждом этапе поступления или выбытия. Увеличилась скорость взаимодействия с контрагентами, что положительно сказывается на дебиторской и кредиторской задолженности. При получении документов от контрагентов все бумаги переводятся в скан-копии и прикрепляются к программе «1С», в то время как невозвращенные документы отмечаются в базе автоматически. При необходимости документы выгружаются из базы моментально в форматах .PDF или .JPEG.