СЭД ТЕЗИС в СК «Росгосстрах»: единое рабочее пространство, повышение уровня автоматизации, переход на цифровой документооборот

Задача проекта

«Росгосстрах» — одна из крупнейших российских страховых компаний, работающая по всей стране и имеющая свыше 1500 точек продаж и обслуживания клиентов. До внедрения СЭД ТЕЗИС в СК «Росгосстрах» уже использовалась СЭД, с помощью которой были автоматизированы регистрация корреспонденции и ОРД в центральном офисе, а также согласование договоров и доверенностей в ЦО и филиалах. «Росгосстрах» планировал перевести в единую СЭД весь жизненный цикл по всем управленческим документам во всей структуре. Кроме того, СЭД требовалось интегрировать с другими информационными системами компании. Оказалось, что по стоимости и трудозатратам внедрение новой СЭД будет более выгодным, чем развитие и доработка прошлой системы. При выборе в компании руководствовались следующими критериями:

• Стоимость и сроки внедрения.
• Совместимость с используемым ПО — ОС Windows на серверах и пользовательских. компьютерах, СУБД PostgreSQL, браузеры Internet Explorer и Google Chrome.
• Гибкость настройки маршрутизации документов.
• Наличие API для интеграции.
• Высокая производительность, подтвержденная данными нагрузочного тестирования.

В итоге по совокупности критериев «Росгосстрах» выбрал для внедрения СЭД ТЕЗИС.

Реализация проекта

Проект стартовал в марте 2021 года. Основная функциональность перешла в эксплуатацию в конце 2021 года, а к марту 2022 года были реализованы все запланированные модули: входящие и исходящие документы; ОРД и доверенности; АХД-договоры и внутренние документы. Высокой скорости работы удалось добиться за счет того, что параллельно с приемкой одних блоков проходила аналитика по другим. Работа в таком формате оказалась возможна за счет слаженной работы команд со стороны СЭД ТЕЗИС и «Росгосстраха».

Автоматизированные бизнес-процессы

В СЭД ТЕЗИС работают все подразделения «Росгосстраха», включая топ-менеджеров, делопроизводителей в центральном офисе и филиалах, бухгалтерию, юридический и финансовый отделы. Реализованы сквозные бизнес-процессы, к примеру, согласование документов может происходить в нескольких подразделениях. Интерфейс СЭД ТЕЗИС модифицирован в соответствии с фирменным стилем заказчика: добавлен логотип «Росгосстрах», изменена цветовая схема системы. Для обмена данными с внешним ПО используется интеграционная платформа, к которой можно подключить любое количество информационных систем.

Входящие документы

В СЭД ТЕЗИС автоматизированы все этапы обработки входящих документов: ввод в систему, регистрация и отправка на исполнение или ознакомление. За счет этого удалось сократить затраты времени и усилий сотрудников, исключить риск потери документов и обеспечить прозрачность каждого шага.

Отдельно стоит отметить автоматизацию сканирования, которая заметно упростила работу делопроизводителей. Сканирование запускается прямо в СЭД ТЕЗИС, причем параметры заданы заранее, и не нужно тратить время на ручную настройку. Отсканированные документы сразу отправляются на регистрацию.

Исходящие документы

Работа с исходящими документами включает их создание, согласование и отправку адресату. Из карточки документа в системе можно сформировать размеченный в соответствии с требованиями «Росгосстраха» и заполненный исходящий документ: письмо, договор и так далее. При подготовке бумажной корреспонденции к отправке СЭД ТЕЗИС позволяет автоматически сформировать и распечатать конверты и уведомления о вручении.

Внутренние документы

Внутренние документы используются для сопровождения управленческого учета, кадрового документооборота и оформления заявок на оказания услуг внутри компании. К примеру, сотрудник может написать служебную записку с просьбой о выдаче материальной помощи. В СЭД ТЕЗИС автоматизированы все процессы работы с внутренними документами, от создания до вынесения резолюции.

ОРД

Работа с приказами, локальными нормативными актами и другими видами ОРД в СЭД ТЕЗИС включает в себя создание, согласование и отправку на ознакомление. За счет добавления этапа коррекции у экспертов при подготовке ОРД заметно улучшилось качество оформления документации. Готовые организационно-распорядительные документы выгружаются в корпоративную базу знаний, которая ведется на портале Web Tutor.

Доверенности

В СЭД автоматизировано создание доверенностей, а также их перевыпуск, передоверие и отмена. Обеспечен контроль соответствия должностей пользователей и прав, которые они могут получить по доверенности. После отмены доверенности или завершения срока ее действия документ отправляется в архив. В СЭД настроены автоматические напоминания за 10 дней до окончания срока действия доверенности.

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемые доверенности с марта 2022 года разрешено использовать наравне с обычными доверенностями. С 1 сентября 2023 года новые сертификат электронной подписи выдаются только при наличии МЧД, а с 1 сентября 2024 года использование МЧД станет обязательным.

В СЭД ТЕЗИС реализована функциональность для работы с МЧД, включая создание, согласование, утверждение, регистрацию в ФНС и отзыв. Интеграция с операторами ЭДО и платформой ФНС помогают синхронизировать внутренний и внешний документооборот, автоматизируя весь жизненный цикл МЧД в едином информационном пространстве.

Договоры

В СЭД ТЕЗИС автоматизированы все этапы работы с договорами, включая подготовку, согласование, подписание, регистрацию, получение оригинала от контрагента и добавление в карточку скана.

Согласование документов

Согласование документов кастомизировано с учетом потребностей «Росгосстраха». В частности, настроена логика определения результата, если участники процесса приняли разные решения. Также добавлена опция «Согласование по умолчанию» для случаев, когда за отведенное время никто из участников не согласовал документ. За счет этого процесс не затягивается. Все больше документов подписывается в цифровом формате за счет поддержки использования ЭП в СЭД ТЕЗИС.

Хранение документов

В «Росгосстрахе» используются как электронный архив, так и централизованное хранилище для бумажных документов. В электронный архив документы выгружаются бесшовно, через интеграционную платформу. Также в карточке документа в СЭД ТЕЗИС указывается место хранения оригинала в бумажном архиве.

Пересылка пакетов документов

В СЭД ТЕЗИС реализована возможность пересылки нескольких взаимосвязанных документов в составе единого пакета. Пакеты используются для обмена документами внутри СЭД, а также для контроля пересылки бумажных документов в другой офис или в централизованный архив.

Управление задачами

Типовая функциональность СЭД ТЕЗИС позволяет обеспечить полную прозрачность при работе с задачами и контролировать сроки их исполнения. Для «Росгосстраха» в систему добавлена возможность назначения задачи на группу пользователей. Взять задачу сможет любой из участников группы. После этого инициатор и остальные участники группы получат соответствующее уведомления. Еще одна доработка — добавление роли соисполнителя. Пользователи с этой ролью участвуют в исполнении, но не могут завершить процесс или вернуть задачу инициатору.

Учет печатей и штампов

В СЭД ТЕЗИС автоматизирован заказ и отслеживание жизненного цикла печатей и штампов: выдача, изъятие неактуальных печатей и уничтожение. Во вложении карточки печати находится изображение оттиска.

Результат внедрения

При помощи СЭД ТЕЗИС в «Росгосстрахе» автоматизирована работа 13 000 сотрудников из более чем 65 филиалов. Приобретенная компанией лицензия поддерживает до 1 000 одновременных подключений.

• СЭД ТЕЗИС стала единой информационной системой для всех подразделений «Росгосстрах» и всех процессов документооборота.
• Интеграция с другими информационными системами позволяют работать, не переключаясь между ними, а также поддерживать полноту и актуальность информации.
• Во всей структуре компании повысилась прозрачность работы и уровень контроля. Уменьшилось количество просрочек или случаев потери документов.
• За счет автоматизации ручных действий значительно экономится время пользователей.
• Увеличилась доля электронных документов по сравнению с бумажными.