Проект

В LOreal используется ЭДО на базе Microsoft SharePoint

Заказчики: LOreal

Москва; Фармацевтика, медицина, здравоохранение

Продукт: Microsoft SharePoint Server 2013
На базе: Microsoft SharePoint
Второй продукт: Контур.Диадок

Дата проекта: 2015/03 — 2015/09
Технология: Корпоративные порталы
подрядчики - 309
проекты - 1323
системы - 306
вендоры - 196
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

Согласование договоров поставки и межкорпоративный обмен электронными юридически значимыми документами с дистрибьюторами на платформе Microsoft SharePoint


В компании L’Oréal была внедрена система согласования договоров поставки и поддержки межкорпоративного обмена электронными юридически значимыми документами с дистрибьюторами, что позволило значительно ускорить документооборот и сократить расходы на печать и пересылку документов.

Ситуация

Компания L’Oréal обладает широкой партнерской сетью. На фоне постоянно растущего объема финансовых и юридических документов, руководство компании стало отмечать следующие сложности:

  • Длительность и непрозрачность согласования договоров поставки внутри компании, поиска и подбора документов в архиве;
  • Высокие материальные и временные затраты на обмен и сверку оригиналов между предприятиями холдинга, задержки в оформлении и предоставлении необходимых документов поставщикам и клиентам;
  • Ошибки, возникавшие при ручной обработке документов.

Руководство компании L’Oreal пришло к выводу о необходимости внедрения внутрикорпоративной системы согласования и обмена договорами.

Критерии выбора решения

Поскольку в компании используется платформа SharePoint, а большое число дистрибьюторов осуществляют обмен финансовыми документами с использованием сервиса СКБ «Контур» (Диадок), были сформулированы два основных требования к системе:

  • Возможность работы с документами в едином пользовательском интерфейсе SharePoint;
  • Поддержка обмена электронными юридически значимыми документами через оператора электронного документооборота СКБ «Контур» (Диадок).

Наиболее привлекательным было признано предложение TerraLink.

Система предусматривает прием и передачу следующих документов:

  • Дополнительное соглашение к договору поставки (премии за объем закупленного товара);
  • Акт к Дополнительному соглашению к Договору поставки о предоставлении премии за объем закупленного товара за период;
  • Дополнительное соглашение к Договору поставки (премии за объем реализованной продукции);
  • Акт к Дополнительному соглашению к Договору поставки о предоставлении премий за объем реализованного товара за период.

Предложенное решение поддерживает также подписание документов с помощью электронной подписи.

Принцип работы системы электронного обмена юридически значимыми документами на платформе SharePoint

Реализация проекта

Этапы внедрения

Проект был реализован в 5 этапов:

  • Сбор требований: анализ текущих бизнес-процессов ведения бумажного документооборота, структурирование и формализация потребностей бизнес пользователей к ЭДО;
  • Разработка: создание и настройка системы в соответствии с техническим заданием;
  • Тестирование: проверка работоспособности системы и ее соответствия бизнес требованиям, предъявляемым компанией, доработка и внесение изменений;
  • Опытно-промышленная эксплуатация: подключение партнеров/контрагентов к обмену через СПБ Контур, начало обмена электронными документами, анализ работоспособности системы в промышленных масштабах;
  • Подключение партнеров/контрагентов к обмену через сервисы СКБ «Контур».

Особенности и сложности проекта

В процессе внедрения системы проектными командами TerraLink и L’Oréal учтены особенности ведения бизнеса компании, а также требования к процедуре передачи документов в электронном виде.TAdviser выпустил Карту российского рынка цифровизации строительства 25.7 т

Фактором успешного внедрения системы является объединение усилий проектных команд в вопросах:

  • разработки подходов к реализации требуемых бизнес-сценариев передачи электронных документов;
  • оперативная адаптация продукта под требования бизнеса.

Архитектура решения

Результат

Бизнес выгоды

Внедрение системы обмена электронными документами обеспечило:

  • сокращение прямых издержек
  • снижение трудозатрат сотрудников бэк-офиса на обработку документов;
  • сокращение расходов на печать, сканирование и пересылку оригиналов документов.

Качественные выгоды:

  • сокращение сроков обмена оригиналами документов;
  • повышение прозрачности и надежности обмена документами;
  • повышение достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета;
  • снижение рисков потерь документов;
  • минимизация влияния человеческого фактора при обработке документов.

Планы на будущее

По итогам реализации проекта, компания L’Oréal планирует внедрение системы архивирования, которая дополнит систему согласования договоров поставки и поддержки межкорпоративного обмена электронными юридически значимыми документами с дистрибьюторами.

Доработка и внедрение системы архивирования документов обеспечит:

  • Систематическое архивирование подписанных документов L’Oréal в Системе;
  • Взаимодействие Системы и Оператора ЭДО (Диадок) для обмена электронными документами;
  • Целостность, доступность и конфиденциальность информации.