Проект

"Московский городской педагогический университет" завершает внедрение СЭД

Заказчики: Московский городской педагогический университет (ГБОУ ВПО МГПУ)

Москва; Образование и наука

Подрядчики: Юниксофт
Продукт: EOS for SharePoint 2010 (ЭОС)
На базе: Microsoft SharePoint

Дата проекта: 2013/12 — 2014/09
Количество лицензий: 180
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

23 января 2014 года компания «Электронные Офисные Системы» сообщила о реализации проекта создания системы электронного документооборота на платформе EOS for SharePoint в государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования города Москвы «Московский городской педагогический университет» (ГБОУ ВПО МГПУ).

Задачи проекта

Решение, разработанное компанией «Электронные Офисные Системы» на основе ECM-платформы Microsoft SharePoint, приобретено вузом по акции «Академическая лицензия».

Внедрение системы электронного документооборота - составная часть процесса создания единой информационно-образовательной среды вуза. EOS for SharePoint станет ядром системы обеспечения административно-управленческой деятельности.

Заказчик определил ключевые задачи, которые требовалось решить посредством внедрения ECM-системы:

  • организовать электронный документооборот в рамках образовательного учреждения;
  • сделать максимально прозрачным и быстрым процессы согласования, визирования документов, выдачи поручений;
  • автоматизировать формирование отчетности по исполнению документов и поручений.

Ход проекта

В рамках пилотного проекта, в течение трех недель, специалисты ООО «Юниксофт» провели обследование документооборота, развернули систему на сервере и рабочих местах. Доступ в EOS for SharePoint получили специалисты общего отдела и руководители части подразделений вуза.

Итог проекта

В системе настроены 18 видов документов, в том числе:

  • приказы и распоряжения (общие приказы, приказы очного обучения, общие распоряжения, приказы заочного обучения, приказы очно-заочной деятельности, приказы экстерната, приказы аспирантуры, приказы по повышению квалификации, приказы по ДПО и переподготовка слушателей, приказы по новому набору, приказы по центру «Образование»);
  • входящие документы (входящие из департамента образования г.Москвы, входящее из ФОИВ, входящее из других организаций);
  • три вида исходящих документов;
  • служебные записки.

Произведена настройка печатных форм, организовано сканирование оригиналов документов, сформирован электронный телефонный справочник, обучены специалисты общего отдела.

2014: В Московском городском педагогическом университете электронный документооборот на EOS for SharePoint охватывает все подразделения

Летом 2014 года МГПУ приобрёл дополнительные рабочие места системы, и общее количество их достигло 180.

115 лицензий получили структурные подразделения:

  • управление организации и информационного сопровождения приема абитуриентов;
  • управление планирования и координации научно-исследовательских работ;
  • центр управления инновационными проектами университета;
  • центр развития ребенка и здоровье сберегающей деятельности в образовании;
  • управление по организации воспитательной работы;
  • институт дополнительного образования;
  • центр развития карьеры и др.

35 конкурентных лицензий были закуплены для использования сотрудниками университета, которые работают в СЭД эпизодически. Второй этап был реализован за 10 дней. Всего в системе настроены 18 видов документов, в том числе:

  • приказы и распоряжения (общие приказы, приказы очного обучения, общие распоряжения, приказы заочного обучения, приказы очно-заочной деятельности, приказы экстерната, приказы аспирантуры, приказы по повышению квалификации, приказы по ДПО и переподготовка слушателей, приказы по новому набору, приказы по центру «Образование»);
  • входящие документы (входящие из департамента образования г.Москвы, входящее из ФОИВ, входящее из других организаций);
  • 3 вида исходящих документов;

служебные записки.