Золотое яблоко, сеть супермаркетов (ABM Inventory)

2018

Предпосылки проекта

На момент предпроектного обследования компании "Золотое яблоко", все заказы сети формировались в полуавтоматическом режиме с помощью товарно-учетной системы Джестери и Excel. Компания сталкивалась с такими проблемами:

• не актуализированные ассортиментные матрицы и поставщики;
• высокий процент ошибок ввиду человеческого фактора;
• большие трудозатраты на формирование заказов;
• дисбаланс в товарном остатке по сети, из-за которого склады были переполнены и часто приходилось делать перемещения между магазинами;
• отсутствие данных о правильной выкладке товара на полке;
• существовало много факторов, искажающих остатки магазина (задержки с оприходованием товара, задержки с возвратом товара, кражи, потери и т.д.);
• свойство человека перестраховываться, а также стремление выполнить план закупок вели к заказам выше реальной потребности и, соответственно, к избыточным остаткам и замораживанию денежных средств.

Эти проблемы негативно отражались на качестве управления товарными запасами, и, как следствие, на эффективности работы всей сети. В компании отсутствовали регламент и удобный инструмент, позволяющий оценивать размер и анализировать причины излишков и упущенных продаж. Кроме этого, менеджеры на местах обычно решают локальные задачи и не ориентируются на глобальные цели компании. Всё это и послужило толчком для ТОП-менеджмента внедрить дополнительные инструменты контроля за уровнем товарных запасов.

Причины выбора ABM Inventory

1. Возможность оптимизации человеческих ресурсов и трудозатрат на формирование заказов.
2. Визуализация проблемных зон и текущего положения дел с возможностью оперативно оценивать ситуацию и принимать соответствующие меры.
3. Наличие отработанной технологии внедрения с фиксированными этапами, рассмотрением существующих бизнес-процессов и разработкой плана по их изменению в случае необходимости.
4. Глубокое обучение пользователей, как по работе с системой, так и по методологии управления. Сопровождение на всех этапах проекта и после его завершения с предоставлением технических и методологических консультаций на постоянной основе в режиме реального времени.
5. Отсутствие потребности дополнительного программирования и/или длительной трудоёмкой настройки системы.

Цели проекта

В начале проекта клиент ставил 2 основные цели:

1. Автоматизация процесса закупок товара.
2. Повышение оборачиваемости запасов.

Обусловлены они были тем, что до внедрения системы ассистенты байеров тратили практически всё своё рабочее время на расчёт заказываемого количества и отправку заказов поставщикам, при этом стараясь выполнить план закупок. Планы не всегда были реалистичны, и их выполнение приводило к затовариванию складов, а иногда и к отрицательной прибыли.

Ход проекта

Внедрение системы ABM Inventory началось с обучения по методологии управления запасами по ТОС. Во время предпроектного исследования было выявлено, что в учётной системе клиента отсутствуют актуальные данные об ассортименте каждого магазина и о поставщиках, которые поставляют товар. Была проделана большая совместная работа по актуализации этой информации для того, чтобы можно было автоматизировать процесс закупок. Далее было проведено обучение работе с программой, консультирование по ее алгоритмам и настройкам. Менеджерам оказывалась активная поддержка и помощь в работе с внедренным инструментом. Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 6.5 т На начальном этапе подключения товаров, были рассчитаны буферы (целевой уровень запаса на каждой точке хранения) по каждому SKU. Через несколько циклов пополнения, система с помощью алгоритма Динамического управления буферами откорректировала буферы в соответствии с фактическим потреблением товара. В ходе проекта к системе управления товарными запасами ABM Inventory были подключены все основные категории товаров. Система ежедневно автоматически формирует и рассылает заказы поставщикам в зависимости от согласованных графиков заказов. В процессе внедрения появилась необходимость определить зоны ответственности каждого менеджера. В связи с этим для каждого товара в магазине был зафиксирован пользователь, отвечающий за данный SKU-location. Также для каждой позиции в каждом месте хранения была прописана своя минимальная представленность на полке с целью обеспечения красивой мерчандайзинговой выкладки. Особенно это актуально в отделе декоративной косметики, где для каждой единицы товара предусмотрена своя ячейка в специальном оборудовании. В комплекте с системой управления запасами также идёт модуль гибкой отчётности. В начале 3-го этапа внедрения ABM Inventory менеджерам и руководству компании было проведено обучение по работе с ним. Данный модуль позволяет перестраивать отчёты в режиме реального времени, чтобы максимально повысить эффективность их использования и непрерывно контролировать состояние запасов и связанные с этим вещи на разных уровнях детализации. Кроме стандартных показателей запасов таких как, сумма запасов и продаж, излишки, упущенные продажи, оборачиваемость - система также оценивает сколько денежных средств заморожено в выкладке товара, сколько в излишках и сколько в зоне буфера, предназначенного непосредственно для продаж. На декабрь 2018 года у компании «Золотое Яблоко» в зоне буфера безопасности (выкладке) сосредоточено менее 2,5% общих запасов, по управляемым системой ABM Inventory товарам. Кроме работы непосредственно с запасами, неотъемлемой частью рутины байеров являются переговоры с поставщиками. Для того, чтобы они не тратили время на сбор информации из разных мест, в системе управления запасами реализован отчёт, консолидирующий все важные данные, которые касаются конкретного поставщика. Кроме прочего, этот отчёт позволяет контролировать надежность поставщиков: в нём можно увидеть насколько качественно по времени и количеству поставщик выполняет заказы (в процентном выражении), а дополняющий его отчёт по заказам помогает отобразить картинку вплоть до отдельного товара на магазине.

Результаты проекта

В компании «Золотое яблоко» внедрена централизованная система управления запасами ABM Inventory, под управлением которой находится 97% всего ассортимента. Благодаря внедрению системы, компании удалось:

• Автоматизировать процесс закупок, что в свою очередь позволило:
  • сократить время на обработку заказов;
  • исключить человеческий фактор, как причину ошибок;
  • автоматически отправлять заказы поставщикам.

• Наладить обратную связь от магазинов и повысить эффективность взаимодействия с ними.
• Проводить централизованную подготовку к Новому году и другим активностям сети.
• Получать быструю аналитику и визуализацию данных.
• Анализировать причины упущенных продаж.
• Сократить остатки сети.

От момента подключения всех товаров к были улучшены следующие показатели:

• Запасы сократились на 7,5%.
• Излишки уменьшились почти на 34%.
• Удалось остановить тенденцию непрерывного роста запасов, которая наблюдалась, начиная с сентября 2016 года.